Enthält bezahlte Promotion

Anzeige

So archivieren Sie Ihre E-Mails aus Outlook
auf einen Schlag als PDF Dateien

Je mehr E-Mails man in seinem Postfach ansammelt, umso unübersichtlicher wird es mit der Zeit. Da kommt dann vermutlich irgendwann der große Kehrbesen zum Einsatz, und es werden Mails gelöscht die man im nachhinein vielleicht doch lieber behalten hätte.

Outlook selbst bietet natürlich auch eine Archivierungsfunktion an um Platz zu sparen, allerdings kommen Sie an diese Mails nur in lesbarer Form heran wenn Sie eben auch ein Outlook nutzen. Von daher bräuchte man eigentlich eine Möglichkeit E-Mails in einem gängigen Format zu wie dem PDF Format zu speichern.

E-Mails aus Outlook als PDF archivieren

Wie Sie mit einem Schlag sämtliche E-Mails in Outlook als PDF Dateien speichern und archivieren können möchten wir in diesem Artikel beschreiben.

Anzeige
SanDisk Ultra 200GB microSDXC Speicherkarte + Adapter bis zu 100 MB/Sek, Class 10, U1, A1
SanDisk Ultra 200GB microSDXC Speicherkarte + Adap...*
by SanDisk

Kapazität: 200 GB, Flash Card Typ: MicroSDXC, Flash-Memory-...

List Price: € 82.99 You Save: € 33.99 (41%) Prime Price: € 49.00 zum Angebot*
Price incl. VAT., Excl. Shipping
*Zuletzt aktualisiert am 25. September 2018 um 21:22 . Preise können sich geändert haben. Alle Angaben ohne Gewähr.

So archivieren Sie Ihre E-Mails aus Outlook auf einen Schlag als PDF Dateien

Je mehr E-Mails man in seinem Postfach ansammelt, umso unübersichtlicher wird es mit der Zeit. Da kommt dann vermutlich irgendwann der große Kehrbesen zum Einsatz, und es werden Mails gelöscht die man im nachhinein vielleicht doch lieber behalten hätte.

Outlook selbst bietet natürlich auch eine Archivierungsfunktion an um Platz zu sparen, allerdings kommen Sie an diese Mails nur in lesbarer Form heran wenn Sie eben auch ein Outlook nutzen. Von daher bräuchte man eigentlich eine Möglichkeit E-Mails in einem gängigen Format zu wie dem PDF Format zu speichern.

E-Mails aus Outlook als PDF archivieren

Wie Sie mit einem Schlag sämtliche E-Mails in Outlook als PDF Dateien speichern und archivieren können möchten wir in diesem Artikel beschreiben.

Anzeige
SanDisk Ultra 200GB microSDXC Speicherkarte + Adapter bis zu 100 MB/Sek, Class 10, U1, A1
SanDisk Ultra 200GB microSDXC Speicherkarte + Adap...*
by SanDisk

Kapazität: 200 GB, Flash Card Typ: MicroSDXC, Flash-Memory-...

List Price: € 82.99 You Save: € 33.99 (41%) Prime Price: € 49.00 zum Angebot*
Price incl. VAT., Excl. Shipping
*Zuletzt aktualisiert am 25. September 2018 um 21:22 . Preise können sich geändert haben. Alle Angaben ohne Gewähr.

1. Virtuellen Drucker einrichten

1. Virtuellen Drucker einrichten

Von Haus aus können Sie unter Windows in Kombination mit Outlook 2016 E-Mails zwar nicht als PDF direkt speichern, aber durch den Dienst „Microsoft Print to PDF“ mittels eines virtuellen Druckers als PDF drucken / speichern.

Standardmäßig ist dieser (zumindest in Windows 10) auch aktiviert, so das Sie hier nichts weiter machen müssen. Falls der Dienst dennoch nicht aktiviert ist, lässt er sich in den Einstellungen – Geräte – Drucker und Scanner einfach hinzufügen.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Virtuellen Drucker in Windows 10 aktivieren
Anzeige

Von Haus aus können Sie unter Windows in Kombination mit Outlook 2016 E-Mails zwar nicht als PDF direkt speichern, aber durch den Dienst „Microsoft Print to PDF“ mittels eines virtuellen Druckers als PDF drucken / speichern.

Standardmäßig ist dieser (zumindest in Windows 10) auch aktiviert, so das Sie hier nichts weiter machen müssen. Falls der Dienst dennoch nicht aktiviert ist, lässt er sich in den Einstellungen – Geräte – Drucker und Scanner einfach hinzufügen.

