Emails als PDF archivieren in Outlook

Je mehr E-Mails man in seinem Postfach ansammelt, umso unübersichtlicher wird es mit der Zeit. Da kommt dann vermutlich irgendwann der große Kehrbesen zum Einsatz, und es werden Mails gelöscht die man im nachhinein vielleicht doch lieber behalten hätte.

Outlook selbst bietet natürlich auch eine Archivierungsfunktion an um Platz zu sparen, allerdings kommen Sie an diese Mails nur in lesbarer Form heran wenn Sie eben auch ein Outlook nutzen.

Von daher bräuchte man eigentlich eine Möglichkeit E-Mails in einem gängigen Format zu wie dem PDF Format zu speichern.

Wie Sie mit einem Schlag sämtliche E-Mails in Outlook als PDF Dateien speichern und archivieren können möchten wir in diesem Artikel beschreiben.

Emails als PDF archivieren in Outlook

Je mehr E-Mails man in seinem Postfach ansammelt, umso unübersichtlicher wird es mit der Zeit. Da kommt dann vermutlich irgendwann der große Kehrbesen zum Einsatz, und es werden Mails gelöscht die man im nachhinein vielleicht doch lieber behalten hätte.

Outlook selbst bietet natürlich auch eine Archivierungsfunktion an um Platz zu sparen, allerdings kommen Sie an diese Mails nur in lesbarer Form heran wenn Sie eben auch ein Outlook nutzen.

Von daher bräuchte man eigentlich eine Möglichkeit E-Mails in einem gängigen Format zu wie dem PDF Format zu speichern.

Wie Sie mit einem Schlag sämtliche E-Mails in Outlook als PDF Dateien speichern und archivieren können möchten wir in diesem Artikel beschreiben.

1. Virtuellen Drucker einrichten

Von Haus aus können Sie unter Windows in Kombination mit Outlook 2016 E-Mails zwar nicht als PDF direkt speichern, aber durch den Dienst „Microsoft Print to PDF“ mittels eines virtuellen Druckers als PDF drucken / speichern.

Standardmäßig ist dieser (zumindest in Windows 10) auch aktiviert, so das Sie hier nichts weiter machen müssen. Falls der Dienst dennoch nicht aktiviert ist, lässt er sich in den Einstellungen – Geräte – Drucker und Scanner einfach hinzufügen.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Von Haus aus können Sie unter Windows in Kombination mit Outlook 2016 E-Mails zwar nicht als PDF direkt speichern, aber durch den Dienst „Microsoft Print to PDF“ mittels eines virtuellen Druckers als PDF drucken / speichern.

Standardmäßig ist dieser (zumindest in Windows 10) auch aktiviert, so das Sie hier nichts weiter machen müssen. Falls der Dienst dennoch nicht aktiviert ist, lässt er sich in den Einstellungen – Geräte – Drucker und Scanner einfach hinzufügen.

Siehe Abb.:

Virtuellen Drucker in Windows 10 aktivieren

2. E-Mails mit Bordmitteln als PDF speichern

Jetzt haben wir die Möglichkeit E-Mails nicht nur einzeln, sondern auch als Sammelauftrag als PDF zu speichern.

Hinweis:
Es gilt aber zu beachten das hier nicht die Anhänge wie z.B. Bilder, Dokumente, etc. mit berücksichtigt werden. Es werden nur die E-Mails selbst archiviert.

Um mehrere E-Mails auf einen Schlag als PDF zu speichern gehen Sie wie folgt vor:

Markieren Sie die gewünschten E-Mails in Outlook
Gehen über den Reiter „Datei“ – „Drucken“ und wählen dort als Drucker „Microsoft Print to PDF“ aus
Wählen den gewünschten Speicherort und einen Dateinamen

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Jetzt haben wir die Möglichkeit E-Mails nicht nur einzeln, sondern auch als Sammelauftrag als PDF zu speichern.

Hinweis:
Es gilt aber zu beachten das hier nicht die Anhänge wie z.B. Bilder, Dokumente, etc. mit berücksichtigt werden. Es werden nur die E-Mails selbst archiviert.

Um mehrere E-Mails auf einen Schlag als PDF zu speichern gehen Sie wie folgt vor:

Markieren Sie die gewünschten E-Mails in Outlook
Gehen über den Reiter „Datei“ – „Drucken“ und wählen dort als Drucker „Microsoft Print to PDF“ aus
Wählen den gewünschten Speicherort und einen Dateinamen

Siehe Abb.:

3. E-Mails in Outlook per Software archivieren

Wie Sie gesehen haben geht das ganze eigentlich ganz bequem mit dem virtuellen Drucker von Microsoft.

Wenn Sie allerdings ein paar Funktionen mehr brauchen, und vor allem auch die Dateianhänge aus E-Mails entweder in die Archivierung mit einschließen möchten, kommen Sie um eine externe Softwarelösung nicht herum.

Empfehlen können wir Nuance Power PDF Standard welche wir selbst auch seit einigen Jahren nutzen, und mittlerweile nicht mehr missen möchten, da sie sich perfekt in Outlook integriert und eine ganze Reihe mehr Möglichkeiten bietet.

Die Vorgehensweise zur Archivierung ist hier ähnlich der vorangegangenen:

Markieren Sie die gewünschten E-Mails zur Archivierung
Wählen nun über die neuen Registerkarten eine der Wahlmöglichkeiten zur Archivierung

Am Ende haben Sie alle E-Mails vernünftig sortiert dargestellt, und können diese auch noch beliebig weiterverarbeiten.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Wie Sie gesehen haben geht das ganze eigentlich ganz bequem mit dem virtuellen Drucker von Microsoft.

Wenn Sie allerdings ein paar Funktionen mehr brauchen, und vor allem auch die Dateianhänge aus E-Mails entweder in die Archivierung mit einschließen möchten, kommen Sie um eine externe Softwarelösung nicht herum.

Empfehlen können wir Nuance Power PDF Standard welche wir selbst auch seit einigen Jahren nutzen, und mittlerweile nicht mehr missen möchten, da sie sich perfekt in Outlook integriert und eine ganze Reihe mehr Möglichkeiten bietet.

Die Vorgehensweise zur Archivierung ist hier ähnlich der vorangegangenen: