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So holen Sie gezielt Datensätze per S-Verweis und
W-Verweis aus Excel raus

Wenn Sie eine Tabelle mit vielen Datensätzen in Excel erstellt haben, kommen Sie vielleicht irgendwann ein einen Punkt wo bestimmte Datensätze automatisiert aus dieser Tabelle abgerufen und in eine andere Tabelle eingefügt werden sollen, um eine bessere Übersicht zu erhalten.

Was also tun?

Windows Lizenz deaktivieren / umziehen

Sie haben natürlich die Möglichkeit eine oder mehrere eigenständige Tabellen mit der Pivot Funktion zu erstellen, und haben damit natürlich auch gleichzeitig eine große Vielfalt an Filteroptionen.

Manchmal funktioniert es aber damit nicht so wie man es sich eigentlich vorgestellt hat.

Und genau hier kommen die Funktionen S-Verweis und W-Verweis ins Spiel.

Wie diese beiden Varianten arbeiten und wie man Sie anwenden kann möchte ich in diesem Artikel etwas näher beleuchten.

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1. Definition S-Verweis und W-Verweis

So holen Sie gezielt Datensätze per S-Verweis und
W-Verweis aus Excel raus

Wenn Sie eine Tabelle mit vielen Datensätzen in Excel erstellt haben, kommen Sie vielleicht irgendwann ein einen Punkt wo bestimmte Datensätze automatisiert aus dieser Tabelle abgerufen und in eine andere Tabelle eingefügt werden sollen, um eine bessere Übersicht zu erhalten.

Was also tun?

Windows Lizenz deaktivieren / umziehen

Sie haben natürlich die Möglichkeit eine oder mehrere eigenständige Tabellen mit der Pivot Funktion zu erstellen, und haben damit natürlich auch gleichzeitig eine große Vielfalt an Filteroptionen.

Manchmal funktioniert es aber damit nicht so wie man es sich eigentlich vorgestellt hat.

Und genau hier kommen die Funktionen S-Verweis und W-Verweis ins Spiel.

Wie diese beiden Varianten arbeiten und wie man Sie anwenden kann möchte ich in diesem Artikel etwas näher beleuchten.

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1. Definition S-Verweis und W-Verweis

Klären wir ganz generell erstmal die Definition vom S-Verweis und W-Verweis.

Der S-Verweis:

Das „S“ steht hierbei für „senkrecht“ und beschreibt die Suchrichtung in welcher Excel nach einem bestimmten Begriff sucht.
Was bedeutet das in Spalten nach einem Begriff gesucht wird, und wenn dieser gefunden wurde wird in der entsprechenden Zeile weitergesucht um die Koordinate zu ermitteln.

siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Der W-Verweis:

Das „W“ steht hierbei für „waagerecht“ und beschreibt ebenfalls die Suchrichtung in welcher Excel nach einem bestimmten Begriff sucht.
Nur wird hier nicht zuerst in Spalten sondern in Zeilen nach einem bestimmten Begriff ermittelt um die Koordinate zu bestimmen.

siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

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Klären wir ganz generell erstmal die Definition vom S-Verweis und W-Verweis.

Der S-Verweis:

Das „S“ steht hierbei für „senkrecht“ und beschreibt die Suchrichtung in welcher Excel nach einem bestimmten Begriff sucht. Was bedeutet das in Spalten nach einem Begriff gesucht wird, und wenn dieser gefunden wurde wird in der entsprechenden Zeile weitergesucht um die Koordinate zu ermitteln.

siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Der W-Verweis:

Das „W“ steht hierbei für „waagerecht“ und beschreibt ebenfalls die Suchrichtung in welcher Excel nach einem bestimmten Begriff sucht. Nur wird hier nicht zuerst in Spalten sondern in Zeilen nach einem bestimmten Begriff ermittelt um die Koordinate zu bestimmen.

siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

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2. Vorgehensweise S-Verweis

2. Vorgehensweise S-Verweis

Um das ganze etwas plastischer zu gestalten nehmen wir mal an das wir uns eine Rechnungsvorlage in Excel bauen möchten, aber keine Lust haben jedesmal die ganzen Empfängerdaten (Name, Strasse, Ort) eintragen zu müssen.

Dann sollten wir also damit beginnen uns eine geeignete Tabelle mit Kundenstammdaten zu erstellen die uns später als Datenquelle für unseren S-Verweis dienen soll. Als nächstes brauchen wir dann natürlich noch das Ziel (unsere Rechnungsvorlage).

In der Rechnung soll später nach Eingabe der Kundennummer die Empfängeradresse automatisch ausgefüllt werden.

siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Damit das automatisierte Ausfüllen des Empfängerkopfes funktioniert, müssen wir uns jetzt mehrere S-Verweise bauen, die zwar alle die gleiche Quelle verwenden, aber unterschiedliche Koordinaten benötigen um den richtigen Datensatz auszugeben.

