ChatGPT im Büroalltag: 10 Prompts, die dir täglich 1 Stunde sparen
Fühlst du dich manchmal wie ein Roboter, der immer wieder die gleichen Standard-E-Mails tippt oder Daten sortiert? Die moderne Arbeitswelt verlangt Effizienz, aber oft ertrinken wir in Routineaufgaben. Viele nutzen KI-Tools wie ChatGPT bisher nur als bessere Suchmaschine (“Wie wird das Wetter?”). Das ist Verschwendung. Das wahre Potenzial liegt im “Prompt Engineering” – der Kunst, der KI exakte Befehle zu geben. Wir zeigen dir 10 praxiserprobte Vorlagen (Prompts), die dich sofort zum Power-User machen.
Die Goldene Regel für Prompts Bevor wir starten:
Ein guter Prompt braucht Kontext. Nutze immer die Formel: Rolle + Aufgabe + Kontext + Format. Beispiel: “Du bist ein Senior Marketing Manager (Rolle). Schreibe einen Newsletter (Aufgabe) über unser neues Produkt für Bestandskunden (Kontext) in einer Tabelle mit 3 Betreffzeilen-Optionen (Format).”
E-Mails & Kommunikation automatisieren
Der Deeskalations-Prompt (Krisenmanagement):
“Ich habe eine wütende E-Mail von einem Kunden erhalten, der sich über Lieferverzögerungen beschwert [E-Mail Text einfügen]. Schreibe eine Antwort.”
- Tonfall: Professionell, empathisch, aber bestimmt.
- Ziel: Wir entschuldigen uns, bieten aber keine Rückerstattung an, sondern einen 10% Gutschein für den nächsten Kauf.
- Struktur: Verständnis zeigen -> Grund kurz erklären -> Lösung anbieten.”
Der Meeting-Zusammenfasser (Minuten sparen):
“Hier sind meine rohen Notizen aus dem heutigen Team-Meeting: [Notizen einfügen]. Bitte erstelle daraus ein professionelles Protokoll. Gliedere es in: 1. Besprochene Themen, 2. Getroffene Entscheidungen, 3. To-Do-Liste (wer macht was bis wann?).”
3. Der E-Mail-Polierer (Tone-Check):
“Ich muss diese E-Mail an die Geschäftsführung schicken: [Entwurf]. Sie klingt mir zu aggressiv/zu unsicher. Formuliere sie um, damit sie souverän, lösungsorientiert und prägnant klingt. Entferne Füllwörter.”
Analyse & Excel-Hilfe (Ohne Kurs)
Der Excel-Formel-Generator:
“Ich habe in Excel in Spalte A Nettopreise und in Spalte B den Steuersatz. Ich brauche in Spalte C den Bruttopreis, aber nur, wenn der Wert in A größer als 0 ist. Schreibe mir die genaue Excel-Formel und erkläre kurz, was sie tut.”
Der Daten-Aufräumer:
“Ich habe hier eine unformatierte Liste von Namen und Adressen: [Text einfügen]. Erstelle daraus eine saubere Tabelle mit den Spalten: Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Stadt. Gib das Ergebnis als Markdown-Tabelle oder CSV-Format aus.”
Kreativität & Strategische Planung
Der Ideen-Ping-Pong (Brainstorming): “Wir wollen einen Blogartikel über [Thema] schreiben. Die Zielgruppe sind [Zielgruppe]. Gib mir 10 provokante oder ungewöhnliche Headlines, die eine hohe Klickrate erzeugen würden. Vermeide Standard-Floskeln.”
Der Struktur-Helfer (Präsentationen):
“Ich muss eine 15-minütige Präsentation über die Quartalszahlen halten. Die Zahlen sind schlecht, aber der Ausblick ist gut. Erstelle eine Gliederung (Agenda), die die Stimmung positiv hält. Nutze Storytelling-Elemente.”
Der ‘Feynman-Technik’-Erklärer:
“Ich verstehe das Konzept von [Fachbegriff/Technologie] nicht ganz. Erkläre es mir in einfachen Analogien, so als wäre ich 12 Jahre alt. Nutze keine Fachwörter ohne Erklärung.”
Selbstmanagement & Weiterbildung
Der Eisenhower-Matrix-Sortierer:
“Ich ersticke in Arbeit. Hier ist meine Liste: [Aufgaben]. Sortiere diese Aufgaben nach der Eisenhower-Matrix in: Wichtig/Dringend, Wichtig/Nicht Dringend, etc. Gib mir eine Empfehlung, was ich heute als Erstes tun soll.”
Der Rollenspiel-Coach (Simulation):
“Ich habe gleich ein schwieriges Gespräch mit meinem Chef. Du bist mein skeptischer Chef. Ich starte das Gespräch mit [Satz]. Antworte mir kritisch und lass uns das Gespräch simulieren.”
Fazit: KI nimmt dir nicht das Denken ab, aber das Tippen und Strukturieren. Kopiere diese Prompts in ein digitales Notizbuch (z.B. OneNote oder Notion) und passe sie bei Bedarf an. Wer KI heute meistert, hat morgen mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.
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