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So verschlüsseln Sie Ihre Dokumente in Word richtig

Wenn Sie wichtige Dokumente in Word erstellt haben, dann sind diese nicht für jedermann bestimmt und müssen daher vor unbefugtem Zugriff, oder Manipulation geschützt werden. Es gibt in Word dafür verschiedene Wege entweder nur bestimmte Bereiche des Word Dokumentes abzusichern, oder vor dem Zugriff unbefugter Personen komplett zu schützen.

So verschluesseln Sie Ihre Dokumente in Word richtig

Themenübersicht

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Ehrlicherweise muss man aber auch dazu sagen, das natürlich kein Schutz eine 100%ige Sicherheit bietet. Daher kann es ratsam sein eine doppelte Sicherung zu verwenden indem man zum einen das Word Dokument selbst schützt, und dieses dann nochmals als ZIP oder RAR Datei zu packen, und diese ebenfalls zu verschlüsseln.

Wie Sie das alles machen können möchten wir in diesem Artikel beschreiben.

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So verschlüsseln Sie Ihre Dokumente in Word richtig

Wenn Sie wichtige Dokumente in Word erstellt haben, dann sind diese nicht für jedermann bestimmt und müssen daher vor unbefugtem Zugriff, oder Manipulation geschützt werden. Es gibt in Word dafür verschiedene Wege entweder nur bestimmte Bereiche des Word Dokumentes abzusichern, oder vor dem Zugriff unbefugter Personen komplett zu schützen.

So verschluesseln Sie Ihre Dokumente in Word richtig

Ehrlicherweise muss man aber auch dazu sagen, das natürlich kein Schutz eine 100%ige Sicherheit bietet. Daher kann es ratsam sein eine doppelte Sicherung zu verwenden indem man zum einen das Word Dokument selbst schützt, und dieses dann nochmals als ZIP oder RAR Datei zu packen, und diese ebenfalls zu verschlüsseln.

Wie Sie das alles machen können möchten wir in diesem Artikel beschreiben.

Themenübersicht

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1. Einzelne Bereiche im Word Dokument schützen

1. Einzelne Bereiche im Word Dokument schützen

Wenn Sie einzelne Bereiche in einem Word Dokument vor unberechtigter Bearbeitung schützen möchten kommen Sie eigentlich um den Einsatz von Steuerelementen nicht herum. Diese können dann nämlich später wie Formularbereiche behandelt, und separat geschützt werden.

Nehmen wir also an das Sie einen Brief mit Formularsteuerelementen erstellt haben, und hier bestimmte Bereiche ganz explizit schützen möchten, dann gehen Sie im Word Menü über den Reiter “Entwicklertools” in den “Entwurfsmodus“, und wählen über das Kontextmenü (rechte Maustaste) die Eigenschaften des betreffenden Elements aus. Auf diese Weise können Sie jedes einzelne Element vor der Bearbeitung separat schützen.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Word Dokument Bereiche schuetzen
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Sie sehen sicherlich schon das diese Methode zwar ziemlich arbeitsaufwändig ist, aber auf der anderen Seite die größte Vielfalt an Einschränkungsmöglichkeiten in Bezug auf den Fremdzugriff bietet.

Etwas einfacher ist es da in Word über den Reiter “Überprüfen” – “Bearbeitung einschränken” zu gehen, und dort unter den von Word vorgegebenen Möglichkeiten zu Einschränkung von Bearbeitung auszuwählen. Hier können Sie das Dokument so schützen das entweder nur Bearbeitungen von Kommentaren, das Ausfüllen von Formularfeldern erlaubt ist, oder eben auch keinerlei Veränderungen vorgenommen werden dürfen.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Word Dokument Bearbeitung einschraenken
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Wenn Sie einzelne Bereiche in einem Word Dokument vor unberechtigter Bearbeitung schützen möchten kommen Sie eigentlich um den Einsatz von Steuerelementen nicht herum. Diese können dann nämlich später wie Formularbereiche behandelt, und separat geschützt werden.