Siehe Abb.:

Virtuellen Drucker in Windows 10 aktivieren
Anzeige

2. E-Mails mit Bordmitteln als PDF speichern

2. E-Mails mit Bordmitteln als PDF speichern

Jetzt haben wir die Möglichkeit E-Mails nicht nur einzeln, sondern auch als Sammelauftrag als PDF zu speichern.

Hinweis:
Es gilt aber zu beachten das hier nicht die Anhänge wie z.B. Bilder, Dokumente, etc. mit berücksichtigt werden. Es werden nur die E-Mails selbst archiviert.

Um mehrere E-Mails auf einen Schlag als PDF zu speichern gehen Sie wie folgt vor:

  • Markieren Sie die gewünschten E-Mails in Outlook
  • Gehen über den Reiter „Datei“ – „Drucken“ und wählen dort als Drucker „Microsoft Print to PDF“ aus
  • Wählen den gewünschten Speicherort und einen Dateinamen

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

1. E-Mails markieren
2. Microsoft Print to PDF

Jetzt haben wir die Möglichkeit E-Mails nicht nur einzeln, sondern auch als Sammelauftrag als PDF zu speichern.

Hinweis:
Es gilt aber zu beachten das hier nicht die Anhänge wie z.B. Bilder, Dokumente, etc. mit berücksichtigt werden. Es werden nur die E-Mails selbst archiviert.

Um mehrere E-Mails auf einen Schlag als PDF zu speichern gehen Sie wie folgt vor:

  • Markieren Sie die gewünschten E-Mails in Outlook
  • Gehen über den Reiter „Datei“ – „Drucken“ und wählen dort als Drucker „Microsoft Print to PDF“ aus
  • Wählen den gewünschten Speicherort und einen Dateinamen

Siehe Abb.:

1. E-Mails markieren
2. Microsoft Print to PDF
Anzeige
Preistipp
Samsung Galaxy Tab A SM-T580 25,54 cm (10,1 Zoll) Tablet-PC (1,6 GHz Octa-Core, 2GB RAM, 32GB eMMC, Wifi, Android 6.0) Schwarz
Samsung Galaxy Tab A SM-T580 25,54 cm (10,1 Zoll) ...*
von Samsung

Bildschirmdiagonale: 25,6 cm (10.1 Zoll), Bildschirmauflösu...

Unverb. Preisempf.: € 259,00 Du sparst: € 81,00 (31%) Prime Preis: € 178,00 zum Angebot*
Preis inkl. MwSt., zzgl. Versandkosten
*Zuletzt aktualisiert am 25. September 2018 um 17:51 . Preise können sich geändert haben. Alle Angaben ohne Gewähr.
Schluesselnotdienst Aktion - kautionsfrei.de
Anzeige

3. E-Mails in Outlook per Software archivieren

3. E-Mails in Outlook per Software archivieren

Wie Sie gesehen haben geht das ganze eigentlich ganz bequem mit dem virtuellen Drucker von Microsoft.

Wenn Sie allerdings ein paar Funktionen mehr brauchen, und vor allem auch die Dateianhänge aus E-Mails entweder in die Archivierung mit einschließen möchten, kommen Sie um eine externe Softwarelösung nicht herum.

Empfehlen können wir Nuance Power PDF Standard welche wir selbst auch seit einigen Jahren nutzen, und mittlerweile nicht mehr missen möchten, da sie sich perfekt in Outlook integriert und eine ganze Reihe mehr Möglichkeiten bietet.

Die Vorgehensweise zur Archivierung ist hier ähnlich der vorangegangenen:

  • Markieren Sie die gewünschten E-Mails zur Archivierung
  • Wählen nun über die neuen Registerkarten eine der Wahlmöglichkeiten zur Archivierung

Am Ende haben Sie alle E-Mails vernünftig sortiert dargestellt, und können diese auch noch beliebig weiterverarbeiten.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

3. E-Mails mit Nuance Power PDF archivieren
4. E-Mail Archivierung Nuance Power PDF
Nuance Power PDF 2.0 Standard DEUTSCH - WINDOWS - Vollversion - PKC - Lizenz (inkl. PDF Converter for MAC 5.0)
Nuance Power PDF 2.0 Standard DEUTSCH - WINDOWS - ...*
von Nuance

Systemanforderungen: - Computer mit Intel Pentium 4 bzw. gle...

Prime Preis: € 19,90 zum Angebot*
Preis inkl. MwSt., zzgl. Versandkosten
*Zuletzt aktualisiert am 25. September 2018 um 19:33 . Preise können sich geändert haben. Alle Angaben ohne Gewähr.
Print Friendly, PDF & Email

Wie Sie gesehen haben geht das ganze eigentlich ganz bequem mit dem virtuellen Drucker von Microsoft.

