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So lösen Sie das Problem mit viel
zu großen Excel Dateien

Wenn Sie an Excel Dateien denken, dann grübeln Sie bestimmt nicht darüber ob Sie für die Datei noch genügend Platz auf Ihrer Festplatte haben. Und sicherlich wird kaum jemand seine Festplatte so vollstopfen, das nicht noch ein paar Gigabyte Platz Puffer übrig sind.

Warum wird Excel Datei so groß

Aber trotzdem kann es durchaus große Augen geben, wenn Sie entweder mal einen flüchtigen Blick auf die Dateigröße Ihrer Excel Tabelle werfen, oder sich vielleicht wundern das es solange dauert bis die Datei geladen wird.

Jetzt beginnt die Fehlersuche wo denn die ganzen Megabyte herkommen, obwohl die Tabelle doch eigentlich recht überschaubar ist.

Wie Sie dem Problem in Excel 2016 auf die Spur kommen, und lösen können erfahren Sie in unserem Artikel.

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Festplattenkapazität: 2000 GB, Festplatten-Formfaktor: 2.5 ...

*Zuletzt aktualisiert am 17. August 2018 um 12:51 . Preise können sich geändert haben. Alle Angaben ohne Gewähr.

So lösen Sie das Problem mit viel zu großen Excel Dateien

Wenn Sie an Excel Dateien denken, dann grübeln Sie bestimmt nicht darüber ob Sie für die Datei noch genügend Platz auf Ihrer Festplatte haben. Und sicherlich wird kaum jemand seine Festplatte so vollstopfen, das nicht noch ein paar Gigabyte Platz Puffer übrig sind.

Warum wird Excel Datei so groß

Aber trotzdem kann es durchaus große Augen geben, wenn Sie entweder mal einen flüchtigen Blick auf die Dateigröße Ihrer Excel Tabelle werfen, oder sich vielleicht wundern das es solange dauert bis die Datei geladen wird.

Jetzt beginnt die Fehlersuche wo denn die ganzen Megabyte herkommen, obwohl die Tabelle doch eigentlich recht überschaubar ist.

Wie Sie dem Problem in Excel 2016 auf die Spur kommen, und lösen können erfahren Sie in unserem Artikel.

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Festplattenkapazität: 2000 GB, Festplatten-Formfaktor: 2.5 ...

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1. Offensichtliche Bilder und Formen prüfen.

1. Offensichtliche Bilder und Formen prüfen.

Je mehr Daten Sie in Ihre Excel Tabelle einfügen, umso größer und langsamer wird die Datei im Lauf der Zeit werden.

Kontrollieren Sie ob Sie die eingefügten Bilder von der Pixelanzahl nicht etwas verkleinern können.
Dies geht unter Windows sehr simpel mit dem Bordmittel Microsoft Paint.

Zusätzlich können Sie Grafiken welche Sie als Png oder Jpeg eingefügt haben fast verlustfrei mit dem Online Tool Tiny PNG deutlich verkleinern.

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Je mehr Daten Sie in Ihre Excel Tabelle einfügen, umso größer und langsamer wird die Datei im Lauf der Zeit werden.

Kontrollieren Sie ob Sie die eingefügten Bilder von der Pixelanzahl nicht etwas verkleinern können.
Dies geht unter Windows sehr simpel mit dem Bordmittel Microsoft Paint.

Zusätzlich können Sie Grafiken welche Sie als Png oder Jpeg eingefügt haben fast verlustfrei mit dem Online Tool Tiny PNG deutlich verkleinern.

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2. Versteckte Grafiken in Zellkommentaren prüfen.

2. Versteckte Grafiken in Zellkommentaren prüfen.

Nun gibt es aber nicht nur offensichtliche Grafiken und Formen die man sofort sieht.

Diese können sich auch in Zellkommentaren verbergern, die nur sichtbar werden wenn man die Maus direkt über die Zelle bewegt.

Ersetzen Sie die Grafik des Zellkommentars wie folgt:

  • Rechtsklick auf die betreffende Zelle und dort „Kommentar bearbeiten“
  • Erneut Rechtsklick auf den Rahmen des Zellkommentar und „Kommentar formatieren“
  • Im nächsten Fenster auf „Farben und Linien“
  • Dann den Punkt „Farbe“ auf „Fülleffekte“
  • Im nächsten Fenster auf „Grafik“ und „Grafik auswählen“

Wenn es Grafiken als Zellkommentar sein sollen (was natürlich schick aussieht), dann achten Sie darauf das diese von der Größe her optimiert sind.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Zellkommentar in Excel bearbeiten
Zellkommentar in Excel formatieren
Grafik als Zellkommentar in Excel
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Nun gibt es aber nicht nur offensichtliche Grafiken und Formen die man sofort sieht.