Der erste Eintrag: Vorname

Wir klicken in die Zelle „Vorname“ und beginnen mit der Eingabe der Formel wie folgt:

=SVERWEIS(

  • Nach dieser Eingabe wird Excel uns bereits vorgeben welche Information als erstes benötigt wird. Es handelt sich hierbei um das Suchkriterum.
    Hier müssen wir die Zelle anklicken in welcher wir später unsere Kundennummer eintragen werden.

Was bedeutet das Excel nach genau dem was dort eingegeben wird in der Datenquelle suchen wird.

siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

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Als nächstes fragt Excel nach der Matrix was nichts anderes als der Tabellenbereich ist in welcher nach dem Suchkriterium (unsere Kundennummer) gesucht werden soll.

Dazu können wir in unserem Beispiel ruhig die gesamte Tabelle mit unseren Kundenstammdaten markieren.

siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Denken Sie auf jeden Fall daran alle Argumente die in der Formel sind jeweils mit einem Semikolon ; zu trennen.

Im folgenden Schritt wird nach dem Spaltenindex gefragt.
Hier wird ganz einfach gezählt. Und zwar in der wievielten Spalte der zuvor markierten Tabelle (nicht des gesamten Tabellenblattes!) soll nach dem Eintrag gesucht werden welcher in das Feld „Vorname“ soll.

In unserem Beispiel handelt es sich um die dritte Spalte (in welcher die Vornamen stehen). Somit geben wir hier einfach eine 3 ein.

Der letzte Teil unseres S-Verweises ist nicht ganz unwichtig, denn hier wird nach Wahr=1 oder Falsch=0 gefragt.

Das ist erstmal etwas verwirrend, bedeutet aber letztlich nichts anderes ob Excel nach genau dem Suchkriterium (so wie es eingegeben wurde) suchen soll, oder ob es auch ähnlich sein darf.

Für unser Beispiel suchen wir natürlich nach genau dem eingegebenen Namen, und nicht einem der ähnlich ist.
Also geben wir eine „0“ ein.

Unser fertiger S-Verweis für das erste Feld „Vorname“ sollte dann also wie folgt aussehen.

siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

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Um das ganze etwas plastischer zu gestalten nehmen wir mal an das wir uns eine Rechnungsvorlage in Excel bauen möchten, aber keine Lust haben jedesmal die ganzen Empfängerdaten (Name, Strasse, Ort) eintragen zu müssen.

Dann sollten wir also damit beginnen uns eine geeignete Tabelle mit Kundenstammdaten zu erstellen die uns später als Datenquelle für unseren S-Verweis dienen soll. Als nächstes brauchen wir dann natürlich noch das Ziel (unsere Rechnungsvorlage).

In der Rechnung soll später nach Eingabe der Kundennummer die Empfängeradresse automatisch ausgefüllt werden.

siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Damit das automatisierte Ausfüllen des Empfängerkopfes funktioniert, müssen wir uns jetzt mehrere S-Verweise bauen, die zwar alle die gleiche Quelle verwenden, aber unterschiedliche Koordinaten benötigen um den richtigen Datensatz auszugeben.

Der erste Eintrag: Vorname

Wir klicken in die Zelle „Vorname“ und beginnen mit der Eingabe der Formel wie folgt: =SVERWEIS(

  • Nach dieser Eingabe wird Excel uns bereits vorgeben welche Information als erstes benötigt wird. Es handelt sich hierbei um das Suchkriterum.
    Hier müssen wir die Zelle anklicken in welcher wir später unsere Kundennummer eintragen werden.

Was bedeutet das Excel nach genau dem was dort eingegeben wird in der Datenquelle suchen wird.

siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

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Als nächstes fragt Excel nach der Matrix was nichts anderes als der Tabellenbereich ist in welcher nach dem Suchkriterium (unsere Kundennummer) gesucht werden soll.

Dazu können wir in unserem Beispiel ruhig die gesamte Tabelle mit unseren Kundenstammdaten markieren.

siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Denken Sie auf jeden Fall daran alle Argumente die in der Formel sind jeweils mit einem Semikolon ; zu trennen.

Im folgenden Schritt wird nach dem Spaltenindex gefragt. Hier wird ganz einfach gezählt. Und zwar in der wievielten Spalte der zuvor markierten Tabelle (nicht des gesamten Tabellenblattes!) soll nach dem Eintrag gesucht werden welcher in das Feld „Vorname“ soll.

In unserem Beispiel handelt es sich um die dritte Spalte (in welcher die Vornamen stehen). Somit geben wir hier einfach eine 3 ein.

