Die digitale Unterschrift in Outlook und Word

Haben Sie sich vielleicht auch schon mal am Ende eines Briefes mit Word, oder einer E-Mail unter Outlook gefragt wie Sie das Dokument denn nun am besten unterschreiben können? Denn einfach nur den eigenen Namen drunter setzen kommt dem natürlich nicht gleich. Vermutlich sind Sie auch schon auf die geniale Idee gekommen, einfach die eigene Unterschrift als Bild mit transparentem Hintergrund auf dem PC zu speichern, und dann in das betreffende Dokument oder die E-Mail als Bild einzufügen. Das kann man natürlich machen, aber in den meisten E-Mails wird Ihnen das nur wenig bringen, da E-Mail Programme häufig Bilder aus Sicherheitsgründen standardmäßig gar nicht anzeigen.

Und Vertrauenswürdig ist diese Art der Signatur auch nicht, denn diese zu fälschen ist denkbar einfach. Es sieht somit zwar gut aus, ist aber unter dem Strich nichts weiter als ein Placebo.

Was wir also brauchen ist eine echte digitale Unterschrift / Signatur die beim Empfänger auch das Vertrauen schafft das gewünscht ist. Schreibt man nur private E-Mails wird man sich kaum solchen Fragestellungen widmen. Wenn es sich aber um geschäftliche E-Mails handelt, oder Sie aber beispielsweise bei einer E-Mail Bewerbung (welche ja mittlerweile gängig sind) gegenüber Mitbewerbern von Anfang an Punkte sammeln wollen, sollte man sich mal mit dem Thema befassen.

Wie Sie Ihre Dokumente und E-Mails richtig digital signieren erfahren Sie in unserem Artikel.

Die digitale Unterschrift in Outlook und Word

Haben Sie sich vielleicht auch schon mal am Ende eines Briefes mit Word, oder einer E-Mail unter Outlook gefragt wie Sie das Dokument denn nun am besten unterschreiben können? Denn einfach nur den eigenen Namen drunter setzen kommt dem natürlich nicht gleich. Vermutlich sind Sie auch schon auf die geniale Idee gekommen, einfach die eigene Unterschrift als Bild mit transparentem Hintergrund auf dem PC zu speichern, und dann in das betreffende Dokument oder die E-Mail als Bild einzufügen. Das kann man natürlich machen, aber in den meisten E-Mails wird Ihnen das nur wenig bringen, da E-Mail Programme häufig Bilder aus Sicherheitsgründen standardmäßig gar nicht anzeigen.

Und Vertrauenswürdig ist diese Art der Signatur auch nicht, denn diese zu fälschen ist denkbar einfach. Es sieht somit zwar gut aus, ist aber unter dem Strich nichts weiter als ein Placebo.

Was wir also brauchen ist eine echte digitale Unterschrift / Signatur die beim Empfänger auch das Vertrauen schafft das gewünscht ist. Schreibt man nur private E-Mails wird man sich kaum solchen Fragestellungen widmen. Wenn es sich aber um geschäftliche E-Mails handelt, oder Sie aber beispielsweise bei einer E-Mail Bewerbung (welche ja mittlerweile gängig sind) gegenüber Mitbewerbern von Anfang an Punkte sammeln wollen, sollte man sich mal mit dem Thema befassen.

Wie Sie Ihre Dokumente und E-Mails richtig digital signieren erfahren Sie in unserem Artikel.

1. Was ist eine digitale Signatur?

Unter einer digitalen Signatur versteht man ein elektronisches Authentifizierungsverfahren für digitale Dokumente wie E-Mails oder andere elektronische Dokumente (z.B. Word, Excel, PowerPoint)

Sie soll sicherstellen das eine Nachricht bzw. ein Dokument auch tatsächlich von einer bestimmten Person stammt, und ganz wichtig nicht durch Dritte im nachhinein verändert wurde.

Unter einer digitalen Signatur versteht man ein elektronisches Authentifizierungsverfahren für digitale Dokumente wie E-Mails oder andere elektronische Dokumente.

Sie soll sicherstellen das eine Nachricht bzw. ein Dokument auch tatsächlich von einer bestimmten Person stammt, und ganz wichtig nicht durch Dritte im Nachhinein verändert wurde.

2. Wozu dient eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur soll natürlich in erster Linie einen bzw. mehrere Zwecke erfüllen, die für alle Beteiligten einen Mehrwert darstellen.

