Emails als PDF archivieren in Outlook
Je mehr E-Mails man in seinem Postfach ansammelt, umso unübersichtlicher wird es mit der Zeit. Da kommt dann vermutlich irgendwann der große Kehrbesen zum Einsatz, und es werden Mails gelöscht die man im nachhinein vielleicht doch lieber behalten hätte.
Outlook selbst bietet natürlich auch eine Archivierungsfunktion an um Platz zu sparen, allerdings kommen Sie an diese Mails nur in lesbarer Form heran wenn Sie eben auch ein Outlook nutzen.
Von daher bräuchte man eigentlich eine Möglichkeit E-Mails in einem gängigen Format zu wie dem PDF Format zu speichern.
Wie Sie mit einem Schlag sämtliche E-Mails in Outlook als PDF Dateien speichern und archivieren können möchten wir in diesem Artikel beschreiben.
Emails als PDF archivieren in Outlook
Je mehr E-Mails man in seinem Postfach ansammelt, umso unübersichtlicher wird es mit der Zeit. Da kommt dann vermutlich irgendwann der große Kehrbesen zum Einsatz, und es werden Mails gelöscht die man im nachhinein vielleicht doch lieber behalten hätte.
Outlook selbst bietet natürlich auch eine Archivierungsfunktion an um Platz zu sparen, allerdings kommen Sie an diese Mails nur in lesbarer Form heran wenn Sie eben auch ein Outlook nutzen.
Von daher bräuchte man eigentlich eine Möglichkeit E-Mails in einem gängigen Format zu wie dem PDF Format zu speichern.
Wie Sie mit einem Schlag sämtliche E-Mails in Outlook als PDF Dateien speichern und archivieren können möchten wir in diesem Artikel beschreiben.
1. Virtuellen Drucker einrichten
1. Virtuellen Drucker einrichten
Von Haus aus können Sie unter Windows in Kombination mit Outlook 2016 E-Mails zwar nicht als PDF direkt speichern, aber durch den Dienst „Microsoft Print to PDF“ mittels eines virtuellen Druckers als PDF drucken / speichern.
Standardmäßig ist dieser (zumindest in Windows 10) auch aktiviert, so das Sie hier nichts weiter machen müssen. Falls der Dienst dennoch nicht aktiviert ist, lässt er sich in den Einstellungen – Geräte – Drucker und Scanner einfach hinzufügen.
Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)
Von Haus aus können Sie unter Windows in Kombination mit Outlook 2016 E-Mails zwar nicht als PDF direkt speichern, aber durch den Dienst „Microsoft Print to PDF“ mittels eines virtuellen Druckers als PDF drucken / speichern.
Standardmäßig ist dieser (zumindest in Windows 10) auch aktiviert, so das Sie hier nichts weiter machen müssen. Falls der Dienst dennoch nicht aktiviert ist, lässt er sich in den Einstellungen – Geräte – Drucker und Scanner einfach hinzufügen.
Siehe Abb.:
2. E-Mails mit Bordmitteln als PDF speichern
2. E-Mails mit Bordmitteln als PDF speichern
Jetzt haben wir die Möglichkeit E-Mails nicht nur einzeln, sondern auch als Sammelauftrag als PDF zu speichern.
Hinweis:
Es gilt aber zu beachten das hier nicht die Anhänge wie z.B. Bilder, Dokumente, etc. mit berücksichtigt werden. Es werden nur die E-Mails selbst archiviert.
Um mehrere E-Mails auf einen Schlag als PDF zu speichern gehen Sie wie folgt vor:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails in Outlook
- Gehen über den Reiter „Datei“ – „Drucken“ und wählen dort als Drucker „Microsoft Print to PDF“ aus
- Wählen den gewünschten Speicherort und einen Dateinamen
Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)
Jetzt haben wir die Möglichkeit E-Mails nicht nur einzeln, sondern auch als Sammelauftrag als PDF zu speichern.
