Emails als PDF archivieren in Outlook
Je mehr E-Mails man in seinem Postfach ansammelt, umso unübersichtlicher wird es mit der Zeit. Da kommt dann vermutlich irgendwann der große Kehrbesen zum Einsatz, und es werden Mails gelöscht die man im nachhinein vielleicht doch lieber behalten hätte.
Outlook selbst bietet natürlich auch eine Archivierungsfunktion an um Platz zu sparen, allerdings kommen Sie an diese Mails nur in lesbarer Form heran wenn Sie eben auch ein Outlook nutzen.
Von daher bräuchte man eigentlich eine Möglichkeit E-Mails in einem gängigen Format zu wie dem PDF Format zu speichern.
Wie Sie mit einem Schlag sämtliche E-Mails in Outlook als PDF Dateien speichern und archivieren können möchten wir in diesem Artikel beschreiben.
Emails als PDF archivieren in Outlook
Je mehr E-Mails man in seinem Postfach ansammelt, umso unübersichtlicher wird es mit der Zeit. Da kommt dann vermutlich irgendwann der große Kehrbesen zum Einsatz, und es werden Mails gelöscht die man im nachhinein vielleicht doch lieber behalten hätte.
Outlook selbst bietet natürlich auch eine Archivierungsfunktion an um Platz zu sparen, allerdings kommen Sie an diese Mails nur in lesbarer Form heran wenn Sie eben auch ein Outlook nutzen.
Von daher bräuchte man eigentlich eine Möglichkeit E-Mails in einem gängigen Format zu wie dem PDF Format zu speichern.
Wie Sie mit einem Schlag sämtliche E-Mails in Outlook als PDF Dateien speichern und archivieren können möchten wir in diesem Artikel beschreiben.
1. Virtuellen Drucker einrichten
1. Virtuellen Drucker einrichten
Von Haus aus können Sie unter Windows in Kombination mit Outlook 2016 E-Mails zwar nicht als PDF direkt speichern, aber durch den Dienst „Microsoft Print to PDF“ mittels eines virtuellen Druckers als PDF drucken / speichern.
Standardmäßig ist dieser (zumindest in Windows 10) auch aktiviert, so das Sie hier nichts weiter machen müssen. Falls der Dienst dennoch nicht aktiviert ist, lässt er sich in den Einstellungen – Geräte – Drucker und Scanner einfach hinzufügen.
Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)
Von Haus aus können Sie unter Windows in Kombination mit Outlook 2016 E-Mails zwar nicht als PDF direkt speichern, aber durch den Dienst „Microsoft Print to PDF“ mittels eines virtuellen Druckers als PDF drucken / speichern.
Standardmäßig ist dieser (zumindest in Windows 10) auch aktiviert, so das Sie hier nichts weiter machen müssen. Falls der Dienst dennoch nicht aktiviert ist, lässt er sich in den Einstellungen – Geräte – Drucker und Scanner einfach hinzufügen.
Siehe Abb.:
2. E-Mails mit Bordmitteln als PDF speichern
2. E-Mails mit Bordmitteln als PDF speichern
Jetzt haben wir die Möglichkeit E-Mails nicht nur einzeln, sondern auch als Sammelauftrag als PDF zu speichern.
Hinweis:
Es gilt aber zu beachten das hier nicht die Anhänge wie z.B. Bilder, Dokumente, etc. mit berücksichtigt werden. Es werden nur die E-Mails selbst archiviert.
Um mehrere E-Mails auf einen Schlag als PDF zu speichern gehen Sie wie folgt vor:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails in Outlook
- Gehen über den Reiter „Datei“ – „Drucken“ und wählen dort als Drucker „Microsoft Print to PDF“ aus
- Wählen den gewünschten Speicherort und einen Dateinamen
Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)
Jetzt haben wir die Möglichkeit E-Mails nicht nur einzeln, sondern auch als Sammelauftrag als PDF zu speichern.
