Um die Funktionsweise und den Unterschied zu Sverweis und Wverweis in Excel möglichst transparent und praxisnah darzustellen haben wir eine Beispieltabelle mit unterschiedlichen Produkten eines Möbelhauses inclusive Chargennummern, Ausführungen und Lagerorten erstellt. Ziel soll es sein anhand einer Nummer [Spalte B] alle restlichen Eigenschaften des betreffenden Produktes automatisiert anzeigen zu lassen.

Soweit ist das überhaupt kein Problem und lässt sich wie gewohnt entweder mit einem Sverweis oder aber auch einer Index-Funktion leicht lösen. Bei uns soll es aber im Kern um die Schwächen des Sverweises gehen und wie wir diese über den Xverweis besser lösen können.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Mit dem Xverweis sieht die Formel wie folgt aus wenn wir über die Eingabe der Nummer [Bsp. Nr.12] die restlichen Werte ermitteln wollen:

=XVERWEIS(J4;Tabelle1[Nummer];Tabelle1[Produktname];”not found”;0;1)

Mit dem Sverweis sieht die Formel schon etwas spartanischer aus wenn die restlichen Werte ermitteln wollen:

=SVERWEIS(J13;Tabelle1[[Nummer]:[Produktname]];2;WAHR)

Beide Funktionen erfüllen ihren Zweck, arbeiten aber durchaus unterschiedlich. Denn während der Sverweis sofort mit Fehlermeldungen reagiert sobald sich Änderungen an der Grundtabelle ergeben, zeigt sich der Xverweis deutlich flexibler.

Unterschied Nr. 1
Wenn wir die Spalte B in unserer Ausgangstabelle an eine andere Position verschieben und beispielsweise mit der Spalte C [Produktname] vertauschen gibt es beim Sverweis sofort Fehlermeldungen weil die Bezüge fehlen. Denn die Suchrichtung beim Sverweis ist immer von links nach rechts. Der Xverweis hingegen ändert seine Suchrichtung automatisch beim verschieben von Spalten oder Zeilen und gibt so trotzdem die richtigen Ergebnisse wieder.

Unterschied Nr. 2
Bei dem Xverweis haben wir die Möglichkeit eine alternative [Bsp. Text] einzugeben falls ein Wert nicht gefunden werden sollte. Hierbei handelt es sich sozusagen um eine integrierte WENN-DANN-Funktion. So lassen sich benutzerdefinierte Fehlermeldungen [in unserem Beispiel “not found”] ausgeben falls ein Wert nicht in der Liste gefunden wird.

Unterschied Nr. 3
Wenn wir beim Sverweis mit einer Suche über die Liste hinaus gehen, und bezogen auf unsere Beispieltabelle die Nummer 16 [welche nicht vorhanden ist] suchen dann werden statt  Fehlermeldungen einfach die Ergebnisse des letzten Eintrags ausgegeben. Hier also die Produktspezifikationen von Nummer 15. Bei so einer kleinen Liste wie der unseren geht das noch, aber haben Sie mal eine Liste mit hunderten oder gar tausenden Zeilen. Dann haben Sie ganz schnell falsche Ergebnisse.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Unterschied Nr. 4
Während Sverweis und Wverweis nur einen Wert pro Befehl wiedergeben können, ist es beim Xverweis möglich mit der nur einmaligen Eingabe eines Verweises gleich mehrere Werte nebeneinander ausgeben zu lassen. Allerdings liegt die Betonung hier auf “nebeneinander” Die Ausgaberichtung der Abfrage in der Vertikalen (untereinander) scheint nicht zu funktionieren. Die Funktion wird dann einfach dahingehend geändert das die Rückgabematrix des Xverweises auf mehrere Spalten erweitert wird. Somit lautet unsere Funktion dann:

=XVERWEIS(L5;Tabelle1[Nummer];Tabelle1[[Produktname]:[Ausführung]];”not found”;0;1)

Die Funktion haben wir dann statt wie beim Sverweis mehrfach nur einmal eingeben müssen um die gewünschten Daten in einer Zeile ausgeben zu lassen. Interessanterweise wird bei Markierung der Zelle in welcher Xverweis eingegeben wurde die Funktion in der Bearbeitungsleiste in normaler schwarzer deutlicher Schrift angezeigt, während wenn man die Zellen welche Daten auf Basis der angewendeten Funktion enthalten markiert, werden diese in schattierter Schriftart in der Bearbeitungsleiste angezeigt.

Weiterhin wird unsere definierte Fehlermeldung “not found” bei Eingabe eines Suchwertes der sich nicht in der Suchmatrix befindet leider nur in der Zelle angezeigt in welcher der Xverweis eingegeben wurde, nicht aber in den Zellen daneben. Also so ganz perfekt ist der Xverweis damit auch noch nicht, aber definitiv eine gute Weiterentwicklung.

siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Wie Sie sicherlich gesehen haben bietet der Xverweis gegenüber dem Sverweis und auch dem Wverweis durchaus Vorteile und mehr Potential. Und natürlich können Sie auch den Xverweis ebenso mit anderen Funktionen in Excel verschachteln und kombinieren. Für alle die diese Funktion auf jeden Fall haben möchten bleibt allerdings wie bereits Eingangs erwähnt nur der Kauf von Office 2021 oder Office 365.

Die hier verwendete Tabelle können Sie bei uns kostenlos herunterladen, und damit auch ein wenig herumprobieren.