Dazu gehören:

Die Echtheit:
Der Signierende wird als die signierende authentisch Person bestätigt.

Die Integrität:
Stellt sicher das der Inhalt seit dem digitalen Signieren nicht geändert oder manipuliert wurde.

Die Anerkennung:
Allen Beteiligten wird die Herkunft des signierten Inhalts nachgewiesen.

Die Beglaubigung:
Signaturen die in Word, Excel oder PowerPoint-Dateien, mit einem Zeitstempel eines sicheren Zeitstempelservers versehen wurden, haben häufig die Gültigkeit einer Beglaubigung. Was bedeutet das die Vertrauenswürdigkeit einer Signatur vom signierenden in bestimmten Abständen durch ein entsprechendes Zertifikat erneuert werden muss.

Eine digitale Signatur soll natürlich in erster Linie einen bzw. mehrere Zwecke erfüllen, die für alle Beteiligten einen Mehrwert darstellen.

Dazu gehören:

Die Echtheit:
Der Signierende wird als die signierende authentisch Person bestätigt.

Die Integrität:
Stellt sicher das der Inhalt seit dem digitalen Signieren nicht geändert oder manipuliert wurde.

Die Anerkennung:
Allen Beteiligten wird die Herkunft des signierten Inhalts nachgewiesen.

Die Beglaubigung:
Signaturen die in Word, Excel oder PowerPoint-Dateien, mit einem Zeitstempel eines sicheren Zeitstempelservers versehen wurden, haben häufig die Gültigkeit einer Beglaubigung. Was bedeutet das die Vertrauenswürdigkeit einer Signatur vom signierenden in bestimmten Abständen durch ein entsprechendes Zertifikat erneuert werden muss.

3. Woher bekomme ich ein Zertifikat für eine digitale Signatur?

Ein Zertifikat für eine digitale Signatur bieten eine ganze Reihe von Diensten an. Überwacht werden diese übrigens von der Bundesnetzagentur welche die Einhaltung bestimmter Regeln auch und insbesondere in Hinblick auf den Datenschutz von solchen Diensten fordert und prüft.

Einige Dienste, auf die auch Microsoft selbst verweist sind:

Global Sign: zur Webseite >>>
Comodo: zur Webseite >>>
IdenTrust: zur Webseite >>>

Diese Zertifikatsstellen sind ungefähr vergleichbar mit einem Notar, der die Legitimität einer Person sicherstellt, und daraufhin ein entsprechendes Zertifikat ausstellt. Leider ist es so das Sie sich anders im wahren Leben das Vertrauen nicht verdienen, sondern erkaufen müssen.

Ein Zertifikat für eine digitale Signatur bieten eine ganze Reihe von Diensten an. Überwacht werden diese übrigens von der Bundesnetzagentur welche die Einhaltung bestimmter Regeln auch und insbesondere in Hinblick auf den Datenschutz von solchen Diensten fordert und prüft.

Einige Dienste, auf die auch Microsoft selbst verweist sind:

Global Sign: zur Webseite >>>
Comodo: zur Webseite >>>
IdenTrust: zur Webseite >>>

Diese Zertifikatsstellen sind ungefähr vergleichbar mit einem Notar, der die Legitimität einer Person sicherstellt, und daraufhin ein entsprechendes Zertifikat ausstellt. Leider ist es so das Sie sich anders im wahren Leben das Vertrauen nicht verdienen, sondern erkaufen müssen.

4. Einfügen einer digitalen Signatur in Word

Bevor Sie Ihr Word Dokument digital signieren können, müssen Sie zuerst das Zertifikat Ihres Anbieters gemäß dessen Anleitung installieren. Meist handelt es sich um eine Importdatei, oder besser noch eine Installationsdatei welche die Installation automatisch vornimmt.

Als nächstes fügen Sie nun eine Signaturzeile wie folgt in Ihr Word Dokument ein:
Positionieren Sie den Cursor an der Stelle im Dokument an welcher Sie die Signaturzeile einfügen möchten
Klicken Sie danach im Register „Einfügen“ auf „Signaturzeile“ und dann auf „Microsoft Office Signaturzeile“
Nun tragen Sie hier Ihren Namen, Position sowie E-Mail Adresse ein und bestätigen mit „OK“