Emails als PDF archivieren in Outlook
Je mehr E-Mails man in seinem Postfach ansammelt, umso unübersichtlicher wird es mit der Zeit. Da kommt dann vermutlich irgendwann der große Kehrbesen zum Einsatz, und es werden Mails gelöscht die man im nachhinein vielleicht doch lieber behalten hätte.
Outlook selbst bietet natürlich auch eine Archivierungsfunktion an um Platz zu sparen, allerdings kommen Sie an diese Mails nur in lesbarer Form heran wenn Sie eben auch ein Outlook nutzen.
Von daher bräuchte man eigentlich eine Möglichkeit E-Mails in einem gängigen Format zu wie dem PDF Format zu speichern.
Wie Sie mit einem Schlag sämtliche E-Mails in Outlook als PDF Dateien speichern und archivieren können möchten wir in diesem Artikel beschreiben.
Emails als PDF archivieren in Outlook
Je mehr E-Mails man in seinem Postfach ansammelt, umso unübersichtlicher wird es mit der Zeit. Da kommt dann vermutlich irgendwann der große Kehrbesen zum Einsatz, und es werden Mails gelöscht die man im nachhinein vielleicht doch lieber behalten hätte.
Outlook selbst bietet natürlich auch eine Archivierungsfunktion an um Platz zu sparen, allerdings kommen Sie an diese Mails nur in lesbarer Form heran wenn Sie eben auch ein Outlook nutzen.
Von daher bräuchte man eigentlich eine Möglichkeit E-Mails in einem gängigen Format zu wie dem PDF Format zu speichern.
Wie Sie mit einem Schlag sämtliche E-Mails in Outlook als PDF Dateien speichern und archivieren können möchten wir in diesem Artikel beschreiben.
1. Virtuellen Drucker einrichten
1. Virtuellen Drucker einrichten
Von Haus aus können Sie unter Windows in Kombination mit Outlook 2016 E-Mails zwar nicht als PDF direkt speichern, aber durch den Dienst „Microsoft Print to PDF“ mittels eines virtuellen Druckers als PDF drucken / speichern.
Standardmäßig ist dieser (zumindest in Windows 10) auch aktiviert, so das Sie hier nichts weiter machen müssen. Falls der Dienst dennoch nicht aktiviert ist, lässt er sich in den Einstellungen – Geräte – Drucker und Scanner einfach hinzufügen.
Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)
Von Haus aus können Sie unter Windows in Kombination mit Outlook 2016 E-Mails zwar nicht als PDF direkt speichern, aber durch den Dienst „Microsoft Print to PDF“ mittels eines virtuellen Druckers als PDF drucken / speichern.
Standardmäßig ist dieser (zumindest in Windows 10) auch aktiviert, so das Sie hier nichts weiter machen müssen. Falls der Dienst dennoch nicht aktiviert ist, lässt er sich in den Einstellungen – Geräte – Drucker und Scanner einfach hinzufügen.
Siehe Abb.:
2. E-Mails mit Bordmitteln als PDF speichern
2. E-Mails mit Bordmitteln als PDF speichern
Jetzt haben wir die Möglichkeit E-Mails nicht nur einzeln, sondern auch als Sammelauftrag als PDF zu speichern.
Hinweis:
Es gilt aber zu beachten das hier nicht die Anhänge wie z.B. Bilder, Dokumente, etc. mit berücksichtigt werden. Es werden nur die E-Mails selbst archiviert.
Um mehrere E-Mails auf einen Schlag als PDF zu speichern gehen Sie wie folgt vor:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails in Outlook
- Gehen über den Reiter „Datei“ – „Drucken“ und wählen dort als Drucker „Microsoft Print to PDF“ aus
- Wählen den gewünschten Speicherort und einen Dateinamen
Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)
Jetzt haben wir die Möglichkeit E-Mails nicht nur einzeln, sondern auch als Sammelauftrag als PDF zu speichern.
Hinweis:
Es gilt aber zu beachten das hier nicht die Anhänge wie z.B. Bilder, Dokumente, etc. mit berücksichtigt werden. Es werden nur die E-Mails selbst archiviert.
Um mehrere E-Mails auf einen Schlag als PDF zu speichern gehen Sie wie folgt vor:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails in Outlook
- Gehen über den Reiter „Datei“ – „Drucken“ und wählen dort als Drucker „Microsoft Print to PDF“ aus
- Wählen den gewünschten Speicherort und einen Dateinamen
Siehe Abb.:
3. E-Mails in Outlook per Software archivieren
3. E-Mails in Outlook per Software archivieren
Wie Sie gesehen haben geht das ganze eigentlich ganz bequem mit dem virtuellen Drucker von Microsoft.
Wenn Sie allerdings ein paar Funktionen mehr brauchen, und vor allem auch die Dateianhänge aus E-Mails entweder in die Archivierung mit einschließen möchten, kommen Sie um eine externe Softwarelösung nicht herum.