Wenn Sie allerdings ein paar Funktionen mehr brauchen, und vor allem auch die Dateianhänge aus E-Mails entweder in die Archivierung mit einschließen möchten, kommen Sie um eine externe Softwarelösung nicht herum.

Empfehlen können wir Nuance Power PDF Standard welche wir selbst auch seit einigen Jahren nutzen, und mittlerweile nicht mehr missen möchten, da sie sich perfekt in Outlook integriert und eine ganze Reihe mehr Möglichkeiten bietet.

Die Vorgehensweise zur Archivierung ist hier ähnlich der vorangegangenen:

  • Markieren Sie die gewünschten E-Mails zur Archivierung
  • Wählen nun über die neuen Registerkarten eine der Wahlmöglichkeiten zur Archivierung

Am Ende haben Sie alle E-Mails vernünftig sortiert dargestellt, und können diese auch noch beliebig weiterverarbeiten.

Siehe Abb.:

3. E-Mails mit Nuance Power PDF archivieren
4. E-Mail Archivierung Nuance Power PDF
Nuance Power PDF 2.0 Standard DEUTSCH - WINDOWS - Vollversion - PKC - Lizenz (inkl. PDF Converter for MAC 5.0)
Nuance Power PDF 2.0 Standard DEUTSCH - WINDOWS - ...*
von Nuance

Systemanforderungen: - Computer mit Intel Pentium 4 bzw. gle...

Prime Preis: € 19,90 zum Angebot*
Preis inkl. MwSt., zzgl. Versandkosten
*Zuletzt aktualisiert am 25. September 2018 um 19:33 . Preise können sich geändert haben. Alle Angaben ohne Gewähr.
Print Friendly, PDF & Email
Werden Sie Gastautor

Wir veröffentlichen Ihren Gastbeitrag kostenlos in Deutsch und Englisch
incl. Backlink zu Ihrer Webseite und Kennzeichnung des Autors

Anzeige
Blogverzeichnis Bloggerei.de

Über den Autor:

Michael Suhr
Michael SuhrWebdesigner / Betriebswirt
Nach 20 Jahren im Logistikmanagement bin ich seit Anfang 2015 als freiberuflicher Webdesigner und Office Trainer tätig. Nebenbei gebe ich soweit es die Zeit zulässt noch Tipps & Tricks für mehr digitale Kompetenz in meinem Blog.

Artikelsuche nach Kategorie:

Anzeige
Testsieger
Samsung U28E590D 71,12 cm (28 Zoll) Monitor (HDMI, 1 ms Reaktionszeit, 60 Hz Aktualisierungsrate, 3840 x 2160 Pixel) Schwarz/Silber
Samsung U28E590D 71,12 cm (28 Zoll) Monitor (HDMI,...*
von Samsung

3840x2160, TN-Panel, FreeSync

Bilddiagonale: 71.1cm (28")...

Unverb. Preisempf.: € 409,00 Du sparst: € 120,00 (29%) Prime Preis: € 289,00 zum Angebot*
Preis inkl. MwSt., zzgl. Versandkosten
*Zuletzt aktualisiert am 25. September 2018 um 17:51 . Preise können sich geändert haben. Alle Angaben ohne Gewähr.

Über den Autor:

Michael Suhr
Michael SuhrWebdesigner / Betriebswirt
Nach 20 Jahren im Logistikmanagement bin ich seit Anfang 2015 als freiberuflicher Webdesigner und Office Trainer tätig. Nebenbei gebe ich soweit es die Zeit zulässt noch Tipps & Tricks für mehr digitale Kompetenz in meinem Blog.

Artikelsuche nach Kategorie:

Anzeige
Testsieger
Samsung U28E590D 71,12 cm (28 Zoll) Monitor (HDMI, 1 ms Reaktionszeit, 60 Hz Aktualisierungsrate, 3840 x 2160 Pixel) Schwarz/Silber
Samsung U28E590D 71,12 cm (28 Zoll) Monitor (HDMI,...*
von Samsung

3840x2160, TN-Panel, FreeSync

Bilddiagonale: 71.1cm (28")...

Unverb. Preisempf.: € 409,00 Du sparst: € 120,00 (29%) Prime Preis: € 289,00 zum Angebot*
Preis inkl. MwSt., zzgl. Versandkosten
*Zuletzt aktualisiert am 25. September 2018 um 17:51 . Preise können sich geändert haben. Alle Angaben ohne Gewähr.
2018-09-25T16:16:38+00:00By |Categories: Office 2016, Outlook 2016|Tags: , , , |
Um unsere Webseite für Sie optimal zu gestalten und fortlaufend verbessern zu können, verwenden wir Cookies. Durch die weitere Nutzung der Webseite stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Ok