ChatGPT im Büro: 5 Prompts, die Ihre E-Mails revolutionieren

Der „Deeskalations“-Prompt: Konflikte professionell lösen

Wir alle kennen diese Situation: Eine wütende E-Mail landet im Posteingang. Der Kunde ist unzufrieden oder ein Kollege fühlt sich übergangen. Die erste Reaktion ist oft emotional. ChatGPT hilft Ihnen, sofort wieder auf eine sachliche Ebene zu kommen, ohne kalt zu wirken.

Der Prompt:

„Ich habe eine wütende E-Mail von einem Kunden erhalten, der sich über [Grund, z. B. Lieferverzögerung] beschwert. Hier ist der Text der E-Mail: „[Text einfügen]“.

Bitte verfasse eine Antwort, die:

Empathisch und verständnisvoll ist, aber nicht unterwürfig.
Das Problem anerkennt, ohne sofort Schuld zuzugeben (wenn die Lage unklar ist).
Lösungsorientiert ist und einen konkreten nächsten Schritt anbietet.
Tonalität: Professionell, ruhig und hilfsbereit.“

Dieser Prompt zwingt die KI dazu, die Emotionen aus der Antwort herauszufiltern und sich auf die Lösung zu konzentrieren, während die Beziehung zum Empfänger gewahrt bleibt.

Der „Vom Stichpunkt zum Fließtext“-Prompt: Schnelligkeit trifft Qualität

Oft haben wir nur Stichpunkte im Kopf, aber keine Zeit, daraus einen schönen Text zu basteln. Dieser Prompt ist ideal für Updates an das Team oder schnelle Antworten zwischendurch.

Der Prompt:

„Verwandle die folgenden Stichpunkte in eine höfliche und klare E-Mail an [Zielgruppe, z. B. mein Projektteam]:
Meeting am Montag muss verschoben werden auf Dienstag, 14 Uhr.
Grund: Warten noch auf Feedback vom Chef.
Bitte bis morgen Mittag Bescheid geben, ob der neue Termin passt.
Agenda bleibt gleich.
Tonalität: Locker, aber verbindlich. Bitte kurz halten.“

Sie sparen sich das „Drumherum-Schreiben“. Sie liefern den Inhalt, ChatGPT liefert die Verpackung. Besonders hilfreich ist die Angabe der Tonalität, um nicht wie ein Roboter zu klingen.

Der „TL;DR“-Prompt: Lange E-Mail-Verläufe zusammenfassen

Nichts ist anstrengender, als aus dem Urlaub zurückzukommen und in einen E-Mail-Verlauf mit 15 Antworten cc-gesetzt zu werden. ChatGPT kann hier als Ihr persönlicher Analyst fungieren.

Der Prompt:

„Hier ist ein langer E-Mail-Verlauf zwischen [Partei A] und [Partei B].
[Text des Verlaufs einfügen]
Bitte erstelle eine Zusammenfassung für mich mit folgenden Punkten:
Was ist das Kernproblem?
Welche Entscheidungen wurden bereits getroffen?
Welche Aufgaben sind noch offen und wer ist dafür zuständig? Erstelle das bitte als stichpunktartige Liste.“

Anstatt 20 Minuten mit Lesen zu verbringen, haben Sie in 30 Sekunden den Überblick. Das verhindert auch, dass wichtige To-Dos in der Textflut untergehen.

Der „Kaltakquise & Networking“-Prompt: Türen öffnen

Jemanden anzuschreiben, den man nicht kennt, ist schwer. Der erste Satz entscheidet oft darüber, ob die Mail geöffnet oder gelöscht wird. Nutzen Sie ChatGPT, um Eisbrecher zu formulieren.

Der Prompt:

„Ich möchte [Name der Person], der als [Position] bei [Firma] arbeitet, eine E-Mail schreiben, um [Ziel, z. B. eine Kooperation vorzuschlagen].
Hintergrund: Ich habe gesehen, dass er vor Kurzem [Ereignis, z. B. einen Artikel über X veröffentlicht hat].
Schreibe 3 verschiedene Entwürfe für eine E-Mail (kurz, mittel, kreativ). Der Betreff muss neugierig machen. Beziehe dich im ersten Satz auf sein Ereignis, um eine persönliche Verbindung herzustellen.“

Sie erhalten Variationen. Oft ist der erste Entwurf nicht perfekt, aber bei drei Optionen können Sie die besten Teile kombinieren („Mix & Match“).

Der „Lektor & Tonfall-Optimierer“-Prompt: Den letzten Schliff geben

Sie haben eine wichtige Mail selbst geschrieben, sind sich aber unsicher? Vielleicht klingt sie zu aggressiv oder zu passiv? Lassen Sie die KI drüber schauen.

Der Prompt:

„Bitte lies meine folgende E-Mail Korrektur.
[Ihr Entwurf]
Aufgabe:
Korrigiere Rechtschreibung und Grammatik.
Analysiere den Tonfall: Wirke ich zu fordernd?
Schlage eine Alternative vor, die diplomatischer und überzeugender klingt, ohne den Inhalt zu verwässern.“

Dieser Prompt fungiert als „zweites Paar Augen“. Besonders bei sensiblen Themen oder wenn Sie in einer Fremdsprache (z. B. Englisch) schreiben, gibt Ihnen das Sicherheit.

Fazit: Die Kontrolle behalten

ChatGPT ist ein mächtiges Werkzeug, aber senden Sie nie einen Text ungeprüft ab. Die KI kennt nicht die feinen Nuancen Ihrer Beziehung zum Kollegen Müller oder die spezielle Firmenkultur Ihres Kunden. Nutzen Sie die Entwürfe als Basis (80% der Arbeit) und geben Sie ihnen dann Ihre persönliche Note (die restlichen 20%).

So revolutionieren Sie nicht nur Ihre E-Mails, sondern gewinnen wertvolle Zeit für die Aufgaben, die wirklich zählen.