Unsere 10 besten Tipps und Shortcuts für Outlook
Wer häufig mit Outlook arbeitet weiß die Software durchaus zu schätzen. Denn Sie haben hier deutlich mehr Möglichkeiten als mit den meisten anderen E-Mail Programmen. Wir haben in diesem Artikel die aus unserer Sicht 10 wichtigsten und besten Tipps und Shortcuts herausgesucht die Sie vielleicht noch nicht kannten. Dadurch lässt sich die alltägliche Arbeit mit Outlook wesentlich effizienter gestalten wenn man sich erst mal daran gewöhnt hat diese Tools auch zu nutzen.
Unsere 10 besten Tipps und Shortcuts für Outlook
Wer häufig mit Outlook arbeitet weiß die Software durchaus zu schätzen. Denn Sie haben hier deutlich mehr Möglichkeiten als mit den meisten anderen E-Mail Programmen. Wir haben in diesem Artikel die aus unserer Sicht 10 wichtigsten und besten Tipps und Shortcuts herausgesucht die Sie vielleicht noch nicht kannten. Dadurch lässt sich die alltägliche Arbeit mit Outlook wesentlich effizienter gestalten wenn man sich erst mal daran gewöhnt hat diese Tools auch zu nutzen.
Tastenkombinationen in Outlook
Tastenkombinationen in Outlook
Bitte beachten Sie, dass diese Tastenkombinationen sich auf die Windows-Version von Outlook beziehen, und in anderen Versionen von Outlook oder in anderen Betriebssystemen anders sein können.
Bitte beachten Sie, dass diese Tastenkombinationen sich auf die Windows-Version von Outlook beziehen, und in anderen Versionen von Outlook oder in anderen Betriebssystemen anders sein können.
Nachverfolgung in Outlook
Nachverfolgung in Outlook
Die Nachverfolgungsfunktion in Outlook ermöglicht es Ihnen, sich an wichtige E-Mails und Aufgaben erinnern zu lassen. Es kann verwendet werden, um Sie an die Beantwortung von E-Mails zu erinnern, oder um zu sehen, ob eine gesendete E-Mail gelesen oder beantwortet wurde, und um Aufgaben direkt in Ihrem Posteingang zu erstellen und zu verwalten.
E-Mail-Nachverfolgung:
- Um sich an eine E-Mail zu erinnern, öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf die Schaltfläche “Nachverfolgung” in der Menüleiste. Wählen Sie eine der Optionen für das Nachverfolgungsdatum oder klicken Sie auf “Benutzerdefiniert“, um ein spezifisches Datum und eine spezifische Zeit festzulegen.
- Um eine gesendete E-Mail nachzuverfolgen, klicken Sie beim Verfassen der E-Mail auf die Registerkarte “Optionen” und dann auf “Nachverfolgungsoptionen“. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen “Lesebestätigung anfordern” oder “Empfangsbestätigung anfordern“.
Aufgaben-Nachverfolgung:
- Um eine Aufgabe aus einer E-Mail zu erstellen, ziehen Sie die E-Mail in Ihren Aufgabenordner oder klicken Sie auf die Schaltfläche “Nachverfolgung” und wählen Sie “Aufgabe hinzufügen“.
- Im Aufgabenfenster können Sie ein Fälligkeitsdatum festlegen, eine Erinnerung hinzufügen und Notizen eingeben. Klicken Sie auf “Speichern und schließen“, wenn Sie fertig sind.
- Ihre Aufgaben finden Sie in Ihrem Aufgabenordner und in der To-Do-Leiste auf der rechten Seite Ihres Posteingangs. Sie können auf eine Aufgabe klicken, um sie zu öffnen und zu bearbeiten, und sie als erledigt markieren, indem Sie das Kontrollkästchen neben ihrem Namen anklicken.
Die Nachverfolgungsfunktion kann eine große Hilfe sein, um sicherzustellen, dass keine wichtigen E-Mails oder Aufgaben übersehen werden, und um Ihr Postfach organisiert zu halten.
Die Nachverfolgungsfunktion in Outlook ermöglicht es Ihnen, sich an wichtige E-Mails und Aufgaben erinnern zu lassen. Es kann verwendet werden, um Sie an die Beantwortung von E-Mails zu erinnern, oder um zu sehen, ob eine gesendete E-Mail gelesen oder beantwortet wurde, und um Aufgaben direkt in Ihrem Posteingang zu erstellen und zu verwalten.
