Standardmäßig landen erstmal alle eingehenden E-Mail bei Outlook im Ordner “Posteingang”, und das geht auch eine ganze Weile gut bis man eben doch mal eine bestimmte Mail sucht, die vielleicht auch schon etwas älter ist.

Speziell wenn Sie regelmäßig E-Mails von bekannten Absendern (z.B. Online Rechnungen von Providern) erhalten bietet es sich aber an für diese jeweils einen eigenen Ordner zu erstellen, und dort automatisch von Outlook einsortieren zu lassen.

Dazu erstellen wir als erstes einen Unterordner im Hauptordner “Posteingang”.

• Im Kontextmenü (rechte Maustaste) auf den Ordner “Posteingang”
• Neuer Ordner
• Namen für den Ordner vergeben
• mit “Enter” bestätigen

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Wenn Sie ein IMAP Postfach verwenden (was zu empfehlen ist), und bereits einige Ordner erstellt haben könnte es passieren das irgendwann hinter einem neu erstellten Ordner folgendes steht:

(nur dieser Computer)

Das hängt damit zusammen das (je nach E-Mail Provider) in der Regel nur ein bestimmtes Kontingent an sogenannten IMAP Ordnern vom Provider zur Verfügung gestellt werden. Was bedeutet das wenn Sie in Outlook einen neuen Ordner erstellen, dann wird dieser auch automatisch in der Ordnerstruktur auf Ihrem E-Mail Server erstellt, und Sie haben die Sortierung dementsprechend bereits auch auf dem E-Mail Server, und nicht erst in Outlook.

Wenn nun dieses Kontingent erschöpft ist und Sie haben einen Ordner hinter dem “(nur dieser Computer)” steht, dann werden die E-Mails zwar immer noch gemäß Ihren Regeln sortiert, aber eben nur noch innerhalb von Outlook auf Ihrem Rechner, und nicht mehr auf dem E-Mail Server.

Das macht sich immer dann bemerkbar, wenn Sie Ihre E-Mails mit unterschiedlichen Endgeräten abrufen, und Ihnen die Sortierung dort dann fehlt. Es sei denn natürlich das Sie dort nochmal die gleichen Regeln festlegen. Nur findet halt keine Synchronisierung mehr zwischen den Geräten statt.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Mehr über das IMAP (Internet Message Access Protocol) können Sie hier nachlesen >>>