Enthält bezahlte Promotion

Anzeige
Anzeige

Warum wird meine Excel Datei so groß?

Wenn Sie an Excel Dateien denken, dann grübeln Sie bestimmt nicht darüber ob Sie für die Datei noch genügend Platz auf Ihrer Festplatte haben. Und sicherlich wird kaum jemand seine Festplatte so vollstopfen, das nicht noch ein paar Gigabyte Platz Puffer übrig sind.

Warum wird Excel Datei so groß

Themenübersicht

Anzeige

Aber trotzdem kann es durchaus große Augen geben, wenn Sie entweder mal einen flüchtigen Blick auf die Dateigröße Ihrer Excel Tabelle werfen, oder sich vielleicht wundern das es solange dauert bis die Datei geladen wird. Jetzt beginnt die Fehlersuche wo denn die ganzen Megabyte herkommen, obwohl die Tabelle doch eigentlich recht überschaubar ist.

Wie Sie dem Problem in Excel 2016/2019 auf die Spur kommen, und lösen können erfahren Sie in unserem Artikel.

zum Testbericht

Warum wird meine Excel Datei so groß?

Wenn Sie an Excel Dateien denken, dann grübeln Sie bestimmt nicht darüber ob Sie für die Datei noch genügend Platz auf Ihrer Festplatte haben. Und sicherlich wird kaum jemand seine Festplatte so vollstopfen, das nicht noch ein paar Gigabyte Platz Puffer übrig sind.

Warum wird Excel Datei so groß

Aber trotzdem kann es durchaus große Augen geben, wenn Sie entweder mal einen flüchtigen Blick auf die Dateigröße Ihrer Excel Tabelle werfen, oder sich vielleicht wundern das es solange dauert bis die Datei geladen wird. Jetzt beginnt die Fehlersuche wo denn die ganzen Megabyte herkommen, obwohl die Tabelle doch eigentlich recht überschaubar ist.

Wie Sie dem Problem in Excel 2016/2019 auf die Spur kommen, und lösen können erfahren Sie in unserem Artikel.

Themenübersicht

Anzeige
zum Testbericht

1. Offensichtliche Bilder und Formen prüfen.

1. Offensichtliche Bilder und Formen prüfen.

Je mehr Daten Sie in Ihre Excel Tabelle einfügen, umso größer und langsamer wird die Datei im Lauf der Zeit werden.

Kontrollieren Sie ob Sie die eingefügten Bilder von der Pixelanzahl nicht etwas verkleinern können. Dies geht unter Windows sehr simpel mit dem Bordmittel Microsoft Paint.

Zusätzlich können Sie Grafiken welche Sie als Png oder Jpeg eingefügt haben fast verlustfrei mit dem Online Tool Tiny PNG deutlich verkleinern.

Anzeige

Je mehr Daten Sie in Ihre Excel Tabelle einfügen, umso größer und langsamer wird die Datei im Lauf der Zeit werden.

Kontrollieren Sie ob Sie die eingefügten Bilder von der Pixelanzahl nicht etwas verkleinern können. Dies geht unter Windows sehr simpel mit dem Bordmittel Microsoft Paint.

Zusätzlich können Sie Grafiken welche Sie als Png oder Jpeg eingefügt haben fast verlustfrei mit dem Online Tool Tiny PNG deutlich verkleinern.

Anzeige

2. Versteckte Grafiken in Zellkommentaren prüfen.

2. Versteckte Grafiken in Zellkommentaren prüfen.

Nun gibt es aber nicht nur offensichtliche Grafiken und Formen die man sofort sieht. Diese können sich auch in Zellkommentaren verbergern, die nur sichtbar werden wenn man die Maus direkt über die Zelle bewegt.

Ersetzen Sie die Grafik des Zellkommentars wie folgt:

  • Rechtsklick auf die betreffende Zelle und dort “Kommentar bearbeiten”
  • Erneut Rechtsklick auf den Rahmen des Zellkommentar und “Kommentar formatieren”
  • Im nächsten Fenster auf “Farben und Linien”
  • Dann den Punkt “Farbe” auf “Fülleffekte”
  • Im nächsten Fenster auf “Grafik” und “Grafik auswählen”

Wenn es Grafiken als Zellkommentar sein sollen (was natürlich schick aussieht), dann achten Sie darauf das diese von der Größe her optimiert sind.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Zellkommentar in Excel bearbeiten
Zellkommentar in Excel formatieren
Grafik als Zellkommentar in Excel
Anzeige

Nun gibt es aber nicht nur offensichtliche Grafiken und Formen die man sofort sieht. Diese können sich auch in Zellkommentaren verbergern, die nur sichtbar werden wenn man die Maus direkt über die Zelle bewegt.