Hinweis:
Es gilt aber zu beachten das hier nicht die Anhänge wie z.B. Bilder, Dokumente, etc. mit berücksichtigt werden. Es werden nur die E-Mails selbst archiviert.
Um mehrere E-Mails auf einen Schlag als PDF zu speichern gehen Sie wie folgt vor:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails in Outlook
- Gehen über den Reiter „Datei“ – „Drucken“ und wählen dort als Drucker „Microsoft Print to PDF“ aus
- Wählen den gewünschten Speicherort und einen Dateinamen
Siehe Abb.:
3. E-Mails in Outlook per Software archivieren
3. E-Mails in Outlook per Software archivieren
Wie Sie gesehen haben geht das ganze eigentlich ganz bequem mit dem virtuellen Drucker von Microsoft.
Wenn Sie allerdings ein paar Funktionen mehr brauchen, und vor allem auch die Dateianhänge aus E-Mails entweder in die Archivierung mit einschließen möchten, kommen Sie um eine externe Softwarelösung nicht herum.
Empfehlen können wir Nuance Power PDF Standard welche wir selbst auch seit einigen Jahren nutzen, und mittlerweile nicht mehr missen möchten, da sie sich perfekt in Outlook integriert und eine ganze Reihe mehr Möglichkeiten bietet.
Die Vorgehensweise zur Archivierung ist hier ähnlich der vorangegangenen:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails zur Archivierung
- Wählen nun über die neuen Registerkarten eine der Wahlmöglichkeiten zur Archivierung
Am Ende haben Sie alle E-Mails vernünftig sortiert dargestellt, und können diese auch noch beliebig weiterverarbeiten.
Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)
Wie Sie gesehen haben geht das ganze eigentlich ganz bequem mit dem virtuellen Drucker von Microsoft.
Wenn Sie allerdings ein paar Funktionen mehr brauchen, und vor allem auch die Dateianhänge aus E-Mails entweder in die Archivierung mit einschließen möchten, kommen Sie um eine externe Softwarelösung nicht herum.
Empfehlen können wir Nuance Power PDF Standard welche wir selbst auch seit einigen Jahren nutzen, und mittlerweile nicht mehr missen möchten, da sie sich perfekt in Outlook integriert und eine ganze Reihe mehr Möglichkeiten bietet.
Die Vorgehensweise zur Archivierung ist hier ähnlich der vorangegangenen:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails zur Archivierung
- Wählen nun über die neuen Registerkarten eine der Wahlmöglichkeiten zur Archivierung
Am Ende haben Sie alle E-Mails vernünftig sortiert dargestellt, und können diese auch noch beliebig weiterverarbeiten.
Siehe Abb.:
Beliebte Beiträge
Google Workspace vs. Microsoft 365: Der ultimative Vergleich für Unternehmen
Die Wahl zwischen Google und Microsoft entscheidet über Ihre Arbeitskultur. Google punktet mit Cloud-Speed und einfacher Kollaboration, Microsoft überzeugt mit mächtigen Desktop-Apps wie Excel. Dieser Artikel analysiert Kosten, Tools und Sicherheit für Ihre Entscheidung.
Microsoft Loop in Teams: Die Revolution deiner Notizen?
Was sind eigentlich diese Loop-Komponenten in Microsoft Teams? Wir zeigen dir, wie du mit den "lebendigen Mini-Dokumenten" deine Teamarbeit beschleunigst. Von dynamischen Agenden bis zu gemeinsamen Checklisten in Echtzeit – entdecke praktische Anwendungsfälle für deinen Alltag
Karrierebooster 2026: Diese Microsoft Office-Skills bringen dich weiter!
Ein neues Jahr, neue Karrierechancen! Doch welche Office-Kenntnisse sind 2026 wirklich gefragt? "Sicherer Umgang" reicht nicht mehr. Wir zeigen dir die Must-Haves von heute – wie fortgeschrittenes Excel, KI-Nutzung im Büro und relevante Zertifizierungen für deinen Lebenslauf.