E-Mail-Nachverfolgung:
- Um sich an eine E-Mail zu erinnern, öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf die Schaltfläche “Nachverfolgung” in der Menüleiste. Wählen Sie eine der Optionen für das Nachverfolgungsdatum oder klicken Sie auf “Benutzerdefiniert“, um ein spezifisches Datum und eine spezifische Zeit festzulegen.
- Um eine gesendete E-Mail nachzuverfolgen, klicken Sie beim Verfassen der E-Mail auf die Registerkarte “Optionen” und dann auf “Nachverfolgungsoptionen“. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen “Lesebestätigung anfordern” oder “Empfangsbestätigung anfordern“.
Aufgaben-Nachverfolgung:
- Um eine Aufgabe aus einer E-Mail zu erstellen, ziehen Sie die E-Mail in Ihren Aufgabenordner oder klicken Sie auf die Schaltfläche “Nachverfolgung” und wählen Sie “Aufgabe hinzufügen“.
- Im Aufgabenfenster können Sie ein Fälligkeitsdatum festlegen, eine Erinnerung hinzufügen und Notizen eingeben. Klicken Sie auf “Speichern und schließen“, wenn Sie fertig sind.
- Ihre Aufgaben finden Sie in Ihrem Aufgabenordner und in der To-Do-Leiste auf der rechten Seite Ihres Posteingangs. Sie können auf eine Aufgabe klicken, um sie zu öffnen und zu bearbeiten, und sie als erledigt markieren, indem Sie das Kontrollkästchen neben ihrem Namen anklicken.
Die Nachverfolgungsfunktion kann eine große Hilfe sein, um sicherzustellen, dass keine wichtigen E-Mails oder Aufgaben übersehen werden, und um Ihr Postfach organisiert zu halten.
Konversationsmodus in Outlook
Konversationsmodus in Outlook
Der Konversationsmodus in Outlook ist ein nützliches Feature, das dabei hilft, den Posteingang zu organisieren und übersichtlich zu halten. Es gruppiert alle E-Mails, die zu einem bestimmten Thema oder Thread gehören zusammen, so dass sie leichter zu nachzuverfolgen sind. So aktivieren und nutzen Sie den Konversationsmodus in Outlook:
Aktivierung des Konversationsmodus:
- Klicken Sie in der Outlook-Menüleiste auf die Registerkarte “Ansicht“.
- Im Menü “Ansicht” setzen Sie ein Häkchen bei “Als Unterhaltungen anzeigen“.
- Ein Dialogfeld wird geöffnet, in dem Sie gefragt werden, ob Sie diese Einstellung auf diesen bestimmten Ordner oder alle Ordner anwenden möchten. Treffen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie auf “OK“.
Arbeiten mit dem Konversationsmodus:
- Nachdem der Konversationsmodus aktiviert wurde, sehen Sie in Ihrem Posteingang, dass E-Mails mit demselben Betreff in einem zusammenklappbaren Thread gruppiert sind.
- Klicken Sie auf das Pfeilsymbol links neben dem Betreff der Konversation, um die gesamte Konversation ein- oder auszuklappen.
- Wenn Sie eine E-Mail innerhalb der Konversation öffnen, sehen Sie oben und unten in der Nachricht Pfeile, mit denen Sie durch die Konversation navigieren können.
- In der Registerkarte “Start” können Sie die Konversation aufräumen, um redundante Nachrichten zu entfernen, oder die gesamte Konversation ignorieren, um zukünftige Nachrichten mit dem gleichen Betreff automatisch zu löschen.
- Im Menü “Ansicht” können Sie auf “Konversationseinstellungen” klicken, um weitere Optionen für den Konversationsmodus festzulegen, z. B. ob Nachrichten in anderen Ordnern in der Konversation angezeigt werden sollen und ob Nachrichten immer mit der neuesten Nachricht oben angezeigt werden sollen.
Der Konversationsmodus kann eine enorme Hilfe sein, um den Überblick über komplexe E-Mail-Ketten zu behalten, vor allem bei Diskussionen mit vielen Beteiligten.