Ersetzen Sie die Grafik des Zellkommentars wie folgt:

  • Rechtsklick auf die betreffende Zelle und dort “Kommentar bearbeiten”
  • Erneut Rechtsklick auf den Rahmen des Zellkommentar und “Kommentar formatieren”
  • Im nächsten Fenster auf “Farben und Linien”
  • Dann den Punkt “Farbe” auf “Fülleffekte”
  • Im nächsten Fenster auf “Grafik” und “Grafik auswählen”

Wenn es Grafiken als Zellkommentar sein sollen (was natürlich schick aussieht), dann achten Sie darauf das diese von der Größe her optimiert sind.

Siehe Abb.:

Zellkommentar in Excel bearbeiten
Zellkommentar in Excel formatieren
Grafik als Zellkommentar in Excel
Anzeige

3. Diagramme überprüfen.

3. Diagramme überprüfen.

Auch sei erwähnt das so ein kleines Balken oder Kreisdiagramm die Datei nicht sofort unendlich aufbläht.

Aber auch hier muss man sich immer bewusst sein, das je mehr Grafiken, und auch grafische Effekte, sowie Abfragen (ggf. über mehrere Tabellenblätter) enthalten sind, sich diese natürlich auch auf die Dateigröße, und somit die Ladezeiten einer Tabelle durchaus negativ auswirken können.

Es kann sich also durchaus lohnen einen kritischen Blick auf enthaltene Grafiken und Diagramme zu werfen.

Anzeige

Auch sei erwähnt das so ein kleines Balken oder Kreisdiagramm die Datei nicht sofort unendlich aufbläht.

Aber auch hier muss man sich immer bewusst sein, das je mehr Grafiken, und auch grafische Effekte, sowie Abfragen (ggf. über mehrere Tabellenblätter) enthalten sind, sich diese natürlich auch auf die Dateigröße, und somit die Ladezeiten einer Tabelle durchaus negativ auswirken können.

Es kann sich also durchaus lohnen einen kritischen Blick auf enthaltene Grafiken und Diagramme zu werfen.

Anzeige

4. Übermäßige Zellformatierung in Excel.

4. Übermäßige Zellformatierung in Excel.

Zum Schluss kommen wir zu einem Punkt an dem man tatsächlich verzweifeln kann, weil dieser wirklich nur mit Detektivarbeit zu finden ist. Es handelt sich um die sog. “übermäßige Zellformatierung” die eine Excel Datei unwahrscheinlich langsam macht, und auch von der Größe her Ihren Tribut fordert obwohl davon absolut nichts zu sehen ist.

Passieren kann dies wenn Sie beispielsweise Zellen bedingt formatiert haben, und statt nur der betreffenden Zellen eine ganze Spalte, oder Zeile markiert haben.

Santander BestCredit Ratenkredit 300x250
Anzeige

Es ist uns allerdings auch schon untergekommen, das dieses Problem aufgetaucht ist, obwohl wir nichts dergleichen gemacht haben.

Sie können es ganz einfach testen indem Sie (unter Windows) einfach mal die oberste Zelle ganz links in Ihrem Tabellenblatt markieren, und dann die Tastenkombination “STRG + “Ende” ausführen.

Landet Ihr Cursor irgendwo bei einer Zeilennummer weit abseits des eigentlichen Inhaltes, liegt der Verdacht nahe das Excel die Zellen als gefüllte Zellen betrachtet, und diese bei jedem Start mit berücksichtigt, und aktiv lädt.

Hinweis:
In Excel 2016 beträgt die maximale Zeilenanzahl 1.048.576 und die maximale Spaltenanzahl liegt bei 16.384.

Aber zum Glück hat Microsoft sich dieses Problems angenommen, und bietet ein Add-In dafür an. Leider ist dieses standardmäßig nicht aktiviert, und muss zunächst manuell erledigt werden, um damit arbeiten zu können.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  • Gehen Sie im Register: “Datei” auf “Optionen” und “Add-Ins”
  • Wählen Sie im Feld “Verwalten” den Eintrag “Com Add-Ins” aus, und klicken auf “Gehe zu”
  • Aktivieren Sie im Dialogfeld “Com Add-Ins” das Kontrollkästchen “Inquire”

Ab jetzt haben Sie die zusätzliche Registerkarte Inquire immer in Excel verfügbar.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Excel Add-Ins anzeigen
Excel Com Add-Ins
Excel Inquire aktivieren

Zum Schluss kommen wir zu einem Punkt an dem man tatsächlich verzweifeln kann, weil dieser wirklich nur mit Detektivarbeit zu finden ist.

