Enthält bezahlte Promotion
So archivieren Sie Ihre E-Mails aus Microsoft Outlook als PDF
Je mehr E-Mails man in seinem Postfach ansammelt, umso unübersichtlicher wird es mit der Zeit. Da kommt dann vermutlich irgendwann der große Kehrbesen zum Einsatz, und es werden Mails gelöscht die man im nachhinein vielleicht doch lieber behalten hätte.
Outlook selbst bietet natürlich auch eine Archivierungsfunktion an um Platz zu sparen, allerdings kommen Sie an diese Mails nur in lesbarer Form heran wenn Sie eben auch ein Outlook nutzen.
Von daher bräuchte man eigentlich eine Möglichkeit E-Mails in einem gängigen Format zu wie dem PDF Format zu speichern.
Wie Sie mit einem Schlag sämtliche E-Mails in Outlook als PDF Dateien speichern und archivieren können möchten wir in diesem Artikel beschreiben.
So archivieren Sie Ihre E-Mails aus Microsoft Outlook als PDF
Je mehr E-Mails man in seinem Postfach ansammelt, umso unübersichtlicher wird es mit der Zeit. Da kommt dann vermutlich irgendwann der große Kehrbesen zum Einsatz, und es werden Mails gelöscht die man im nachhinein vielleicht doch lieber behalten hätte.
Outlook selbst bietet natürlich auch eine Archivierungsfunktion an um Platz zu sparen, allerdings kommen Sie an diese Mails nur in lesbarer Form heran wenn Sie eben auch ein Outlook nutzen.
Von daher bräuchte man eigentlich eine Möglichkeit E-Mails in einem gängigen Format zu wie dem PDF Format zu speichern.
Wie Sie mit einem Schlag sämtliche E-Mails in Outlook als PDF Dateien speichern und archivieren können möchten wir in diesem Artikel beschreiben.
1. Virtuellen Drucker einrichten
1. Virtuellen Drucker einrichten
Von Haus aus können Sie unter Windows in Kombination mit Outlook 2016 E-Mails zwar nicht als PDF direkt speichern, aber durch den Dienst “Microsoft Print to PDF” mittels eines virtuellen Druckers als PDF drucken / speichern.
Standardmäßig ist dieser (zumindest in Windows 10) auch aktiviert, so das Sie hier nichts weiter machen müssen. Falls der Dienst dennoch nicht aktiviert ist, lässt er sich in den Einstellungen – Geräte – Drucker und Scanner einfach hinzufügen.
Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)
Von Haus aus können Sie unter Windows in Kombination mit Outlook 2016 E-Mails zwar nicht als PDF direkt speichern, aber durch den Dienst “Microsoft Print to PDF” mittels eines virtuellen Druckers als PDF drucken / speichern.
Standardmäßig ist dieser (zumindest in Windows 10) auch aktiviert, so das Sie hier nichts weiter machen müssen. Falls der Dienst dennoch nicht aktiviert ist, lässt er sich in den Einstellungen – Geräte – Drucker und Scanner einfach hinzufügen.
Siehe Abb.:
2. E-Mails mit Bordmitteln als PDF speichern
2. E-Mails mit Bordmitteln als PDF speichern
Jetzt haben wir die Möglichkeit E-Mails nicht nur einzeln, sondern auch als Sammelauftrag als PDF zu speichern.
Hinweis:
Es gilt aber zu beachten das hier nicht die Anhänge wie z.B. Bilder, Dokumente, etc. mit berücksichtigt werden. Es werden nur die E-Mails selbst archiviert.
Um mehrere E-Mails auf einen Schlag als PDF zu speichern gehen Sie wie folgt vor:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails in Outlook
- Gehen über den Reiter “Datei” – “Drucken” und wählen dort als Drucker “Microsoft Print to PDF” aus
- Wählen den gewünschten Speicherort und einen Dateinamen
Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)
Jetzt haben wir die Möglichkeit E-Mails nicht nur einzeln, sondern auch als Sammelauftrag als PDF zu speichern.
Hinweis:
Es gilt aber zu beachten das hier nicht die Anhänge wie z.B. Bilder, Dokumente, etc. mit berücksichtigt werden. Es werden nur die E-Mails selbst archiviert.
Um mehrere E-Mails auf einen Schlag als PDF zu speichern gehen Sie wie folgt vor:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails in Outlook
- Gehen über den Reiter “Datei” – “Drucken” und wählen dort als Drucker “Microsoft Print to PDF” aus
- Wählen den gewünschten Speicherort und einen Dateinamen
Siehe Abb.:
3. E-Mails in Outlook per Software archivieren
3. E-Mails in Outlook per Software archivieren
Wie Sie gesehen haben geht das ganze eigentlich ganz bequem mit dem virtuellen Drucker von Microsoft.
Wenn Sie allerdings ein paar Funktionen mehr brauchen, und vor allem auch die Dateianhänge aus E-Mails entweder in die Archivierung mit einschließen möchten, kommen Sie um eine externe Softwarelösung nicht herum.
Empfehlen können wir Nuance Power PDF Standard welche wir selbst auch seit einigen Jahren nutzen, und mittlerweile nicht mehr missen möchten, da sie sich perfekt in Outlook integriert und eine ganze Reihe mehr Möglichkeiten bietet.
Die Vorgehensweise zur Archivierung ist hier ähnlich der vorangegangenen:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails zur Archivierung
- Wählen nun über die neuen Registerkarten eine der Wahlmöglichkeiten zur Archivierung
Am Ende haben Sie alle E-Mails vernünftig sortiert dargestellt, und können diese auch noch beliebig weiterverarbeiten.
Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)
Bestseller PDF Software:
 |  |  |  |  | |
| Link | Adobe Acrobat Standard DC 2017 - Vollversion OEM PKC Win Deutsch* | Perfect PDF 10 PREMIUM inkl. OCR Modul PDFs Erstellen, Bearbeiten, Umwandeln, Si* | Adobe Acrobat Pro DC | Pro | 1 Jahr | PC/Mac | Download* | PDF Extra 2020 – Adobe® PDF Professional Compatible PDF Editor –* | Nuance Power PDF Standard 2 (Release 2.1) 1 PC EFS PKC multilingual* |
| Preis | € 196,00 € 194,00 Preis inkl. MwSt., zzgl. Versandkosten | € 41,99 Preis inkl. MwSt., zzgl. Versandkosten | € 209,57 Preis inkl. MwSt., zzgl. Versandkosten | € 69,99 Preis inkl. MwSt., zzgl. Versandkosten | € 39,95 Preis inkl. MwSt., zzgl. Versandkosten |
| Verfügbarkeit | Auf Lager. | Auf Lager. | Jetzt als Download verfügbar. | Auf Lager. | Auf Lager. |
| zum Angebot* | zum Angebot* | zum Angebot* | zum Angebot* | zum Angebot* | |
| Weitere Angebote |
| Verfügbarkeit | Auf Lager. |
| Verfügbarkeit | Auf Lager. |
| Verfügbarkeit | Jetzt als Download verfügbar. |
| Verfügbarkeit | Auf Lager. |
Wie Sie gesehen haben geht das ganze eigentlich ganz bequem mit dem virtuellen Drucker von Microsoft.
Wenn Sie allerdings ein paar Funktionen mehr brauchen, und vor allem auch die Dateianhänge aus E-Mails entweder in die Archivierung mit einschließen möchten, kommen Sie um eine externe Softwarelösung nicht herum.
Empfehlen können wir Nuance Power PDF Standard welche wir selbst auch seit einigen Jahren nutzen, und mittlerweile nicht mehr missen möchten, da sie sich perfekt in Outlook integriert und eine ganze Reihe mehr Möglichkeiten bietet.
Die Vorgehensweise zur Archivierung ist hier ähnlich der vorangegangenen:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails zur Archivierung
- Wählen nun über die neuen Registerkarten eine der Wahlmöglichkeiten zur Archivierung
Am Ende haben Sie alle E-Mails vernünftig sortiert dargestellt, und können diese auch noch beliebig weiterverarbeiten.
Siehe Abb.:
Bestseller PDF Software:
- Lieferumfang: Original PKC (ProduktKeyCard) keine CD erforderlich. Die Software kann heruntergeladen werden. Anzahl Lizenzen: 1 Lizenz für 1 PC
- PDF-Dokumente Erzeugen, Bearbeiten und Umwandeln
- Die umfassende PDF-Lösung für die mobile und vernetzte Arbeitswelt von heute
- VOLLSTÄNDIGE ALTERNATIVE zu Adobe PDF Professional - BEARBEITEN SIE Seiten, Texte, Bilder und Designs in PDF-Dateien.
- Vertrautes Erscheinungsbild - Die Benutzeroberfläche von Power PDF ist im Office-Stil gehalten, sodass jeder unmittelbar damit klarkommt.
Beliebte Beiträge:
Diese Smartphones bekommen das Update auf Android 11
Nach Android 10"Q" steht mit neuesten Ableger nun Android 11 als Nachfolger in den Startlöchern und bringt einige Verbesserungen mit sich. Ob auch Ihr Gerät das Update bekommt finden Sie in unserer Liste.
Microsoft Office bekommt Frischekur durch neues Design
Das bekannte Erscheinungsbild der Microsoft Office Versionen ist bald Vergangenheit, und erhält durch ein schlankeres Design eine optische Frischekur.
Microsoft Office bekommt Frischekur durch neues Design
Das bekannte Erscheinungsbild der Microsoft Office Versionen ist bald Vergangenheit, und erhält durch ein schlankeres Design eine optische Frischekur.
Mit der kostenlosen Amazon Visa Karte 3% auf jeden Einkauf
Wir haben uns die Visa Karten von Amazon genauer angeschaut, erklären die Vor- und Nachteile, und auch worauf bei der Beantragung zu achten ist.
Beliebte Beiträge:
Diese Smartphones bekommen das Update auf Android 11
Nach Android 10"Q" steht mit neuesten Ableger nun Android 11 als Nachfolger in den Startlöchern und bringt einige Verbesserungen mit sich. Ob auch Ihr Gerät das Update bekommt finden Sie in unserer Liste.
Microsoft Office bekommt Frischekur durch neues Design
Das bekannte Erscheinungsbild der Microsoft Office Versionen ist bald Vergangenheit, und erhält durch ein schlankeres Design eine optische Frischekur.
Microsoft Office bekommt Frischekur durch neues Design
Das bekannte Erscheinungsbild der Microsoft Office Versionen ist bald Vergangenheit, und erhält durch ein schlankeres Design eine optische Frischekur.
So erstellen Sie Flyer und Visitenkarten mit Microsoft Word
So erstellen Sie selbst professionelle Flyer und Visitenkarten in Word 2016/2019 ganz ohne zusätzliches Bildbearbeitungsprogramm, und speichern diese als PDF Datei.