Der Konversationsmodus in Outlook ist ein nützliches Feature, das dabei hilft, den Posteingang zu organisieren und übersichtlich zu halten. Es gruppiert alle E-Mails, die zu einem bestimmten Thema oder Thread gehören zusammen, so dass sie leichter zu nachzuverfolgen sind. So aktivieren und nutzen Sie den Konversationsmodus in Outlook:
Aktivierung des Konversationsmodus:
- Klicken Sie in der Outlook-Menüleiste auf die Registerkarte “Ansicht“.
- Im Menü “Ansicht” setzen Sie ein Häkchen bei “Als Unterhaltungen anzeigen“.
- Ein Dialogfeld wird geöffnet, in dem Sie gefragt werden, ob Sie diese Einstellung auf diesen bestimmten Ordner oder alle Ordner anwenden möchten. Treffen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie auf “OK“.
Arbeiten mit dem Konversationsmodus:
- Nachdem der Konversationsmodus aktiviert wurde, sehen Sie in Ihrem Posteingang, dass E-Mails mit demselben Betreff in einem zusammenklappbaren Thread gruppiert sind.
- Klicken Sie auf das Pfeilsymbol links neben dem Betreff der Konversation, um die gesamte Konversation ein- oder auszuklappen.
- Wenn Sie eine E-Mail innerhalb der Konversation öffnen, sehen Sie oben und unten in der Nachricht Pfeile, mit denen Sie durch die Konversation navigieren können.
- In der Registerkarte “Start” können Sie die Konversation aufräumen, um redundante Nachrichten zu entfernen, oder die gesamte Konversation ignorieren, um zukünftige Nachrichten mit dem gleichen Betreff automatisch zu löschen.
- Im Menü “Ansicht” können Sie auf “Konversationseinstellungen” klicken, um weitere Optionen für den Konversationsmodus festzulegen, z. B. ob Nachrichten in anderen Ordnern in der Konversation angezeigt werden sollen und ob Nachrichten immer mit der neuesten Nachricht oben angezeigt werden sollen.
Der Konversationsmodus kann eine enorme Hilfe sein, um den Überblick über komplexe E-Mail-Ketten zu behalten, vor allem bei Diskussionen mit vielen Beteiligten.
Kalender in Outlook teilen
Kalender in Outlook teilen
Das Teilen Ihres Kalenders in Microsoft Outlook ist ein großartiges Werkzeug zur Koordination und Zusammenarbeit.
Kalender teilen in Outlook für Desktop:
- Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zur Kalenderansicht, indem Sie auf das Kalendersymbol unten in der Navigationsleiste klicken.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender, den Sie teilen möchten, und wählen Sie “Freigeben” > “Kalender per E-Mail senden“.
- Wählen Sie im neuen Fenster den Detailgrad aus, den Sie freigeben möchten. Sie können wählen, ob nur Verfügbarkeit, eingeschränkte Details oder vollständige Details geteilt werden sollen.
- Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, mit denen Sie den Kalender teilen möchten, und klicken Sie auf “Senden“.
Kalender teilen in Outlook.com (Outlook Web App):
- Klicken Sie auf das Kalendersymbol unten links in der Ansicht.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender, den Sie teilen möchten, und wählen Sie “Kalender freigeben“.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, mit der Sie Ihren Kalender teilen möchten, und wählen Sie, welche Berechtigungen diese Person haben soll.
- Klicken Sie auf “Freigeben“.
Bitte beachten Sie, dass Sie in beiden Fällen die Berechtigungen steuern können, die die Empfänger haben. Sie können ihnen erlauben, nur zu sehen, wann Sie beschäftigt sind, bestimmte Ereignisdetails zu sehen oder Ihren Kalender vollständig zu bearbeiten. Beachten Sie auch, dass für bestimmte Funktionen möglicherweise bestimmte Outlook-Versionen oder Abonnementebenen erforderlich sind.
Das Teilen Ihres Kalenders in Microsoft Outlook ist ein großartiges Werkzeug zur Koordination und Zusammenarbeit.
Kalender teilen in Outlook für Desktop:
- Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zur Kalenderansicht, indem Sie auf das Kalendersymbol unten in der Navigationsleiste klicken.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender, den Sie teilen möchten, und wählen Sie “Freigeben” > “Kalender per E-Mail senden“.