Hinweis:
Es gilt aber zu beachten das hier nicht die Anhänge wie z.B. Bilder, Dokumente, etc. mit berücksichtigt werden. Es werden nur die E-Mails selbst archiviert.
Um mehrere E-Mails auf einen Schlag als PDF zu speichern gehen Sie wie folgt vor:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails in Outlook
- Gehen über den Reiter „Datei“ – „Drucken“ und wählen dort als Drucker „Microsoft Print to PDF“ aus
- Wählen den gewünschten Speicherort und einen Dateinamen
Siehe Abb.:
3. E-Mails in Outlook per Software archivieren
3. E-Mails in Outlook per Software archivieren
Wie Sie gesehen haben geht das ganze eigentlich ganz bequem mit dem virtuellen Drucker von Microsoft.
Wenn Sie allerdings ein paar Funktionen mehr brauchen, und vor allem auch die Dateianhänge aus E-Mails entweder in die Archivierung mit einschließen möchten, kommen Sie um eine externe Softwarelösung nicht herum.
Empfehlen können wir Nuance Power PDF Standard welche wir selbst auch seit einigen Jahren nutzen, und mittlerweile nicht mehr missen möchten, da sie sich perfekt in Outlook integriert und eine ganze Reihe mehr Möglichkeiten bietet.
Die Vorgehensweise zur Archivierung ist hier ähnlich der vorangegangenen:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails zur Archivierung
- Wählen nun über die neuen Registerkarten eine der Wahlmöglichkeiten zur Archivierung
Am Ende haben Sie alle E-Mails vernünftig sortiert dargestellt, und können diese auch noch beliebig weiterverarbeiten.
Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)
Wie Sie gesehen haben geht das ganze eigentlich ganz bequem mit dem virtuellen Drucker von Microsoft.
Wenn Sie allerdings ein paar Funktionen mehr brauchen, und vor allem auch die Dateianhänge aus E-Mails entweder in die Archivierung mit einschließen möchten, kommen Sie um eine externe Softwarelösung nicht herum.
Empfehlen können wir Nuance Power PDF Standard welche wir selbst auch seit einigen Jahren nutzen, und mittlerweile nicht mehr missen möchten, da sie sich perfekt in Outlook integriert und eine ganze Reihe mehr Möglichkeiten bietet.
Die Vorgehensweise zur Archivierung ist hier ähnlich der vorangegangenen:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails zur Archivierung
- Wählen nun über die neuen Registerkarten eine der Wahlmöglichkeiten zur Archivierung
Am Ende haben Sie alle E-Mails vernünftig sortiert dargestellt, und können diese auch noch beliebig weiterverarbeiten.
Siehe Abb.:
Beliebte Beiträge
Bitcoin & Co.: Technologie, Kurs-Mechaniken und der Markt jenseits der Nummer Eins
Bitcoin ist 2025 kein Spielgeld mehr. Wir blicken unter die Haube der Blockchain, erklären den Einfluss von ETFs auf den Kurs und zeigen Alternativen wie Ethereum. Plus: Der große Guide für Einsteiger – vom ersten ETF-Sparplan bis zur sicheren Wallet-Verwahrung.
Wie J.P. Morgan mit KI die Wall Street automatisiert
J.P. Morgan startet die größte KI-Offensive der Wall Street. Mit der „LLM Suite“ erhalten 60.000 Mitarbeiter einen digitalen Research-Analysten. Das Ziel: Schluss mit „Monkey Work“ und Excel-Sklaventum. Erfahren Sie, wie die Bank Sicherheit und maximale Effizienz kombiniert.
Warum dein Excel-Kurs Zeitverschwendung ist – was du wirklich lernen solltest!
Hand aufs Herz: Wann hast du zuletzt eine komplexe Excel-Formel ohne Googeln getippt? Eben. KI schreibt heute den Code für dich. Erfahre, warum klassische Excel-Trainings veraltet sind und welche 3 modernen Skills deinen Marktwert im Büro jetzt massiv steigern.