Diese können sich auch in Zellkommentaren verbergern, die nur sichtbar werden wenn man die Maus direkt über die Zelle bewegt.

Ersetzen Sie die Grafik des Zellkommentars wie folgt:

  • Rechtsklick auf die betreffende Zelle und dort „Kommentar bearbeiten“
  • Erneut Rechtsklick auf den Rahmen des Zellkommentar und „Kommentar formatieren“
  • Im nächsten Fenster auf „Farben und Linien“
  • Dann den Punkt „Farbe“ auf „Fülleffekte“
  • Im nächsten Fenster auf „Grafik“ und „Grafik auswählen“

Wenn es Grafiken als Zellkommentar sein sollen (was natürlich schick aussieht), dann achten Sie darauf das diese von der Größe her optimiert sind.

Siehe Abb.:

Zellkommentar in Excel bearbeiten
Zellkommentar in Excel formatieren
Grafik als Zellkommentar in Excel
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3. Diagramme überprüfen.

3. Diagramme überprüfen.

Auch sei erwähnt das so ein kleines Balken oder Kreisdiagramm die Datei nicht sofort unendlich aufbläht.

Aber auch hier muss man sich immer bewusst sein, das je mehr Grafiken, und auch grafische Effekte, sowie Abfragen (ggf. über mehrere Tabellenblätter) enthalten sind, sich diese natürlich auch auf die Dateigröße, und somit die Ladezeiten einer Tabelle durchaus negativ auswirken können.

Es kann sich also durchaus lohnen einen kritischen Blick auf enthaltene Grafiken und Diagramme zu werfen.

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*Zuletzt aktualisiert am 17. August 2018 um 13:32 . Preise können sich geändert haben. Alle Angaben ohne Gewähr.

Auch sei erwähnt das so ein kleines Balken oder Kreisdiagramm die Datei nicht sofort unendlich aufbläht.

Aber auch hier muss man sich immer bewusst sein, das je mehr Grafiken, und auch grafische Effekte, sowie Abfragen (ggf. über mehrere Tabellenblätter) enthalten sind, sich diese natürlich auch auf die Dateigröße, und somit die Ladezeiten einer Tabelle durchaus negativ auswirken können.

Es kann sich also durchaus lohnen einen kritischen Blick auf enthaltene Grafiken und Diagramme zu werfen.

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4. Übermäßige Zellformatierung in Excel.

4. Übermäßige Zellformatierung in Excel.

Zum Schluss kommen wir zu einem Punkt an dem man tatsächlich verzweifeln kann, weil dieser wirklich nur mit Detektivarbeit zu finden ist.

Es handelt sich um die sog. „übermäßige Zellformatierung“ die eine Excel Datei unwahrscheinlich langsam macht, und auch von der Größe her Ihren Tribut fordert obwohl davon absolut nichts zu sehen ist.

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Passieren kann dies wenn Sie beispielsweise Zellen bedingt formatiert haben, und statt nur der betreffenden Zellen eine ganze Spalte, oder Zeile markiert haben.
Es ist uns allerdings auch schon untergekommen, das dieses Problem aufgetaucht ist, obwohl wir nichts dergleichen gemacht haben.

Sie können es ganz einfach testen indem Sie (unter Windows) einfach mal die oberste Zelle ganz links in Ihrem Tabellenblatt markieren, und dann die Tastenkombination „STRG + „Ende“ ausführen.

Landet Ihr Cursor irgendwo bei einer Zeilennummer weit abseits des eigentlichen Inhaltes, liegt der Verdacht nahe das Excel die Zellen als gefüllte Zellen betrachtet, und diese bei jedem Start mit berücksichtigt, und aktiv lädt.

Hinweis:
In Excel 2016 beträgt die maximale Zeilenanzahl 1.048.576 und die maximale Spaltenanzahl liegt bei 16.384.

Aber zum Glück hat Microsoft sich dieses Problems angenommen, und bietet ein Add-In dafür an. Leider ist dieses standardmäßig nicht aktiviert, und muss zunächst manuell erledigt werden, um damit arbeiten zu können.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  • Gehen Sie im Register: „Datei“ auf „Optionen“ und „Add-Ins“
  • Wählen Sie im Feld „Verwalten“ den Eintrag „Com Add-Ins“ aus, und klicken auf „Gehe zu“
  • Aktivieren Sie im Dialogfeld „Com Add-Ins“ das Kontrollkästchen „Inquire“

Ab jetzt haben Sie die zusätzliche Registerkarte Inquire immer in Excel verfügbar.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Excel Add-Ins anzeigen
Excel Com Add-Ins
Excel Inquire aktivieren
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*Zuletzt aktualisiert am 17. August 2018 um 11:52 . Preise können sich geändert haben. Alle Angaben ohne Gewähr.