Der letzte Teil unseres S-Verweises ist nicht ganz unwichtig, denn hier wird nach Wahr=1 oder Falsch=0 gefragt.

Das ist erstmal etwas verwirrend, bedeutet aber letztlich nichts anderes ob Excel nach genau dem Suchkriterium (so wie es eingegeben wurde) suchen soll, oder ob es auch ähnlich sein darf.

Für unser Beispiel suchen wir natürlich nach genau dem eingegebenen Namen, und nicht einem der ähnlich ist. Also geben wir eine „0“ ein.

Unser fertiger S-Verweis für das erste Feld „Vorname“ sollte dann also wie folgt aussehen.

siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

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3. Vorgehensweise W-Verweis

3. Vorgehensweise W-Verweis

Der W-Verweis ist dem S-Verweis relativ gleich.

Der Hauptunterschied liegt hierbei in der Suchrichtung.
Es wird hier also nicht senkrecht sondern waagerecht gesucht. Um bei unserem Rechnungsbeispiel zu bleiben, habe ich die Tabelle mit der Datenquelle einfach mal transponiert (Zeilen und Spalten vertauscht) um den W-Verweis darzustellen.

Die Funktion mit der wir zu unserem „Vornamen“ in der Rechnung kommen lautet demnach:

=WVERWEIS(

Dann erneut die Zelle mit dem Suchkriterium festlegen (Die mit der Kundennummer)

als nächstes den Matrixbereich (Die gesamte Tabelle mit den Stammdaten)

und nun kommt statt einem Spaltenindex einfach ein Zeilenindex.
Auch hier zählen wir einfach wieder durch. Und zwar in welcher Zeile soll nach dem Vornamen gesucht werden.

Dies ist in unserem Beispiel die dritte Zeile. Also geben wir beim Zeilenindex die 3 ein.
Und zum Schluss geben wir noch die „0“ für „Falsch“ ein, damit nach einer genauen Übereinstimmung gesucht wird.

Unsere komplette Funktion sollte dann wie folgt aussehen.

siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

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Sowohl der S-Verweis als auch der W-Verweis lassen sich so sehr vielfältig einsetzen, und führen je nach Ausgangslage der Datenquelle zu ein und dem selben Ergebnis.

Sie können das ganze natürlich im Funktionsumfang noch deutlich erweitern, und auch mit anderen Funktionen verschachteln (z.B. mit einer Wenn-dann Funktion), aber bereits in der Basisvariante lassen sich mit diesen recht einfachen Funktionen einige Arbeiten gut erledigen.

Der W-Verweis ist dem S-Verweis relativ gleich.

Der Hauptunterschied liegt hierbei in der Suchrichtung. Es wird hier also nicht senkrecht sondern waagerecht gesucht. Um bei unserem Rechnungsbeispiel zu bleiben, habe ich die Tabelle mit der Datenquelle einfach mal transponiert (Zeilen und Spalten vertauscht) um den W-Verweis darzustellen.

Die Funktion mit der wir zu unserem „Vornamen“ in der Rechnung kommen lautet demnach: =WVERWEIS(

Dann erneut die Zelle mit dem Suchkriterium festlegen (Die mit der Kundennummer) als nächstes den Matrixbereich (Die gesamte Tabelle mit den Stammdaten) und nun kommt statt einem Spaltenindex einfach ein Zeilenindex.

Auch hier zählen wir einfach wieder durch. Und zwar in welcher Zeile soll nach dem Vornamen gesucht werden.

Dies ist in unserem Beispiel die dritte Zeile. Also geben wir beim Zeilenindex die 3 ein. Und zum Schluss geben wir noch die „0“ für „Falsch“ ein, damit nach einer genauen Übereinstimmung gesucht wird.

Unsere komplette Funktion sollte dann wie folgt aussehen.

siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

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Sowohl der S-Verweis als auch der W-Verweis lassen sich so sehr vielfältig einsetzen, und führen je nach Ausgangslage der Datenquelle zu ein und dem selben Ergebnis.

Sie können das ganze natürlich im Funktionsumfang noch deutlich erweitern, und auch mit anderen Funktionen verschachteln (z.B. mit einer Wenn-dann Funktion), aber bereits in der Basisvariante lassen sich mit diesen recht einfachen Funktionen einige Arbeiten gut erledigen.

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Über den Autor:

Michael W. Suhr
Michael W. SuhrWebdesigner / Betriebswirt
Nach 20 Jahren in der Logistikbranche habe ich mich entschlossen meine Leidenschaft vollends zum Beruf zu machen, und bin seit Anfang 2015 als freiberuflicher Webdesigner und Coach für Office Anwendungen tätig. Nebenbei gebe ich soweit es die Zeit zulässt noch Tipps & Tricks für mehr digitale Kompetenz und Erfolg im Netz in meinem Blog.

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