Emails als PDF archivieren in Outlook
Je mehr E-Mails man in seinem Postfach ansammelt, umso unübersichtlicher wird es mit der Zeit. Da kommt dann vermutlich irgendwann der große Kehrbesen zum Einsatz, und es werden Mails gelöscht die man im nachhinein vielleicht doch lieber behalten hätte.
Outlook selbst bietet natürlich auch eine Archivierungsfunktion an um Platz zu sparen, allerdings kommen Sie an diese Mails nur in lesbarer Form heran wenn Sie eben auch ein Outlook nutzen.
Von daher bräuchte man eigentlich eine Möglichkeit E-Mails in einem gängigen Format zu wie dem PDF Format zu speichern.
Wie Sie mit einem Schlag sämtliche E-Mails in Outlook als PDF Dateien speichern und archivieren können möchten wir in diesem Artikel beschreiben.
Emails als PDF archivieren in Outlook
Je mehr E-Mails man in seinem Postfach ansammelt, umso unübersichtlicher wird es mit der Zeit. Da kommt dann vermutlich irgendwann der große Kehrbesen zum Einsatz, und es werden Mails gelöscht die man im nachhinein vielleicht doch lieber behalten hätte.
Outlook selbst bietet natürlich auch eine Archivierungsfunktion an um Platz zu sparen, allerdings kommen Sie an diese Mails nur in lesbarer Form heran wenn Sie eben auch ein Outlook nutzen.
Von daher bräuchte man eigentlich eine Möglichkeit E-Mails in einem gängigen Format zu wie dem PDF Format zu speichern.
Wie Sie mit einem Schlag sämtliche E-Mails in Outlook als PDF Dateien speichern und archivieren können möchten wir in diesem Artikel beschreiben.
1. Virtuellen Drucker einrichten
1. Virtuellen Drucker einrichten
Von Haus aus können Sie unter Windows in Kombination mit Outlook 2016 E-Mails zwar nicht als PDF direkt speichern, aber durch den Dienst „Microsoft Print to PDF“ mittels eines virtuellen Druckers als PDF drucken / speichern.
Standardmäßig ist dieser (zumindest in Windows 10) auch aktiviert, so das Sie hier nichts weiter machen müssen. Falls der Dienst dennoch nicht aktiviert ist, lässt er sich in den Einstellungen – Geräte – Drucker und Scanner einfach hinzufügen.
Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)
Von Haus aus können Sie unter Windows in Kombination mit Outlook 2016 E-Mails zwar nicht als PDF direkt speichern, aber durch den Dienst „Microsoft Print to PDF“ mittels eines virtuellen Druckers als PDF drucken / speichern.
Standardmäßig ist dieser (zumindest in Windows 10) auch aktiviert, so das Sie hier nichts weiter machen müssen. Falls der Dienst dennoch nicht aktiviert ist, lässt er sich in den Einstellungen – Geräte – Drucker und Scanner einfach hinzufügen.
Siehe Abb.:
2. E-Mails mit Bordmitteln als PDF speichern
2. E-Mails mit Bordmitteln als PDF speichern
Jetzt haben wir die Möglichkeit E-Mails nicht nur einzeln, sondern auch als Sammelauftrag als PDF zu speichern.
Hinweis:
Es gilt aber zu beachten das hier nicht die Anhänge wie z.B. Bilder, Dokumente, etc. mit berücksichtigt werden. Es werden nur die E-Mails selbst archiviert.
Um mehrere E-Mails auf einen Schlag als PDF zu speichern gehen Sie wie folgt vor:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails in Outlook
- Gehen über den Reiter „Datei“ – „Drucken“ und wählen dort als Drucker „Microsoft Print to PDF“ aus
- Wählen den gewünschten Speicherort und einen Dateinamen
Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)
Jetzt haben wir die Möglichkeit E-Mails nicht nur einzeln, sondern auch als Sammelauftrag als PDF zu speichern.
