Email als PDF exportieren, und archivieren in Outlook
Je mehr E-Mails man in seinem Postfach ansammelt, umso unübersichtlicher wird es mit der Zeit. Da kommt dann vermutlich irgendwann der große Kehrbesen zum Einsatz, und es werden Mails gelöscht die man im nachhinein vielleicht doch lieber behalten hätte.
Outlook selbst bietet natürlich auch eine Archivierungsfunktion an um Platz zu sparen, allerdings kommen Sie an diese Mails nur in lesbarer Form heran wenn Sie eben auch ein Outlook nutzen.
Von daher bräuchte man eigentlich eine Möglichkeit E-Mails in einem gängigen Format zu wie dem PDF Format zu speichern.
Wie Sie mit einem Schlag sämtliche E-Mails in Outlook als PDF Dateien speichern und archivieren können möchten wir in diesem Artikel beschreiben.
Email als PDF exportieren, und archivieren in Outlook
Je mehr E-Mails man in seinem Postfach ansammelt, umso unübersichtlicher wird es mit der Zeit. Da kommt dann vermutlich irgendwann der große Kehrbesen zum Einsatz, und es werden Mails gelöscht die man im nachhinein vielleicht doch lieber behalten hätte.
Outlook selbst bietet natürlich auch eine Archivierungsfunktion an um Platz zu sparen, allerdings kommen Sie an diese Mails nur in lesbarer Form heran wenn Sie eben auch ein Outlook nutzen.
Von daher bräuchte man eigentlich eine Möglichkeit E-Mails in einem gängigen Format zu wie dem PDF Format zu speichern.
Wie Sie mit einem Schlag sämtliche E-Mails in Outlook als PDF Dateien speichern und archivieren können möchten wir in diesem Artikel beschreiben.
1. Virtuellen Drucker einrichten
1. Virtuellen Drucker einrichten
Von Haus aus können Sie unter Windows in Kombination mit Outlook 2016 E-Mails zwar nicht als PDF direkt speichern, aber durch den Dienst “Microsoft Print to PDF” mittels eines virtuellen Druckers als PDF drucken / speichern.
Standardmäßig ist dieser (zumindest in Windows 10) auch aktiviert, so das Sie hier nichts weiter machen müssen. Falls der Dienst dennoch nicht aktiviert ist, lässt er sich in den Einstellungen – Geräte – Drucker und Scanner einfach hinzufügen.
Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)
Von Haus aus können Sie unter Windows in Kombination mit Outlook 2016 E-Mails zwar nicht als PDF direkt speichern, aber durch den Dienst “Microsoft Print to PDF” mittels eines virtuellen Druckers als PDF drucken / speichern.
Standardmäßig ist dieser (zumindest in Windows 10) auch aktiviert, so das Sie hier nichts weiter machen müssen. Falls der Dienst dennoch nicht aktiviert ist, lässt er sich in den Einstellungen – Geräte – Drucker und Scanner einfach hinzufügen.
Siehe Abb.:

2. E-Mails mit Bordmitteln als PDF speichern
2. E-Mails mit Bordmitteln als PDF speichern
Jetzt haben wir die Möglichkeit E-Mails nicht nur einzeln, sondern auch als Sammelauftrag als PDF zu speichern.
Hinweis:
Es gilt aber zu beachten das hier nicht die Anhänge wie z.B. Bilder, Dokumente, etc. mit berücksichtigt werden. Es werden nur die E-Mails selbst archiviert.
Um mehrere E-Mails auf einen Schlag als PDF zu speichern gehen Sie wie folgt vor:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails in Outlook
- Gehen über den Reiter “Datei” – “Drucken” und wählen dort als Drucker “Microsoft Print to PDF” aus
- Wählen den gewünschten Speicherort und einen Dateinamen
Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)
Jetzt haben wir die Möglichkeit E-Mails nicht nur einzeln, sondern auch als Sammelauftrag als PDF zu speichern.
Hinweis:
Es gilt aber zu beachten das hier nicht die Anhänge wie z.B. Bilder, Dokumente, etc. mit berücksichtigt werden. Es werden nur die E-Mails selbst archiviert.
Um mehrere E-Mails auf einen Schlag als PDF zu speichern gehen Sie wie folgt vor:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails in Outlook
- Gehen über den Reiter “Datei” – “Drucken” und wählen dort als Drucker “Microsoft Print to PDF” aus
- Wählen den gewünschten Speicherort und einen Dateinamen
Siehe Abb.:


3. E-Mails in Outlook per Software archivieren
3. E-Mails in Outlook per Software archivieren
Wie Sie gesehen haben geht das ganze eigentlich ganz bequem mit dem virtuellen Drucker von Microsoft.
Wenn Sie allerdings ein paar Funktionen mehr brauchen, und vor allem auch die Dateianhänge aus E-Mails entweder in die Archivierung mit einschließen möchten, kommen Sie um eine externe Softwarelösung nicht herum.
Empfehlen können wir Nuance Power PDF Standard welche wir selbst auch seit einigen Jahren nutzen, und mittlerweile nicht mehr missen möchten, da sie sich perfekt in Outlook integriert und eine ganze Reihe mehr Möglichkeiten bietet.
Die Vorgehensweise zur Archivierung ist hier ähnlich der vorangegangenen:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails zur Archivierung
- Wählen nun über die neuen Registerkarten eine der Wahlmöglichkeiten zur Archivierung
Am Ende haben Sie alle E-Mails vernünftig sortiert dargestellt, und können diese auch noch beliebig weiterverarbeiten.
Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)
Bestseller PDF Software:
- Die praktische Fakturierungs-Software von Lexware mit intuitiver & anwenderfreundlicher Benutzeroberfläche macht das Erstellen & Verarbeiten von Angeboten, Rechnungen und Lieferscheinen kinderleicht
- Der PDF-Editor für alle Fälle - PDFs bearbeiten, zusammenfügen, erzeugen, vergleichen, Bates-Nummerierung einfügen
- Die umfassende PDF-Lösung für die mobile und vernetzte Arbeitswelt von heute
- PDF-Editor für alle Fälle - PDFs vollständig bearbeiten, zusammenfügen, erzeugen, vergleichen, verkleinern, Seitenstruktur bearbeiten
- Mit HP Instant Ink bis zu 70% Ihrer Tintenkosten sparen. Mit der Registrierung für HP Instant Ink unter Verwendung des digitalen PIN-Codes wird Ihrem Kundenkonto ein Startguthaben von 10,00 € gutgeschrieben. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie nach dem Kauf in der zugesendeten Email mit dem zugehörigen PIN-Code.