- Wählen Sie im neuen Fenster den Detailgrad aus, den Sie freigeben möchten. Sie können wählen, ob nur Verfügbarkeit, eingeschränkte Details oder vollständige Details geteilt werden sollen.
- Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, mit denen Sie den Kalender teilen möchten, und klicken Sie auf “Senden“.
Kalender teilen in Outlook.com (Outlook Web App):
- Klicken Sie auf das Kalendersymbol unten links in der Ansicht.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender, den Sie teilen möchten, und wählen Sie “Kalender freigeben“.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, mit der Sie Ihren Kalender teilen möchten, und wählen Sie, welche Berechtigungen diese Person haben soll.
- Klicken Sie auf “Freigeben“.
Bitte beachten Sie, dass Sie in beiden Fällen die Berechtigungen steuern können, die die Empfänger haben. Sie können ihnen erlauben, nur zu sehen, wann Sie beschäftigt sind, bestimmte Ereignisdetails zu sehen oder Ihren Kalender vollständig zu bearbeiten. Beachten Sie auch, dass für bestimmte Funktionen möglicherweise bestimmte Outlook-Versionen oder Abonnementebenen erforderlich sind.
Mails in Outlook planen
Mails in Outlook planen
In Microsoft Outlook können Sie E-Mails planen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft gesendet werden sollen. So gehen Sie unter Outlook für Windows vor, um eine geplante E-Mail zu erstellen:
- Öffnen Sie Outlook und erstellen Sie eine neue E-Mail, indem Sie auf “Neue E-Mail” klicken oder Strg + Shift + M auf Ihrer Tastatur drücken.
- Geben Sie die notwendigen Informationen für Ihre E-Mail ein, einschließlich Empfänger, Betreff und E-Mail-Text.
- Klicken Sie auf die Registerkarte “Optionen” in der Menüleiste.
- Klicken Sie auf “Übermittlung Verzögern” in der Gruppe “Weitere Optionen“.
- Im Dialogfeld “Eigenschaften” unter “Übermittlungsoptionen” aktivieren Sie das Kontrollkästchen “Übermittlung verzögern bis” und wählen Sie Datum und Uhrzeit für die Zustellung der Nachricht.
- Klicken Sie auf “Schließen“, um das Dialogfeld zu schließen.
- Klicken Sie auf “Senden“, um die E-Mail zu speichern und zu planen.
- Die E-Mail bleibt im Ordner “Postausgang” bis zum gewählten Zeitpunkt für die Zustellung. Stellen Sie sicher, dass Ihr Computer und Outlook zu dieser Zeit aktiv sind, wenn Sie eine lokale Installation von Outlook verwenden.
siehe Abb. (klicken zum vergrößern)
Für Outlook im Web (Outlook.com oder Outlook on Office 365) funktioniert die geplante E-Mail-Zustellung auch, wenn Sie nicht online sind, da an dieser Stelle dann der Exchange Server diese Aufgabe für Sie übernimmt.
In Microsoft Outlook können Sie E-Mails planen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft gesendet werden sollen. So gehen Sie unter Outlook für Windows vor, um eine geplante E-Mail zu erstellen:
- Öffnen Sie Outlook und erstellen Sie eine neue E-Mail, indem Sie auf “Neue E-Mail” klicken oder Strg + Shift + M auf Ihrer Tastatur drücken.
- Geben Sie die notwendigen Informationen für Ihre E-Mail ein, einschließlich Empfänger, Betreff und E-Mail-Text.
- Klicken Sie auf die Registerkarte “Optionen” in der Menüleiste.
- Klicken Sie auf “Übermittlung Verzögern” in der Gruppe “Weitere Optionen“.
- Im Dialogfeld “Eigenschaften” unter “Übermittlungsoptionen” aktivieren Sie das Kontrollkästchen “Übermittlung verzögern bis” und wählen Sie Datum und Uhrzeit für die Zustellung der Nachricht.
- Klicken Sie auf “Schließen“, um das Dialogfeld zu schließen.
- Klicken Sie auf “Senden“, um die E-Mail zu speichern und zu planen.
