Emails als PDF archivieren in Outlook
Je mehr E-Mails man in seinem Postfach ansammelt, umso unübersichtlicher wird es mit der Zeit. Da kommt dann vermutlich irgendwann der große Kehrbesen zum Einsatz, und es werden Mails gelöscht die man im nachhinein vielleicht doch lieber behalten hätte.
Outlook selbst bietet natürlich auch eine Archivierungsfunktion an um Platz zu sparen, allerdings kommen Sie an diese Mails nur in lesbarer Form heran wenn Sie eben auch ein Outlook nutzen.
Von daher bräuchte man eigentlich eine Möglichkeit E-Mails in einem gängigen Format zu wie dem PDF Format zu speichern.
Wie Sie mit einem Schlag sämtliche E-Mails in Outlook als PDF Dateien speichern und archivieren können möchten wir in diesem Artikel beschreiben.
Emails als PDF archivieren in Outlook
Je mehr E-Mails man in seinem Postfach ansammelt, umso unübersichtlicher wird es mit der Zeit. Da kommt dann vermutlich irgendwann der große Kehrbesen zum Einsatz, und es werden Mails gelöscht die man im nachhinein vielleicht doch lieber behalten hätte.
Outlook selbst bietet natürlich auch eine Archivierungsfunktion an um Platz zu sparen, allerdings kommen Sie an diese Mails nur in lesbarer Form heran wenn Sie eben auch ein Outlook nutzen.
Von daher bräuchte man eigentlich eine Möglichkeit E-Mails in einem gängigen Format zu wie dem PDF Format zu speichern.
Wie Sie mit einem Schlag sämtliche E-Mails in Outlook als PDF Dateien speichern und archivieren können möchten wir in diesem Artikel beschreiben.
1. Virtuellen Drucker einrichten
1. Virtuellen Drucker einrichten
Von Haus aus können Sie unter Windows in Kombination mit Outlook 2016 E-Mails zwar nicht als PDF direkt speichern, aber durch den Dienst “Microsoft Print to PDF” mittels eines virtuellen Druckers als PDF drucken / speichern.
Standardmäßig ist dieser (zumindest in Windows 10) auch aktiviert, so das Sie hier nichts weiter machen müssen. Falls der Dienst dennoch nicht aktiviert ist, lässt er sich in den Einstellungen – Geräte – Drucker und Scanner einfach hinzufügen.
Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)
Von Haus aus können Sie unter Windows in Kombination mit Outlook 2016 E-Mails zwar nicht als PDF direkt speichern, aber durch den Dienst “Microsoft Print to PDF” mittels eines virtuellen Druckers als PDF drucken / speichern.
Standardmäßig ist dieser (zumindest in Windows 10) auch aktiviert, so das Sie hier nichts weiter machen müssen. Falls der Dienst dennoch nicht aktiviert ist, lässt er sich in den Einstellungen – Geräte – Drucker und Scanner einfach hinzufügen.
Siehe Abb.:
2. E-Mails mit Bordmitteln als PDF speichern
2. E-Mails mit Bordmitteln als PDF speichern
Jetzt haben wir die Möglichkeit E-Mails nicht nur einzeln, sondern auch als Sammelauftrag als PDF zu speichern.
Hinweis:
Es gilt aber zu beachten das hier nicht die Anhänge wie z.B. Bilder, Dokumente, etc. mit berücksichtigt werden. Es werden nur die E-Mails selbst archiviert.
Um mehrere E-Mails auf einen Schlag als PDF zu speichern gehen Sie wie folgt vor:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails in Outlook
- Gehen über den Reiter “Datei” – “Drucken” und wählen dort als Drucker “Microsoft Print to PDF” aus
- Wählen den gewünschten Speicherort und einen Dateinamen
Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)
Jetzt haben wir die Möglichkeit E-Mails nicht nur einzeln, sondern auch als Sammelauftrag als PDF zu speichern.
Hinweis:
Es gilt aber zu beachten das hier nicht die Anhänge wie z.B. Bilder, Dokumente, etc. mit berücksichtigt werden. Es werden nur die E-Mails selbst archiviert.
Um mehrere E-Mails auf einen Schlag als PDF zu speichern gehen Sie wie folgt vor:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails in Outlook
- Gehen über den Reiter “Datei” – “Drucken” und wählen dort als Drucker “Microsoft Print to PDF” aus
- Wählen den gewünschten Speicherort und einen Dateinamen
Siehe Abb.:
3. E-Mails in Outlook per Software archivieren
3. E-Mails in Outlook per Software archivieren
Wie Sie gesehen haben geht das ganze eigentlich ganz bequem mit dem virtuellen Drucker von Microsoft.
Wenn Sie allerdings ein paar Funktionen mehr brauchen, und vor allem auch die Dateianhänge aus E-Mails entweder in die Archivierung mit einschließen möchten, kommen Sie um eine externe Softwarelösung nicht herum.
Empfehlen können wir Nuance Power PDF Standard welche wir selbst auch seit einigen Jahren nutzen, und mittlerweile nicht mehr missen möchten, da sie sich perfekt in Outlook integriert und eine ganze Reihe mehr Möglichkeiten bietet.
Die Vorgehensweise zur Archivierung ist hier ähnlich der vorangegangenen:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails zur Archivierung
- Wählen nun über die neuen Registerkarten eine der Wahlmöglichkeiten zur Archivierung
Am Ende haben Sie alle E-Mails vernünftig sortiert dargestellt, und können diese auch noch beliebig weiterverarbeiten.
Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)
Wie Sie gesehen haben geht das ganze eigentlich ganz bequem mit dem virtuellen Drucker von Microsoft.
Wenn Sie allerdings ein paar Funktionen mehr brauchen, und vor allem auch die Dateianhänge aus E-Mails entweder in die Archivierung mit einschließen möchten, kommen Sie um eine externe Softwarelösung nicht herum.
Empfehlen können wir Nuance Power PDF Standard welche wir selbst auch seit einigen Jahren nutzen, und mittlerweile nicht mehr missen möchten, da sie sich perfekt in Outlook integriert und eine ganze Reihe mehr Möglichkeiten bietet.
Die Vorgehensweise zur Archivierung ist hier ähnlich der vorangegangenen:
- Markieren Sie die gewünschten E-Mails zur Archivierung
- Wählen nun über die neuen Registerkarten eine der Wahlmöglichkeiten zur Archivierung
Am Ende haben Sie alle E-Mails vernünftig sortiert dargestellt, und können diese auch noch beliebig weiterverarbeiten.
Siehe Abb.:
Beliebte Beiträge
Handy weg? Keine Panik! – Leitfaden für Sofortmaßnahmen
Ein verlorenes Handy kann Stress und Panik verursachen. Dieser Artikel führt Sie durch die Schritte, die Sie unternehmen sollten, um Ihr Gerät zu finden, weiteren Schaden zu reduzieren, und Ihre Daten zu schützen.
Amazon Visa-Karte wird eingestellt: Das ist jetzt wichtig!
Amazon hat angekündigt, seine hauseigene Visa-Karte einzustellen. Diese Entscheidung könnte erhebliche Auswirkungen auf die Kunden haben, die diese Karte noch nutzen.
Apple ´Tap to Pay´ jetzt auch in Europa verfügbar
Apple Tap to Pay, die innovative Funktion, die es ermöglicht, kontaktlose Zahlungen direkt über das iPhone zu akzeptieren, kommt nach Europa. Diese Entwicklung könnte die Landschaft der digitalen Zahlungen revolutionieren und sowohl für Verbraucher als auch für Händler Vorteile bringen.
KI-gestütztes Surfen und Shoppen mit Microsoft Bing und Edge
Das neue Bing und Edge von Microsoft vereinen Suche, Browsing und Chat durch Zusammenarbeit mit OpenAI und dem neuesten Modell GPT 4 zu einem nahtlosen Erlebnis. Mit verbesserten Suchfunktionen, interaktivem Chat und KI-Funktionen wird das Surfen im Internet revolutioniert.
Die Digitale Rentenübersicht: Einführung und Ausblick
Die digitale Rentenübersicht revolutioniert die Art und Weise, wie wir unsere Altersvorsorge verwalten. Durch eine zentrale Plattform erhalten wir einen umfassenden Überblick über unsere Rentenansprüche und können individuelle Maßnahmen zur Optimierung treffen.
Internetanschluss zu langsam – Welche Ansprüche Sie haben
Eine unzureichende Internetgeschwindigkeit kann frustrierend sein, und Ihre Produktivität erheblich beeinträchtigen. Wussten Sie, dass Sie Ansprüche geltend machen können, wenn Ihre tatsächliche Internetgeschwindigkeit deutlich unter der im Vertrag festgelegten Geschwindigkeit liegt?
Beliebte Beiträge
Handy weg? Keine Panik! – Leitfaden für Sofortmaßnahmen
Ein verlorenes Handy kann Stress und Panik verursachen. Dieser Artikel führt Sie durch die Schritte, die Sie unternehmen sollten, um Ihr Gerät zu finden, weiteren Schaden zu reduzieren, und Ihre Daten zu schützen.
Amazon Visa-Karte wird eingestellt: Das ist jetzt wichtig!
Amazon hat angekündigt, seine hauseigene Visa-Karte einzustellen. Diese Entscheidung könnte erhebliche Auswirkungen auf die Kunden haben, die diese Karte noch nutzen.
Apple ´Tap to Pay´ jetzt auch in Europa verfügbar
Apple Tap to Pay, die innovative Funktion, die es ermöglicht, kontaktlose Zahlungen direkt über das iPhone zu akzeptieren, kommt nach Europa. Diese Entwicklung könnte die Landschaft der digitalen Zahlungen revolutionieren und sowohl für Verbraucher als auch für Händler Vorteile bringen.
KI-gestütztes Surfen und Shoppen mit Microsoft Bing und Edge
Das neue Bing und Edge von Microsoft vereinen Suche, Browsing und Chat durch Zusammenarbeit mit OpenAI und dem neuesten Modell GPT 4 zu einem nahtlosen Erlebnis. Mit verbesserten Suchfunktionen, interaktivem Chat und KI-Funktionen wird das Surfen im Internet revolutioniert.
Die Digitale Rentenübersicht: Einführung und Ausblick
Die digitale Rentenübersicht revolutioniert die Art und Weise, wie wir unsere Altersvorsorge verwalten. Durch eine zentrale Plattform erhalten wir einen umfassenden Überblick über unsere Rentenansprüche und können individuelle Maßnahmen zur Optimierung treffen.
Internetanschluss zu langsam – Welche Ansprüche Sie haben
Eine unzureichende Internetgeschwindigkeit kann frustrierend sein, und Ihre Produktivität erheblich beeinträchtigen. Wussten Sie, dass Sie Ansprüche geltend machen können, wenn Ihre tatsächliche Internetgeschwindigkeit deutlich unter der im Vertrag festgelegten Geschwindigkeit liegt?