Wie Sie gesehen haben geht das ganze eigentlich ganz bequem mit dem virtuellen Drucker von Microsoft.
Wenn Sie allerdings ein paar Funktionen mehr brauchen, und vor allem auch die Dateianhänge aus E-Mails entweder in die Archivierung mit einschließen möchten, kommen Sie um eine externe Softwarelösung nicht herum.
Empfehlen können wir Nuance Power PDF Standard welche wir selbst auch seit einigen Jahren nutzen, und mittlerweile nicht mehr missen möchten, da sie sich perfekt in Outlook integriert und eine ganze Reihe mehr Möglichkeiten bietet.
Die Vorgehensweise zur Archivierung ist hier ähnlich der vorangegangenen:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails zur Archivierung
- Wählen nun über die neuen Registerkarten eine der Wahlmöglichkeiten zur Archivierung
Am Ende haben Sie alle E-Mails vernünftig sortiert dargestellt, und können diese auch noch beliebig weiterverarbeiten.
Siehe Abb.:


Bestseller PDF Software:
- Die praktische Fakturierungs-Software von Lexware mit intuitiver & anwenderfreundlicher Benutzeroberfläche macht das Erstellen & Verarbeiten von Angeboten, Rechnungen und Lieferscheinen kinderleicht
- Der PDF-Editor für alle Fälle - PDFs bearbeiten, zusammenfügen, erzeugen, vergleichen, Bates-Nummerierung einfügen
- Die umfassende PDF-Lösung für die mobile und vernetzte Arbeitswelt von heute
- PDF-Editor für alle Fälle - PDFs vollständig bearbeiten, zusammenfügen, erzeugen, vergleichen, verkleinern, Seitenstruktur bearbeiten
- Mit HP Instant Ink bis zu 70% Ihrer Tintenkosten sparen. Mit der Registrierung für HP Instant Ink unter Verwendung des digitalen PIN-Codes wird Ihrem Kundenkonto ein Startguthaben von 10,00 € gutgeschrieben. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie nach dem Kauf in der zugesendeten Email mit dem zugehörigen PIN-Code.

Beliebte Beiträge:
Pivot Table und Pivot Chart in Microsoft Excel aktivieren
Erstellen Sie einfach Pivot Tabellen und Pivot Charts mit Microsoft Excel, und sortieren auch große Datenmengen ohne viel Aufwand.
Excel Urlaubsplaner 2023 mit Feiertagen und Wochenenden erstellen
Wir erklären wie sich sich Ihren Excel Urlaubplaner 2023 mit Feiertagen und Wochenenden selbst erstellen, und jedes Jahr wieder verwenden können.
Excel Text und Datum verketten – Tutorial
In Excel Text und Datum zu verketten erfordert eine Kombination aus zwei Funktionen. Wir erläutern an einem praktischen Beispiel wie man es einsetzen kann.
Eigene Textbausteine in Word erstellen und speichern
Erstellen Sie sich Ihre eigenen Textbausteine in Word, speichern diese, und fügen so schnell vorgefertigte Texte und Grafiken in Ihre Dokumente ein.
Datenabfragen in Excel – Geht mit Power Query
So erstellen Sie aktive Datenabfragen durch Power Query aus verschiedensten Quellen in Excel, führen Daten aus verschiedenen Dateien und Tabellen zusammen.
Makros in Excel aktivieren und einsetzen
So verwenden Sie mit Microsoft Excel Makros und zeichnen dadurch Ihre Arbeitsschritte zur späteren Wiedergabe auf.
Beliebte Beiträge:
Pivot Table und Pivot Chart in Microsoft Excel aktivieren
Erstellen Sie einfach Pivot Tabellen und Pivot Charts mit Microsoft Excel, und sortieren auch große Datenmengen ohne viel Aufwand.
Excel Urlaubsplaner 2023 mit Feiertagen und Wochenenden erstellen
Wir erklären wie sich sich Ihren Excel Urlaubplaner 2023 mit Feiertagen und Wochenenden selbst erstellen, und jedes Jahr wieder verwenden können.
Excel Text und Datum verketten – Tutorial
In Excel Text und Datum zu verketten erfordert eine Kombination aus zwei Funktionen. Wir erläutern an einem praktischen Beispiel wie man es einsetzen kann.
Eigene Textbausteine in Word erstellen und speichern
Erstellen Sie sich Ihre eigenen Textbausteine in Word, speichern diese, und fügen so schnell vorgefertigte Texte und Grafiken in Ihre Dokumente ein.
Datenabfragen in Excel – Geht mit Power Query
So erstellen Sie aktive Datenabfragen durch Power Query aus verschiedensten Quellen in Excel, führen Daten aus verschiedenen Dateien und Tabellen zusammen.
Makros in Excel aktivieren und einsetzen
So verwenden Sie mit Microsoft Excel Makros und zeichnen dadurch Ihre Arbeitsschritte zur späteren Wiedergabe auf.