- Die E-Mail bleibt im Ordner “Postausgang” bis zum gewählten Zeitpunkt für die Zustellung. Stellen Sie sicher, dass Ihr Computer und Outlook zu dieser Zeit aktiv sind, wenn Sie eine lokale Installation von Outlook verwenden.
siehe Abb. (klicken zum vergrößern)
Für Outlook im Web (Outlook.com oder Outlook on Office 365) funktioniert die geplante E-Mail-Zustellung auch, wenn Sie nicht online sind, da an dieser Stelle dann der Exchange Server diese Aufgabe für Sie übernimmt.
Aufgabenverwaltung in Outlook
Aufgabenverwaltung in Outlook
Microsoft Outlook bietet ein umfangreiches System zur Verwaltung von Aufgaben. Mit den folgenden grundlegenden Schritten erläutern wir, wie Sie das Aufgabenmanagement in Outlook verwenden können:
Aufgabe erstellen:
- Klicken Sie auf das Aufgabensymbol unten in der Navigationsleiste (es sieht aus wie eine Checkliste).
- Klicken Sie in der Aufgabenansicht auf “Neue Aufgabe” oder drücken Sie Strg + Shift + K auf Ihrer Tastatur.
- Geben Sie einen Betreff für die Aufgabe ein, setzen Sie ein Startdatum, ein Fälligkeitsdatum und den Status. Sie können auch eine Priorität einstellen und weitere Details in das Notizfeld eingeben.
Aufgaben verwalten:
- Ihre Aufgaben werden in der Aufgabenansicht aufgelistet. Unvollständige Aufgaben werden nach Fälligkeitsdatum sortiert, wobei die dringendsten Aufgaben oben stehen.
- Sie können Aufgaben als “Erledigt” markieren, indem Sie auf das kleine Kästchen links neben dem Aufgabennamen klicken. Erledigte Aufgaben werden am unteren Rand der Liste angezeigt.
- Sie können Aufgaben bearbeiten, indem Sie sie doppelklicken und die Details ändern.
- Sie können Aufgaben löschen, indem Sie sie auswählen und die Entf-Taste auf Ihrer Tastatur drücken oder auf “Löschen” in der Menüleiste klicken.
Aufgaben delegieren:
- Sie können eine Aufgabe an eine andere Person delegieren, indem Sie auf “Aufgabe übertragen” in der Menüleiste klicken oder Strg + Alt + F auf Ihrer Tastatur drücken.
- Geben Sie den Namen der Person ein, an die Sie die Aufgabe delegieren möchten, und klicken Sie auf “Senden“. Die Person erhält eine E-Mail mit der Aufgabe und kann diese akzeptieren oder ablehnen.
Erinnerungen einstellen:
- Bei der Erstellung oder Bearbeitung einer Aufgabe können Sie eine Erinnerung einrichten, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt an die Aufgabe erinnert.
- Sie können die Erinnerung auch später hinzufügen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe klicken und “Erinnerung” auswählen.
Outlook-Aufgaben können auch mit anderen Funktionen von Outlook, wie z.B. Kalender und E-Mail, integriert werden. Sie können zum Beispiel eine E-Mail in eine Aufgabe umwandeln, indem Sie sie in den Aufgabenordner ziehen. Sie können auch Aufgaben in Ihrem Kalender anzeigen, indem Sie “Aufgabenleiste” in den Kalenderoptionen aktivieren.
siehe Abb. (klicken zum vergrößern)
Microsoft Outlook bietet ein umfangreiches System zur Verwaltung von Aufgaben. Mit den folgenden grundlegenden Schritten erläutern wir, wie Sie das Aufgabenmanagement in Outlook verwenden können:
Aufgabe erstellen:
- Klicken Sie auf das Aufgabensymbol unten in der Navigationsleiste (es sieht aus wie eine Checkliste).
- Klicken Sie in der Aufgabenansicht auf “Neue Aufgabe” oder drücken Sie Strg + Shift + K auf Ihrer Tastatur.
- Geben Sie einen Betreff für die Aufgabe ein, setzen Sie ein Startdatum, ein Fälligkeitsdatum und den Status. Sie können auch eine Priorität einstellen und weitere Details in das Notizfeld eingeben.
Aufgaben verwalten:
- Ihre Aufgaben werden in der Aufgabenansicht aufgelistet. Unvollständige Aufgaben werden nach Fälligkeitsdatum sortiert, wobei die dringendsten Aufgaben oben stehen.
- Sie können Aufgaben als “Erledigt” markieren, indem Sie auf das kleine Kästchen links neben dem Aufgabennamen klicken. Erledigte Aufgaben werden am unteren Rand der Liste angezeigt.