Warum Laptops ohne NPU bald Geschichte sind
Vergessen Sie GHz: Der wichtigste Chip in Ihrem nächsten Laptop ist die NPU. Ohne sie fehlen bald wichtige Funktionen. Wir zeigen, warum der „AI PC“ den klassischen Computer ablöst und welche Geräte mit Snapdragon, Intel Lunar Lake und Apple M4 jetzt den Ton angeben.
TCL Fernseher: Preis-Leistungs-Wunder oder billiger Kompromiss?
TCL lockt mit Kampfpreisen für riesige TVs. Doch taugen die 65-Zoll-Geräte mit Mini-LED wirklich etwas? Wir analysieren Stärken & Schwächen, lüften das Geheimnis hinter den niedrigen Preisen (CSOT) und zeigen im Vergleich mit Samsung & Sony, für wen sich der Kauf lohnt.
Gehaltsverhandlung führen: 5 Sätze, die du niemals sagen darfst
Ein falscher Satz kann dich Tausende Euro kosten. In der Gehaltsverhandlung lauern rhetorische Fallstricke. Wir zeigen dir, warum Sätze wie "Meine Miete ist gestiegen" tabu sind und wie du stattdessen professionell mit deinem Marktwert argumentierst.
Angebote 2025/2026 in: Vorlagen
Beliebte Beiträge
Bitcoin & Co.: Technologie, Kurs-Mechaniken und der Markt jenseits der Nummer Eins
Bitcoin ist 2025 kein Spielgeld mehr. Wir blicken unter die Haube der Blockchain, erklären den Einfluss von ETFs auf den Kurs und zeigen Alternativen wie Ethereum. Plus: Der große Guide für Einsteiger – vom ersten ETF-Sparplan bis zur sicheren Wallet-Verwahrung.
Wie J.P. Morgan mit KI die Wall Street automatisiert
J.P. Morgan startet die größte KI-Offensive der Wall Street. Mit der „LLM Suite“ erhalten 60.000 Mitarbeiter einen digitalen Research-Analysten. Das Ziel: Schluss mit „Monkey Work“ und Excel-Sklaventum. Erfahren Sie, wie die Bank Sicherheit und maximale Effizienz kombiniert.
Warum dein Excel-Kurs Zeitverschwendung ist – was du wirklich lernen solltest!
Hand aufs Herz: Wann hast du zuletzt eine komplexe Excel-Formel ohne Googeln getippt? Eben. KI schreibt heute den Code für dich. Erfahre, warum klassische Excel-Trainings veraltet sind und welche 3 modernen Skills deinen Marktwert im Büro jetzt massiv steigern.
Warum Laptops ohne NPU bald Geschichte sind
Vergessen Sie GHz: Der wichtigste Chip in Ihrem nächsten Laptop ist die NPU. Ohne sie fehlen bald wichtige Funktionen. Wir zeigen, warum der „AI PC“ den klassischen Computer ablöst und welche Geräte mit Snapdragon, Intel Lunar Lake und Apple M4 jetzt den Ton angeben.
TCL Fernseher: Preis-Leistungs-Wunder oder billiger Kompromiss?
TCL lockt mit Kampfpreisen für riesige TVs. Doch taugen die 65-Zoll-Geräte mit Mini-LED wirklich etwas? Wir analysieren Stärken & Schwächen, lüften das Geheimnis hinter den niedrigen Preisen (CSOT) und zeigen im Vergleich mit Samsung & Sony, für wen sich der Kauf lohnt.
Gehaltsverhandlung führen: 5 Sätze, die du niemals sagen darfst
Ein falscher Satz kann dich Tausende Euro kosten. In der Gehaltsverhandlung lauern rhetorische Fallstricke. Wir zeigen dir, warum Sätze wie "Meine Miete ist gestiegen" tabu sind und wie du stattdessen professionell mit deinem Marktwert argumentierst.
Angebote 2025/2026 in: Vorlagen