Empfehlen können wir Nuance Power PDF Standard welche wir selbst auch seit einigen Jahren nutzen, und mittlerweile nicht mehr missen möchten, da sie sich perfekt in Outlook integriert und eine ganze Reihe mehr Möglichkeiten bietet.
Die Vorgehensweise zur Archivierung ist hier ähnlich der vorangegangenen:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails zur Archivierung
- Wählen nun über die neuen Registerkarten eine der Wahlmöglichkeiten zur Archivierung
Am Ende haben Sie alle E-Mails vernünftig sortiert dargestellt, und können diese auch noch beliebig weiterverarbeiten.
Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)
Wie Sie gesehen haben geht das ganze eigentlich ganz bequem mit dem virtuellen Drucker von Microsoft.
Wenn Sie allerdings ein paar Funktionen mehr brauchen, und vor allem auch die Dateianhänge aus E-Mails entweder in die Archivierung mit einschließen möchten, kommen Sie um eine externe Softwarelösung nicht herum.
Empfehlen können wir Nuance Power PDF Standard welche wir selbst auch seit einigen Jahren nutzen, und mittlerweile nicht mehr missen möchten, da sie sich perfekt in Outlook integriert und eine ganze Reihe mehr Möglichkeiten bietet.
Die Vorgehensweise zur Archivierung ist hier ähnlich der vorangegangenen:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails zur Archivierung
- Wählen nun über die neuen Registerkarten eine der Wahlmöglichkeiten zur Archivierung
Am Ende haben Sie alle E-Mails vernünftig sortiert dargestellt, und können diese auch noch beliebig weiterverarbeiten.
Siehe Abb.:
Beliebte Beiträge
Excel Haushaltsbuch erstellen – Mit Statistik – Tutorial
Excel Haushaltsbuch selbst erstellen mit grafischem Dashboard Statistiken, Trends und Datenschnitt. Mit Pivot Table und Pivot Chart geht so einiges.
Zufallsgenerator in Excel erstellen – Mit Analysefunktion
Zufallszahlen in Excel kann man mit einer Funktion erstellen. Aber mehr Möglichkeiten gibt es durch die Analysefunktion in Excel. Die ist zwar meist versteckt, aber leicht zu aktivieren
Datenbank mit Eingabemaske und Suchfunktion in Excel
So erstellen Sie eine Datenbank mit Eingabemaske und Suchfunktion OHNE VBA KENNTNISSE in Excel ganz einfach. Durch eine gut versteckte Funktion in Excel geht es recht einfach.
Entwicklertools in Office 365 aktivieren
Schalten Sie die Entwicklertools in Excel, Word und Outlook frei. Erweitern Sie die Möglichkeiten mit zusätzlichen Funktionen in Office 365.
Diese Unternehmen gehören alle zu Microsoft
Welche Unternehmen alle zu Microsoft gehören sprengt schon fast den Rahmen. Wir wollen trotzdem versuchen Licht ins Dunkel zu bringen.
Text in Word diktieren und schreiben lassen
Texte in Word zu diktieren ist erheblich leichter und geht flotter als wenn Sie alles über die Tastatur eingeben müssen. Spracherkennung in Word funktioniert genauso wie externe Spracherkennungssoftware.
Angebote 2024/2025 in: Vorlagen
Beliebte Beiträge
Excel Haushaltsbuch erstellen – Mit Statistik – Tutorial
Excel Haushaltsbuch selbst erstellen mit grafischem Dashboard Statistiken, Trends und Datenschnitt. Mit Pivot Table und Pivot Chart geht so einiges.
Zufallsgenerator in Excel erstellen – Mit Analysefunktion
Zufallszahlen in Excel kann man mit einer Funktion erstellen. Aber mehr Möglichkeiten gibt es durch die Analysefunktion in Excel. Die ist zwar meist versteckt, aber leicht zu aktivieren
Datenbank mit Eingabemaske und Suchfunktion in Excel
So erstellen Sie eine Datenbank mit Eingabemaske und Suchfunktion OHNE VBA KENNTNISSE in Excel ganz einfach. Durch eine gut versteckte Funktion in Excel geht es recht einfach.
Entwicklertools in Office 365 aktivieren
Schalten Sie die Entwicklertools in Excel, Word und Outlook frei. Erweitern Sie die Möglichkeiten mit zusätzlichen Funktionen in Office 365.
Diese Unternehmen gehören alle zu Microsoft
Welche Unternehmen alle zu Microsoft gehören sprengt schon fast den Rahmen. Wir wollen trotzdem versuchen Licht ins Dunkel zu bringen.
Text in Word diktieren und schreiben lassen
Texte in Word zu diktieren ist erheblich leichter und geht flotter als wenn Sie alles über die Tastatur eingeben müssen. Spracherkennung in Word funktioniert genauso wie externe Spracherkennungssoftware.
Angebote 2024/2025 in: Vorlagen