Excel-Tutorial: Duplikate schnell und sicher entfernen
Doppelte Einträge in Excel-Listen? Das verfälscht Ihre Daten. Unser Tutorial zeigt Ihnen an einem praktischen Beispiel, wie Sie mit der Funktion "Duplikate entfernen" Ihre Daten in Sekunden bereinigen – egal ob Sie exakt gleiche Zeilen oder nur Werte in einer Spalte löschen wollen.
Dynamische Bereiche in Excel: BEREICH.VERSCHIEBEN Funktion
Die BEREICH.VERSCHIEBEN (OFFSET) Funktion in Excel erstellt einen flexiblen Bezug. Statt =SUMME(B5:B7) zu fixieren, findet die Funktion den Bereich selbst, z. B. für die "letzten 3 Monate". Ideal für dynamische Diagramme oder Dashboards, die automatisch mitwachsen.
Die INDIREKT-Funktion in Excel meistern
Die INDIREKT Funktion in Excel wandelt Text in einen echten Bezug um. Statt =Januar!E10 manuell zu tippen, nutzen Sie =INDIREKT(A2 & "!E10"), wobei in A2 'Januar' steht. Erstellen Sie so mühelos dynamische Zusammenfassungen für mehrere Tabellenblätter.
Angebote 2025/2026 in: Vorlagen
Beliebte Beiträge
Google Workspace vs. Microsoft 365: Der ultimative Vergleich für Unternehmen
Die Wahl zwischen Google und Microsoft entscheidet über Ihre Arbeitskultur. Google punktet mit Cloud-Speed und einfacher Kollaboration, Microsoft überzeugt mit mächtigen Desktop-Apps wie Excel. Dieser Artikel analysiert Kosten, Tools und Sicherheit für Ihre Entscheidung.
Microsoft Loop in Teams: Die Revolution deiner Notizen?
Was sind eigentlich diese Loop-Komponenten in Microsoft Teams? Wir zeigen dir, wie du mit den "lebendigen Mini-Dokumenten" deine Teamarbeit beschleunigst. Von dynamischen Agenden bis zu gemeinsamen Checklisten in Echtzeit – entdecke praktische Anwendungsfälle für deinen Alltag
Karrierebooster 2026: Diese Microsoft Office-Skills bringen dich weiter!
Ein neues Jahr, neue Karrierechancen! Doch welche Office-Kenntnisse sind 2026 wirklich gefragt? "Sicherer Umgang" reicht nicht mehr. Wir zeigen dir die Must-Haves von heute – wie fortgeschrittenes Excel, KI-Nutzung im Büro und relevante Zertifizierungen für deinen Lebenslauf.
Excel-Tutorial: Duplikate schnell und sicher entfernen
Doppelte Einträge in Excel-Listen? Das verfälscht Ihre Daten. Unser Tutorial zeigt Ihnen an einem praktischen Beispiel, wie Sie mit der Funktion "Duplikate entfernen" Ihre Daten in Sekunden bereinigen – egal ob Sie exakt gleiche Zeilen oder nur Werte in einer Spalte löschen wollen.
Dynamische Bereiche in Excel: BEREICH.VERSCHIEBEN Funktion
Die BEREICH.VERSCHIEBEN (OFFSET) Funktion in Excel erstellt einen flexiblen Bezug. Statt =SUMME(B5:B7) zu fixieren, findet die Funktion den Bereich selbst, z. B. für die "letzten 3 Monate". Ideal für dynamische Diagramme oder Dashboards, die automatisch mitwachsen.
Die INDIREKT-Funktion in Excel meistern
Die INDIREKT Funktion in Excel wandelt Text in einen echten Bezug um. Statt =Januar!E10 manuell zu tippen, nutzen Sie =INDIREKT(A2 & "!E10"), wobei in A2 'Januar' steht. Erstellen Sie so mühelos dynamische Zusammenfassungen für mehrere Tabellenblätter.
Angebote 2025/2026 in: Vorlagen