- Sie können Aufgaben bearbeiten, indem Sie sie doppelklicken und die Details ändern.
- Sie können Aufgaben löschen, indem Sie sie auswählen und die Entf-Taste auf Ihrer Tastatur drücken oder auf “Löschen” in der Menüleiste klicken.
Aufgaben delegieren:
- Sie können eine Aufgabe an eine andere Person delegieren, indem Sie auf “Aufgabe übertragen” in der Menüleiste klicken oder Strg + Alt + F auf Ihrer Tastatur drücken.
- Geben Sie den Namen der Person ein, an die Sie die Aufgabe delegieren möchten, und klicken Sie auf “Senden“. Die Person erhält eine E-Mail mit der Aufgabe und kann diese akzeptieren oder ablehnen.
Erinnerungen einstellen:
- Bei der Erstellung oder Bearbeitung einer Aufgabe können Sie eine Erinnerung einrichten, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt an die Aufgabe erinnert.
- Sie können die Erinnerung auch später hinzufügen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe klicken und “Erinnerung” auswählen.
Outlook-Aufgaben können auch mit anderen Funktionen von Outlook, wie z.B. Kalender und E-Mail, integriert werden. Sie können zum Beispiel eine E-Mail in eine Aufgabe umwandeln, indem Sie sie in den Aufgabenordner ziehen. Sie können auch Aufgaben in Ihrem Kalender anzeigen, indem Sie “Aufgabenleiste” in den Kalenderoptionen aktivieren.
siehe Abb. (klicken zum vergrößern)
Quick Steps in Outlook
Quick Steps in Outlook
Quick Steps in Outlook ermöglichen es Ihnen, mehrere Aktionen gleichzeitig auf E-Mails anzuwenden, die Sie häufig durchführen. Sie können voreingestellte Quick Steps verwenden oder eigene erstellen. Mit den folgenden Schritten können Sie Quick Steps in Outlook verwenden:
Verwendung von Quick Steps:
- Gehen Sie zu Ihrem Posteingang und wählen Sie eine E-Mail aus.
- Gehen Sie zur Registerkarte “Start” in der Menüleiste und suchen Sie die Quick Steps Gruppe.
- Wählen Sie einen der voreingestellten Quick Steps aus. Einige häufig verwendete Quick Steps sind “Zu Manager weiterleiten“, “In Ordner verschieben” und “Als erledigt markieren“.
Erstellen eines neuen Quick Steps:
- Klicken Sie in der Quick Steps Gruppe auf “Neu erstellen“.
- Geben Sie einen Namen für den neuen Quick Step ein.
- Wählen Sie unter “Aktion auswählen” die Aktion aus, die Sie ausführen möchten. Wenn Sie mehrere Aktionen ausführen möchten, klicken Sie auf “Aktion hinzufügen“.
- Optional können Sie auch eine Tastenkombination und eine Tooltipp-Text hinzufügen.
- Klicken Sie auf “Fertig stellen“, um den neuen Quick Step zu erstellen.
Bearbeiten oder Löschen eines Quick Steps:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Quick Step und wählen Sie “Bearbeiten” oder “Löschen“.
- Wenn Sie einen Quick Step bearbeiten, können Sie seine Aktionen, Tastenkombination und Tooltipp-Text ändern.
- Wenn Sie einen Quick Step löschen, wird er dauerhaft aus der Liste entfernt.
siehe Abb. (klicken zum vergrößern)
Quick Steps können eine enorme Zeitersparnis sein, besonders wenn Sie häufig wiederholte Aufgaben durchführen. Es ist eine gute Idee, sich ein wenig Zeit zu nehmen, um Quick Steps einzurichten, die zu Ihrer Arbeitsweise passen.
Quick Steps in Outlook ermöglichen es Ihnen, mehrere Aktionen gleichzeitig auf E-Mails anzuwenden, die Sie häufig durchführen. Sie können voreingestellte Quick Steps verwenden oder eigene erstellen. Mit den folgenden Schritten können Sie Quick Steps in Outlook verwenden:
Verwendung von Quick Steps:
- Gehen Sie zu Ihrem Posteingang und wählen Sie eine E-Mail aus.