Zum Schluss kommen wir zu einem Punkt an dem man tatsächlich verzweifeln kann, weil dieser wirklich nur mit Detektivarbeit zu finden ist.

Es handelt sich um die sog. „übermäßige Zellformatierung“ die eine Excel Datei unwahrscheinlich langsam macht, und auch von der Größe her Ihren Tribut fordert obwohl davon absolut nichts zu sehen ist.

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Passieren kann dies wenn Sie beispielsweise Zellen bedingt formatiert haben, und statt nur der betreffenden Zellen eine ganze Spalte, oder Zeile markiert haben.
Es ist uns allerdings auch schon untergekommen, das dieses Problem aufgetaucht ist, obwohl wir nichts dergleichen gemacht haben.

Sie können es ganz einfach testen indem Sie (unter Windows) einfach mal die oberste Zelle ganz links in Ihrem Tabellenblatt markieren, und dann die Tastenkombination „STRG + „Ende“ ausführen.

Landet Ihr Cursor irgendwo bei einer Zeilennummer weit abseits des eigentlichen Inhaltes, liegt der Verdacht nahe das Excel die Zellen als gefüllte Zellen betrachtet, und diese bei jedem Start mit berücksichtigt, und aktiv lädt.

Hinweis:
In Excel 2016 beträgt die maximale Zeilenanzahl 1.048.576 und die maximale Spaltenanzahl liegt bei 16.384.

Aber zum Glück hat Microsoft sich dieses Problems angenommen, und bietet ein Add-In dafür an. Leider ist dieses standardmäßig nicht aktiviert, und muss zunächst manuell erledigt werden, um damit arbeiten zu können.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  • Gehen Sie im Register: „Datei“ auf „Optionen“ und „Add-Ins“
  • Wählen Sie im Feld „Verwalten“ den Eintrag „Com Add-Ins“ aus, und klicken auf „Gehe zu“
  • Aktivieren Sie im Dialogfeld „Com Add-Ins“ das Kontrollkästchen „Inquire“

Ab jetzt haben Sie die zusätzliche Registerkarte Inquire immer in Excel verfügbar.

Siehe Abb.:

Excel Add-Ins anzeigen
Excel Com Add-Ins
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5. Übermäßige Zellformatierung mit Inquire bereinigen.

5. Übermäßige Zellformatierung mit Inquire bereinigen.

Das war nun eigenlich auch schon der etwas kompliziertere Teil der ganzen Aktion.

Um Ihre Tabelle von überflüssiger Zellformatierung zu befreien gehen Sie unter Ihrer neuen Registerkarte „Inquire“ auf „übermäßige Zellformatierung entfernen“ und wählen im nächsten Dialogfenster nur noch aus ob Sie diese Aktion für das aktuelle oder alle in der Mappe enthaltenen Arbeitsblätter durchführen möchten, und bestätigen dies mit „OK“

Nachdem Sie Ihre Datei so erneut gespeichert haben, werden Sie feststellen das sich die Dateigröße drastisch verkleinert hat, und Ihre Tabelle künftig auch wieder gewohnt zügig geladen wird.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Excel Inquire ausführen
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Das war nun eigenlich auch schon der etwas kompliziertere Teil der ganzen Aktion.

Um Ihre Tabelle von überflüssiger Zellformatierung zu befreien gehen Sie unter Ihrer neuen Registerkarte „Inquire“ auf „übermäßige Zellformatierung entfernen“ und wählen im nächsten Dialogfenster nur noch aus ob Sie diese Aktion für das aktuelle oder alle in der Mappe enthaltenen Arbeitsblätter durchführen möchten, und bestätigen dies mit „OK“

Nachdem Sie Ihre Datei so erneut gespeichert haben, werden Sie feststellen das sich die Dateigröße drastisch verkleinert hat, und Ihre Tabelle künftig auch wieder gewohnt zügig geladen wird.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

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Über den Autor:

Michael Suhr
Michael SuhrWebdesigner / Betriebswirt
Nach 20 Jahren im Logistikmanagement bin ich seit Anfang 2015 als freiberuflicher Webdesigner und Office Trainer tätig. Nebenbei gebe ich soweit es die Zeit zulässt noch Tipps & Tricks für mehr digitale Kompetenz in meinem Blog.

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2018-08-04T08:30:11+00:00By |Categories: Excel 2016, Office 2016|Tags: , , |
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