Hinweis:
Es gilt aber zu beachten das hier nicht die Anhänge wie z.B. Bilder, Dokumente, etc. mit berücksichtigt werden. Es werden nur die E-Mails selbst archiviert.
Um mehrere E-Mails auf einen Schlag als PDF zu speichern gehen Sie wie folgt vor:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails in Outlook
- Gehen über den Reiter „Datei“ – „Drucken“ und wählen dort als Drucker „Microsoft Print to PDF“ aus
- Wählen den gewünschten Speicherort und einen Dateinamen
Siehe Abb.:
3. E-Mails in Outlook per Software archivieren
3. E-Mails in Outlook per Software archivieren
Wie Sie gesehen haben geht das ganze eigentlich ganz bequem mit dem virtuellen Drucker von Microsoft.
Wenn Sie allerdings ein paar Funktionen mehr brauchen, und vor allem auch die Dateianhänge aus E-Mails entweder in die Archivierung mit einschließen möchten, kommen Sie um eine externe Softwarelösung nicht herum.
Empfehlen können wir Nuance Power PDF Standard welche wir selbst auch seit einigen Jahren nutzen, und mittlerweile nicht mehr missen möchten, da sie sich perfekt in Outlook integriert und eine ganze Reihe mehr Möglichkeiten bietet.
Die Vorgehensweise zur Archivierung ist hier ähnlich der vorangegangenen:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails zur Archivierung
- Wählen nun über die neuen Registerkarten eine der Wahlmöglichkeiten zur Archivierung
Am Ende haben Sie alle E-Mails vernünftig sortiert dargestellt, und können diese auch noch beliebig weiterverarbeiten.
Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)
Wie Sie gesehen haben geht das ganze eigentlich ganz bequem mit dem virtuellen Drucker von Microsoft.
Wenn Sie allerdings ein paar Funktionen mehr brauchen, und vor allem auch die Dateianhänge aus E-Mails entweder in die Archivierung mit einschließen möchten, kommen Sie um eine externe Softwarelösung nicht herum.
Empfehlen können wir Nuance Power PDF Standard welche wir selbst auch seit einigen Jahren nutzen, und mittlerweile nicht mehr missen möchten, da sie sich perfekt in Outlook integriert und eine ganze Reihe mehr Möglichkeiten bietet.
Die Vorgehensweise zur Archivierung ist hier ähnlich der vorangegangenen:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails zur Archivierung
- Wählen nun über die neuen Registerkarten eine der Wahlmöglichkeiten zur Archivierung
Am Ende haben Sie alle E-Mails vernünftig sortiert dargestellt, und können diese auch noch beliebig weiterverarbeiten.
Siehe Abb.:
Beliebte Beiträge
UEFI-Malware: Funktionsweise und Schutzmaßnahmen
UEFI-Malware infiziert die Firmware eines Computers, was sie schwer erkennbar und entfernbar macht. Schützen Sie Ihr System durch regelmäßige Firmware-Updates, Aktivierung von Secure Boot und TPM sowie spezialisierte Sicherheitssoftware. Erfahren Sie mehr über Angriffspunkte und effektive Schutzmaßnahmen.
Identitätsdiebstahl im Internet: Funktionsweise und Schutzmaßnahmen
Identitätsdiebstahl im Internet ist ein wachsendes Problem. Erfahren Sie, wie Phishing, Malware und Social Engineering funktionieren und wie Sie sich mit starken Passwörtern, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Sicherheitssoftware effektiv schützen können. Bleiben Sie wachsam und informiert!
Microsoft beendet die Basis-Authentifizierung für Outlook
Microsoft beendet die Basis-Authentifizierung für Outlook. Diese Umstellung auf moderne Authentifizierungsverfahren wie OAuth 2.0 erhöht die Sicherheit erheblich. Erfahren Sie, wie Benutzer und Administratoren sich auf den Wechsel vorbereiten können und welche Schritte notwendig sind, um den Übergang reibungslos zu gestalten.