- Gehen Sie zur Registerkarte “Start” in der Menüleiste und suchen Sie die Quick Steps Gruppe.
- Wählen Sie einen der voreingestellten Quick Steps aus. Einige häufig verwendete Quick Steps sind “Zu Manager weiterleiten“, “In Ordner verschieben” und “Als erledigt markieren“.
Erstellen eines neuen Quick Steps:
- Klicken Sie in der Quick Steps Gruppe auf “Neu erstellen“.
- Geben Sie einen Namen für den neuen Quick Step ein.
- Wählen Sie unter “Aktion auswählen” die Aktion aus, die Sie ausführen möchten. Wenn Sie mehrere Aktionen ausführen möchten, klicken Sie auf “Aktion hinzufügen“.
- Optional können Sie auch eine Tastenkombination und eine Tooltipp-Text hinzufügen.
- Klicken Sie auf “Fertig stellen“, um den neuen Quick Step zu erstellen.
Bearbeiten oder Löschen eines Quick Steps:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Quick Step und wählen Sie “Bearbeiten” oder “Löschen“.
- Wenn Sie einen Quick Step bearbeiten, können Sie seine Aktionen, Tastenkombination und Tooltipp-Text ändern.
- Wenn Sie einen Quick Step löschen, wird er dauerhaft aus der Liste entfernt.
siehe Abb. (klicken zum vergrößern)
Quick Steps können eine enorme Zeitersparnis sein, besonders wenn Sie häufig wiederholte Aufgaben durchführen. Es ist eine gute Idee, sich ein wenig Zeit zu nehmen, um Quick Steps einzurichten, die zu Ihrer Arbeitsweise passen.
Regeln in Outlook
Regeln in Outlook
Mit der Regelfunktion von Outlook können Sie Ihre E-Mails automatisch verwalten und sortieren. Zum Beispiel können Sie eine Regel erstellen, die alle E-Mails von einem bestimmten Absender in einen bestimmten Ordner verschiebt. Zum Thema “Regeln in Outlook” haben wir einen eigenen Beitrag verfasst den Sie hier finden >>>
Mit der Regelfunktion von Outlook können Sie Ihre E-Mails automatisch verwalten und sortieren. Zum Beispiel können Sie eine Regel erstellen, die alle E-Mails von einem bestimmten Absender in einen bestimmten Ordner verschiebt. Zum Thema “Regeln in Outlook” haben wir einen eigenen Beitrag verfasst den Sie hier finden >>>
Suchfunktion in Outlook
Suchfunktion in Outlook
Die Suchfunktion in Microsoft Outlook ist ein sehr leistungsfähiges Werkzeug, das es Ihnen ermöglicht, spezifische E-Mails, Termine, Kontakte und andere Elemente schnell zu finden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Einfache Suche:
- Geben Sie in das Suchfeld oben im Outlook-Fenster ein Wort oder einen Ausdruck ein, nach dem Sie suchen möchten, und drücken Sie die Eingabetaste.
- Outlook durchsucht den aktuellen Ordner und zeigt alle Elemente an, die den Suchkriterien entsprechen.
Erweiterte Suche:
- Klicken Sie auf das Suchfeld und dann auf die Registerkarte “Suchtools” in der Menüleiste.
- Klicken Sie auf “Suchtools” und dann auf “Erweiterte Suche“.
- Im Dialogfeld “Erweiterte Suche” können Sie spezifischere Suchkriterien eingeben, wie z.B. das Suchen nur in bestimmten Feldern, das Suchen nach
- Elementen, die innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs erstellt wurden, oder das Suchen nach Elementen, die bestimmte Kategorien haben.
Suchordner:
- Suchordner sind eine spezielle Art von Ordner, die automatisch alle Elemente enthalten, die bestimmten Suchkriterien entsprechen. Sie können z.B. einen Suchordner für alle ungelesenen E-Mails erstellen, oder für alle E-Mails, die einen bestimmten Begriff enthalten.
- Um einen neuen Suchordner zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf “Suchordner” in der Ordnerliste und wählen Sie “Neuer Suchordner“. Wählen Sie die gewünschten Kriterien und klicken Sie auf “OK“.
Suchoperatoren:
- Sie können Suchoperatoren verwenden, um Ihre Suche zu verfeinern. Zum Beispiel:
- UND (z.B., Katze UND Hund) findet Elemente, die beide Begriffe enthalten.