Es handelt sich um die sog. “übermäßige Zellformatierung” die eine Excel Datei unwahrscheinlich langsam macht, und auch von der Größe her Ihren Tribut fordert obwohl davon absolut nichts zu sehen ist.

Santander BestCredit Ratenkredit 300x250
Anzeige

Passieren kann dies wenn Sie beispielsweise Zellen bedingt formatiert haben, und statt nur der betreffenden Zellen eine ganze Spalte, oder Zeile markiert haben.
Es ist uns allerdings auch schon untergekommen, das dieses Problem aufgetaucht ist, obwohl wir nichts dergleichen gemacht haben.

Sie können es ganz einfach testen indem Sie (unter Windows) einfach mal die oberste Zelle ganz links in Ihrem Tabellenblatt markieren, und dann die Tastenkombination “STRG + “Ende” ausführen.

Landet Ihr Cursor irgendwo bei einer Zeilennummer weit abseits des eigentlichen Inhaltes, liegt der Verdacht nahe das Excel die Zellen als gefüllte Zellen betrachtet, und diese bei jedem Start mit berücksichtigt, und aktiv lädt.

Hinweis:
In Excel 2016 beträgt die maximale Zeilenanzahl 1.048.576 und die maximale Spaltenanzahl liegt bei 16.384.

Aber zum Glück hat Microsoft sich dieses Problems angenommen, und bietet ein Add-In dafür an. Leider ist dieses standardmäßig nicht aktiviert, und muss zunächst manuell erledigt werden, um damit arbeiten zu können.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  • Gehen Sie im Register: “Datei” auf “Optionen” und “Add-Ins”
  • Wählen Sie im Feld “Verwalten” den Eintrag “Com Add-Ins” aus, und klicken auf “Gehe zu”
  • Aktivieren Sie im Dialogfeld “Com Add-Ins” das Kontrollkästchen “Inquire”

Ab jetzt haben Sie die zusätzliche Registerkarte Inquire immer in Excel verfügbar.

Siehe Abb.:

Excel Add-Ins anzeigen
Excel Com Add-Ins
Excel Inquire aktivieren
Anzeige
Anzeige
Anzeige

5. Übermäßige Zellformatierung mit Inquire bereinigen.

5. Übermäßige Zellformatierung mit Inquire bereinigen.

Das war nun eigenlich auch schon der etwas kompliziertere Teil der ganzen Aktion.

Um Ihre Tabelle von überflüssiger Zellformatierung zu befreien gehen Sie unter Ihrer neuen Registerkarte “Inquire” auf “übermäßige Zellformatierung entfernen” und wählen im nächsten Dialogfenster nur noch aus ob Sie diese Aktion für das aktuelle oder alle in der Mappe enthaltenen Arbeitsblätter durchführen möchten, und bestätigen dies mit “OK”

Nachdem Sie Ihre Datei so erneut gespeichert haben, werden Sie feststellen das sich die Dateigröße drastisch verkleinert hat, und Ihre Tabelle künftig auch wieder gewohnt zügig geladen wird.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Excel Inquire ausführen
Santander BestCredit Ratenkredit 300x250
Anzeige

Das war nun eigenlich auch schon der etwas kompliziertere Teil der ganzen Aktion.

Um Ihre Tabelle von überflüssiger Zellformatierung zu befreien gehen Sie unter Ihrer neuen Registerkarte “Inquire” auf “übermäßige Zellformatierung entfernen” und wählen im nächsten Dialogfenster nur noch aus ob Sie diese Aktion für das aktuelle oder alle in der Mappe enthaltenen Arbeitsblätter durchführen möchten, und bestätigen dies mit “OK”

Nachdem Sie Ihre Datei so erneut gespeichert haben, werden Sie feststellen das sich die Dateigröße drastisch verkleinert hat, und Ihre Tabelle künftig auch wieder gewohnt zügig geladen wird.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Excel Inquire ausführen
Lemonade Privathaftpflichtversicherung
Anzeige
Blogverzeichnis Bloggerei.de

Das könnte Sie auch interessieren:

Anzeige
Blogverzeichnis Bloggerei.de

Das könnte Sie auch interessieren:

Beliebte Beiträge:

1609, 2020

Diese Smartphones bekommen das Update auf Android 11

September 16th, 2020|Kategorien: Android / iOS, Google, Short News|Schlagwörter: , , |

Nach Android 10"Q" steht mit neuesten Ableger nun Android 11 als Nachfolger in den Startlöchern und bringt einige Verbesserungen mit sich. Ob auch Ihr Gerät das Update bekommt finden Sie in unserer Liste.

2608, 2020

Microsoft Office bekommt Frischekur durch neues Design

August 26th, 2020|Kategorien: Excel 2016/2019, Office 2016/2019, Outlook 2016/2019, PowerPoint 2016/2019, Short News, Word 2016/2019|Schlagwörter: , |

Das bekannte Erscheinungsbild der Microsoft Office Versionen ist bald Vergangenheit, und erhält durch ein schlankeres Design eine optische Frischekur.

2609, 2020

Excel Jahreskalender 2021 mit Kalenderwoche und Feiertagen erstellen

September 26th, 2020|Kategorien: Excel 2016/2019, Office 2016/2019|Schlagwörter: , , |

So erstellen Sie sich Ihren Jahreskalender 2021 in Excel mit Anzeige der KW und Feiertagen, den Sie jedes Jahr wieder verwenden können.

206, 2020

Mit der kostenlosen Amazon Visa Karte 3% auf jeden Einkauf

Juni 2nd, 2020|Kategorien: E-Commerce / Finanzen, Produkttests|Schlagwörter: , , , , |

Wir haben uns die Visa Karten von Amazon genauer angeschaut, erklären die Vor- und Nachteile, und auch worauf bei der Beantragung zu achten ist.

Anzeige
Anzeige
Alle anzeigen
Alle anzeigen

Smart-Home

Bestseller Kategorie Smart-Home
Jetzt ansehen

Homeoffice

Bestseller Kategorie Homeoffice
Jetzt ansehen

Smartphone & Zubehör

Bestseller Kategorie Smartphone und Zubehoer
Jetzt ansehen

Beliebte Beiträge:

1609, 2020

Diese Smartphones bekommen das Update auf Android 11

September 16th, 2020|Kategorien: Android / iOS, Google, Short News|Schlagwörter: , , |

Nach Android 10"Q" steht mit neuesten Ableger nun Android 11 als Nachfolger in den Startlöchern und bringt einige Verbesserungen mit sich. Ob auch Ihr Gerät das Update bekommt finden Sie in unserer Liste.

2608, 2020

Microsoft Office bekommt Frischekur durch neues Design

August 26th, 2020|Kategorien: Excel 2016/2019, Office 2016/2019, Outlook 2016/2019, PowerPoint 2016/2019, Short News, Word 2016/2019|Schlagwörter: , |

Das bekannte Erscheinungsbild der Microsoft Office Versionen ist bald Vergangenheit, und erhält durch ein schlankeres Design eine optische Frischekur.

2609, 2020

Excel Jahreskalender 2021 mit Kalenderwoche und Feiertagen erstellen

September 26th, 2020|Kategorien: Excel 2016/2019, Office 2016/2019|Schlagwörter: , , |

So erstellen Sie sich Ihren Jahreskalender 2021 in Excel mit Anzeige der KW und Feiertagen, den Sie jedes Jahr wieder verwenden können.

109, 2020

So erstellen Sie Flyer und Visitenkarten mit Microsoft Word

September 1st, 2020|Kategorien: Office 2016/2019, Word 2016/2019|Schlagwörter: , , |

So erstellen Sie selbst professionelle Flyer und Visitenkarten in Word 2016/2019 ganz ohne zusätzliches Bildbearbeitungsprogramm, und speichern diese als PDF Datei.

Alle anzeigen
Alle anzeigen

Smart-Home

Bestseller Kategorie Smart-Home
Jetzt ansehen

Homeoffice

Bestseller Kategorie Homeoffice
Jetzt ansehen

Smartphone & Zubehör

Bestseller Kategorie Smartphone und Zubehoer
Jetzt ansehen

Über den Autor:

Michael Suhr
Michael SuhrWebdesigner / Dipl.-Betriebswirt
Nach 20 Jahren im Logistikmanagement bin ich seit Anfang 2015 im Bereich Webdesign, Office Training und Webberatung tätig. Nebenbei gebe ich soweit es die Zeit zulässt noch Tipps & Tricks für mehr digitale Kompetenz in meinem Blog.

Artikelsuche nach Kategorie:

zum Testbericht

Über den Autor:

Michael Suhr
Michael SuhrWebdesigner / Dipl.-Betriebswirt
Nach 20 Jahren im Logistikmanagement bin ich seit Anfang 2015 im Bereich Webdesign, Office Training und Webberatung tätig. Nebenbei gebe ich soweit es die Zeit zulässt noch Tipps & Tricks für mehr digitale Kompetenz in meinem Blog.

Artikelsuche nach Kategorie:

zum Testbericht
Nach oben