Die perfekte E-Mail-Signatur erstellen – Tutorial

Die E-Mail-Signatur ist weit mehr als nur ein netter Abschluss Ihrer Nachricht. Sie ist Ihre digitale Visitenkarte, ein Aushängeschild Ihres Unternehmens und oft der entscheidende Faktor dafür, wie professionell Sie auf Ihre Kommunikationspartner wirken.

Eine gut durchdachte Signatur schafft Vertrauen, erleichtert die Kontaktaufnahme und erfüllt zudem wichtige rechtliche Vorgaben.

Die perfekte E-Mail-Signatur erstellen - Tutorial

Die wichtigsten Bestandteile einer Signatur

Damit Ihre Signatur ihren Zweck erfüllt, ohne überladen zu wirken, sollten Sie klare Prioritäten setzen.

Pflichtangaben (Must-Haves)

Vor- und Nachname
Position / Abteilung
Firmenname und Rechtsform
Telefonnummer
Gesetzliche Pflichtangaben (z.B. Sitz, Register)

Optionale Ergänzungen (Nice-to-Haves)

Professionelles Porträtfoto
Links zu relevanten Social-Media-Profilen
Firmenlogo
Aktueller Slogan oder Call-to-Action
Link zur Terminbuchung

Rechtliche Rahmenbedingungen in Deutschland

Geschäftliche E-Mails unterliegen in Deutschland strengen rechtlichen Vorgaben. Sobald Sie im Namen eines Unternehmens kommunizieren, gelten E-Mails als Geschäftsbriefe. Das bedeutet, dass bestimmte Angaben zwingend in der Signatur enthalten sein müssen.

Dazu gehören die exakte Firmierung, die Rechtsform, der Sitz der Gesellschaft, das zuständige Registergericht und die Handelsregisternummer sowie alle Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder. Fehlen diese Angaben, können teure Abmahnungen drohen.

Design und Formatierung: Weniger ist mehr

Eine professionelle Optik ist genauso wichtig wie der Inhalt. Halten Sie das Design sauber und übersichtlich.

Farben sparsam einsetzen: Nutzen Sie maximal ein oder zwei Farben, die Ihrer Corporate Identity entsprechen.
Schriftarten vereinheitlichen: Bleiben Sie bei klassischen, gut lesbaren Systemschriften wie Arial, Calibri oder Helvetica.
Mobile Optimierung: Bedenken Sie, dass viele Empfänger E-Mails auf dem Smartphone lesen. Die Signatur sollte nicht zu breit sein und Schriftgrößen aufweisen, die auch auf kleinen Bildschirmen lesbar bleiben.
Bilder richtig einbinden: Nutzen Sie Logos und Fotos in der passenden Größe (vermeiden Sie riesige Dateianhänge) und versehen Sie diese mit einem Alt-Text.
Struktur durch Trennlinien: Nutzen Sie dezente Linien oder Pipe-Symbole (|), um Informationen horizontal voneinander abzugrenzen und Platz zu sparen.

Typische Fehler, die Sie vermeiden sollten:

Inspirierende Zitate: Verzichten Sie im geschäftlichen Kontext auf Lebensweisheiten. Sie wirken oft unprofessionell und lenken von den wesentlichen Informationen ab.
Überfrachtung: Eine Signatur ist kein Lebenslauf. Reduzieren Sie die Kontaktwege auf die wirklich relevanten und genutzten Kanäle.
Reine Bild-Signaturen: Wenn die gesamte Signatur aus einer einzigen Grafik besteht, können Empfänger Ihre Telefonnummer nicht kopieren. Zudem verschwindet die Signatur komplett, wenn das E-Mail-Programm Bilder standardmäßig blockiert.

Schritt-für-Schritt: Die Signatur im E-Mail-Programm einrichten

Wenn Inhalt und Design stehen, muss die Signatur nur noch im Mail-Client hinterlegt werden. Hier finden Sie die Anleitungen für die am häufigsten genutzten Programme:

Microsoft Outlook (Desktop-Version)

Öffnen Sie Outlook und klicken Sie oben links auf Datei > Optionen > E-Mail.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Signaturen….
Wählen Sie unter „Signatur zum Bearbeiten auswählen“ den Punkt Neu aus und vergeben Sie einen Namen.
Fügen Sie Ihre vorbereitete Signatur unten in das Textfeld ein und passen Sie sie bei Bedarf an.
Legen Sie oben rechts unter „Standardsignatur auswählen“ fest, für welches E-Mail-Konto die Signatur gilt und ob sie bei neuen Nachrichten und/oder Antworten automatisch eingefügt werden soll.
Bestätigen Sie alles mit OK.

Google Mail (Gmail im Browser)

Öffnen Sie Gmail und klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) und dann auf Alle Einstellungen aufrufen.
Scrollen Sie im Reiter „Allgemein“ nach unten bis zum Bereich Signatur.
Klicken Sie auf Neu erstellen, geben Sie der Signatur einen Namen und fügen Sie den Inhalt in das Textfeld daneben ein.
Wählen Sie direkt unter dem Textfeld aus, ob die Signatur für neue E-Mails und beim Antworten/Weiterleiten standardmäßig verwendet werden soll.
Scrollen Sie ganz nach unten und klicken Sie auf Änderungen speichern.

Apple Mail (Mac)

Öffnen Sie Apple Mail und wählen Sie in der oberen Menüleiste Mail > Einstellungen (bzw. Systemeinstellungen).
Wechseln Sie zum Reiter Signaturen.
Wählen Sie in der linken Spalte das E-Mail-Konto aus, für das die Signatur gelten soll.
Klicken Sie in der mittleren Spalte auf das Plus-Symbol (+), um eine neue Signatur zu erstellen. Vergeben Sie einen Namen und fügen Sie den Text in der rechten Spalte ein.
Um die Signatur automatisch anzufügen, wählen Sie sie im Dropdown-Menü „Signatur auswählen“ im unteren Bereich aus. Setzen Sie zudem ein Häkchen bei „Signatur über zitiertem Text platzieren“, damit sie bei Antworten nicht ganz am Ende der E-Mail landet.

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