- ODER (z.B., Katze ODER Hund) findet Elemente, die entweder einen der Begriffe enthalten.
- NICHT (z.B., Katze NICHT Hund) findet Elemente, die den ersten Begriff enthalten, aber nicht den zweiten.
- Anführungszeichen (z.B., “Katze Hund”) findet Elemente, die genau diesen Ausdruck enthalten.
- Klammern können verwendet werden, um die Reihenfolge der Operatoren zu steuern (z.B., (Katze ODER Hund) UND Maus).
Die Suchfunktion in Outlook kann Ihnen viel Zeit sparen, indem sie Ihnen hilft, genau das zu finden, was Sie suchen, selbst in einem großen Postfach oder Kalender. Es lohnt sich, ein wenig Zeit damit zu verbringen, um zu lernen, wie man sie effektiv nutzt.
Die Suchfunktion in Microsoft Outlook ist ein sehr leistungsfähiges Werkzeug, das es Ihnen ermöglicht, spezifische E-Mails, Termine, Kontakte und andere Elemente schnell zu finden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Einfache Suche:
- Geben Sie in das Suchfeld oben im Outlook-Fenster ein Wort oder einen Ausdruck ein, nach dem Sie suchen möchten, und drücken Sie die Eingabetaste.
- Outlook durchsucht den aktuellen Ordner und zeigt alle Elemente an, die den Suchkriterien entsprechen.
Erweiterte Suche:
- Klicken Sie auf das Suchfeld und dann auf die Registerkarte “Suchtools” in der Menüleiste.
- Klicken Sie auf “Suchtools” und dann auf “Erweiterte Suche“.
- Im Dialogfeld “Erweiterte Suche” können Sie spezifischere Suchkriterien eingeben, wie z.B. das Suchen nur in bestimmten Feldern, das Suchen nach
- Elementen, die innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs erstellt wurden, oder das Suchen nach Elementen, die bestimmte Kategorien haben.
Suchordner:
- Suchordner sind eine spezielle Art von Ordner, die automatisch alle Elemente enthalten, die bestimmten Suchkriterien entsprechen. Sie können z.B. einen Suchordner für alle ungelesenen E-Mails erstellen, oder für alle E-Mails, die einen bestimmten Begriff enthalten.
- Um einen neuen Suchordner zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf “Suchordner” in der Ordnerliste und wählen Sie “Neuer Suchordner“. Wählen Sie die gewünschten Kriterien und klicken Sie auf “OK“.
Suchoperatoren:
- Sie können Suchoperatoren verwenden, um Ihre Suche zu verfeinern. Zum Beispiel:
- UND (z.B., Katze UND Hund) findet Elemente, die beide Begriffe enthalten.
- ODER (z.B., Katze ODER Hund) findet Elemente, die entweder einen der Begriffe enthalten.
- NICHT (z.B., Katze NICHT Hund) findet Elemente, die den ersten Begriff enthalten, aber nicht den zweiten.
- Anführungszeichen (z.B., “Katze Hund”) findet Elemente, die genau diesen Ausdruck enthalten.
- Klammern können verwendet werden, um die Reihenfolge der Operatoren zu steuern (z.B., (Katze ODER Hund) UND Maus).
Die Suchfunktion in Outlook kann Ihnen viel Zeit sparen, indem sie Ihnen hilft, genau das zu finden, was Sie suchen, selbst in einem großen Postfach oder Kalender. Es lohnt sich, ein wenig Zeit damit zu verbringen, um zu lernen, wie man sie effektiv nutzt.
Abwesenheitsnachricht in Outlook
Abwesenheitsnachricht in Outlook
Wenn Sie im Urlaub oder nicht verfügbar sind, können Sie eine automatische Abwesenheitsnachricht einrichten, die automatisch an Personen gesendet wird, die Ihnen E-Mails senden. Zu diesem Thema haben wir einen eigenen Beitrag erstellt den Sie hier finden >>>
Wenn Sie im Urlaub oder nicht verfügbar sind, können Sie eine automatische Abwesenheitsnachricht einrichten, die automatisch an Personen gesendet wird, die Ihnen E-Mails senden. Zu diesem Thema haben wir einen eigenen Beitrag erstellt den Sie hier finden >>>
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