Nehmen wir also an das Sie einen Brief mit Formularsteuerelementen erstellt haben, und hier bestimmte Bereiche ganz explizit schützen möchten, dann gehen Sie im Word Menü über den Reiter “Entwicklertools” in den “Entwurfsmodus“, und wählen über das Kontextmenü (rechte Maustaste) die Eigenschaften des betreffenden Elements aus. Auf diese Weise können Sie jedes einzelne Element vor der Bearbeitung separat schützen.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Word Dokument Bereiche schuetzen
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Sie sehen sicherlich schon das diese Methode zwar ziemlich arbeitsaufwändig ist, aber auf der anderen Seite die größte Vielfalt an Einschränkungsmöglichkeiten in Bezug auf den Fremdzugriff bietet.

Etwas einfacher ist es da in Word über den Reiter “Überprüfen” – “Bearbeitung einschränken” zu gehen, und dort unter den von Word vorgegebenen Möglichkeiten zu Einschränkung von Bearbeitung auszuwählen. Hier können Sie das Dokument so schützen das entweder nur Bearbeitungen von Kommentaren, das Ausfüllen von Formularfeldern erlaubt ist, oder eben auch keinerlei Veränderungen vorgenommen werden dürfen.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Word Dokument Bearbeitung einschraenken
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2. Gesamtes Word Dokument vor Zugriff schützen

2. Gesamtes Word Dokument vor Zugriff schützen

Wenn Sie Ihr Word Dokument komplett vor unbefugtem Zugriff schützen möchten ist die einfachste Methode über das Word Menü “Datei” und dort den Bereich “Dokument schützen” auszuwählen. Hier können Sie das gesamte Word Dokument beispielsweise mit einem Passwortschutz versehen, so das die Datei ohne Passwort überhaupt nicht mehr geöffnet werden kann.

Allerdings sollten Sie sich das Passwort natürlich auch selbst gut merken, da es sonst auch für Sie als Ersteller schwierig wird an das Dokument wieder ranzukommen.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Word Dokument Passwortschutz
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Wenn Sie Ihr Word Dokument komplett vor unbefugtem Zugriff schützen möchten ist die einfachste Methode über das Word Menü “Datei” und dort den Bereich “Dokument schützen” auszuwählen. Hier können Sie das gesamte Word Dokument beispielsweise mit einem Passwortschutz versehen, so das die Datei ohne Passwort überhaupt nicht mehr geöffnet werden kann.

Allerdings sollten Sie sich das Passwort natürlich auch selbst gut merken, da es sonst auch für Sie als Ersteller schwierig wird an das Dokument wieder ranzukommen.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Word Dokument Passwortschutz
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3. Fazit

3. Fazit

Wie Sie gesehen haben ist es abhängig davon wie umfangreich und dezidiert Sie Ihr Word Dokument schützen möchten auch mehr oder weniger aufwändig dies zu erledigen. Es wäre natürlich wünscheswert das Microsoft künftig hier mehr Möglichkeiten bietet, so wie es beispielsweise so wie in Excel möglich ist jede Zelle für sich individuell freizugeben, oder eben auch zu sperren.

Die Möglichkeiten Ihr Dokument zu schützen bieten übrigens keine 100%ige Sicherheit. Denn der Passwortschutz welcher zum Öffnen des Word Dokumentes verwendet werden kann lässt sich mit entsprechenden Tools im Internet zum Teil auch aushebeln. Aber es ist immer noch besser als nichts zum Schutz vor unbefugtem Zugriff zu unternehmen.

Wie Sie gesehen haben ist es abhängig davon wie umfangreich und dezidiert Sie Ihr Word Dokument schützen möchten auch mehr oder weniger aufwändig dies zu erledigen. Es wäre natürlich wünscheswert das Microsoft künftig hier mehr Möglichkeiten bietet, so wie es beispielsweise so wie in Excel möglich ist jede Zelle für sich individuell freizugeben, oder eben auch zu sperren.

Die Möglichkeiten Ihr Dokument zu schützen bieten übrigens keine 100%ige Sicherheit. Denn der Passwortschutz welcher zum Öffnen des Word Dokumentes verwendet werden kann lässt sich mit entsprechenden Tools im Internet zum Teil auch aushebeln. Aber es ist immer noch besser als nichts zum Schutz vor unbefugtem Zugriff zu unternehmen.

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Über den Autor:

Michael Suhr
Michael SuhrWebdesigner / Dipl.-Betriebswirt
Nach 20 Jahren im Logistikmanagement bin ich seit Anfang 2015 im Bereich Webdesign, Office Training und Webberatung tätig. Nebenbei gebe ich soweit es die Zeit zulässt noch Tipps & Tricks für mehr digitale Kompetenz in meinem Blog.

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