Wie Smart-Home Geräte uns ausspionieren
Smart-Home Geräte erleichtern den Alltag, doch sie sammeln und senden sensible Daten. In diesem Artikel beleuchten wir die Risiken der Überwachung durch Smart-Home Technologien und geben Tipps zur Absicherung Ihrer Privatsphäre.
Funklochamt in Deutschland wird abgeschafft
Das Funklochamt in Deutschland wird abgeschafft. Diese Entscheidung zielt darauf ab, den Mobilfunkausbau effizienter zu gestalten und die Netzabdeckung zu verbessern. Die Aufgaben des Amtes werden in bestehende Strukturen integriert. Welche Auswirkungen hat das auf die Mobilfunknutzer?
Amazon zieht die Zügel an: Neues Rückgaberecht
Amazon hat eine bedeutende Anpassung seiner Rückgabepolitik vorgenommen. Die neue Regelung, die ab dem 25. April in Kraft tritt, verkürzt die Rückgabefrist für Elektronikartikel auf nur noch 14 Tage. Diese Änderung stellt eine Herausforderung für Käufer und Verkäufer dar und könnte das Einkaufsverhalten nachhaltig beeinflussen.
Angebote 2024 in: Vorlagen
Beliebte Beiträge
UEFI-Malware: Funktionsweise und Schutzmaßnahmen
UEFI-Malware infiziert die Firmware eines Computers, was sie schwer erkennbar und entfernbar macht. Schützen Sie Ihr System durch regelmäßige Firmware-Updates, Aktivierung von Secure Boot und TPM sowie spezialisierte Sicherheitssoftware. Erfahren Sie mehr über Angriffspunkte und effektive Schutzmaßnahmen.
Identitätsdiebstahl im Internet: Funktionsweise und Schutzmaßnahmen
Identitätsdiebstahl im Internet ist ein wachsendes Problem. Erfahren Sie, wie Phishing, Malware und Social Engineering funktionieren und wie Sie sich mit starken Passwörtern, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Sicherheitssoftware effektiv schützen können. Bleiben Sie wachsam und informiert!
Microsoft beendet die Basis-Authentifizierung für Outlook
Microsoft beendet die Basis-Authentifizierung für Outlook. Diese Umstellung auf moderne Authentifizierungsverfahren wie OAuth 2.0 erhöht die Sicherheit erheblich. Erfahren Sie, wie Benutzer und Administratoren sich auf den Wechsel vorbereiten können und welche Schritte notwendig sind, um den Übergang reibungslos zu gestalten.
Wie Smart-Home Geräte uns ausspionieren
Smart-Home Geräte erleichtern den Alltag, doch sie sammeln und senden sensible Daten. In diesem Artikel beleuchten wir die Risiken der Überwachung durch Smart-Home Technologien und geben Tipps zur Absicherung Ihrer Privatsphäre.
Funklochamt in Deutschland wird abgeschafft
Das Funklochamt in Deutschland wird abgeschafft. Diese Entscheidung zielt darauf ab, den Mobilfunkausbau effizienter zu gestalten und die Netzabdeckung zu verbessern. Die Aufgaben des Amtes werden in bestehende Strukturen integriert. Welche Auswirkungen hat das auf die Mobilfunknutzer?
Amazon zieht die Zügel an: Neues Rückgaberecht
Amazon hat eine bedeutende Anpassung seiner Rückgabepolitik vorgenommen. Die neue Regelung, die ab dem 25. April in Kraft tritt, verkürzt die Rückgabefrist für Elektronikartikel auf nur noch 14 Tage. Diese Änderung stellt eine Herausforderung für Käufer und Verkäufer dar und könnte das Einkaufsverhalten nachhaltig beeinflussen.
Angebote 2024 in: Vorlagen
