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So funktioniert der Namensmanager in Excel

So funktioniert der Namensmanager in Excel

Themenübersicht

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Normalerweise sind wir es gewohnt in Excel mit Zahlen und vor allem Zellbezügen zu arbeiten. Kaum bekannt hingegen ist die Funktion des Namensmanagers in Excel. Mit diesem erleichtern Sie sich die Arbeit indem vordefinierten Bereichen Namen vergeben werden, und mit diesem dann später in Bezug zueinander Kalkulationen durchgeführt werden können.

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Der Excel Namensmanager speichert alle von Ihnen definierten Bereiche ab. Diese können Sie später natürlich auch bequem editieren, und so Bereiche und die entsprechend hinterlegten Formeln erweitern oder reduzieren. Der Vorteil von definierten Bereichen liegt also in der übersichtlicheren Gestaltung von Formeln. Wie das alles genau funktioniert möchten wir in unserem Artikel näher erläutern.

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So funktioniert der Namensmanager in Excel

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Normalerweise sind wir es gewohnt in Excel mit Zahlen und vor allem Zellbezügen zu arbeiten. Kaum bekannt hingegen ist die Funktion des Namensmanagers in Excel. Mit diesem erleichtern Sie sich die Arbeit indem vordefinierten Bereichen Namen vergeben werden, und mit diesem dann später in Bezug zueinander Kalkulationen durchgeführt werden können.

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1. Excel automatisch Namen vergeben lassen

1. Excel automatisch Namen vergeben lassen

In unserem ersten Beispiel haben wir eine kleine Tabelle erstellt, welche die Umsätze für die Top Seller eines Möbelhauses in verschiedenen Filialen abbildet. Aus dieser sollen von Excel automatisch Namen für Bereiche vergeben werden, mit denen dann kalkuliert werden kann. Wichtig hierbei ist übrigens das Ihre Tabelle Überschriften enthält. Denn diese werden vom Namensmanager später als benannte Bereiche verwendet.

Um den Namensmanager automatisch Namen vergeben zu lassen gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Markieren Sie Ihre gesamte Tabelle
  • Rufen Sie den Namensmanager über den Reiter: „Formeln“„Aus Auswahl erstellen“ auf
  • Setzen Sie dort Haken wo Sie Überschriften erstellt haben (Im Beispiel nur die oberste Zeile)
  • Bestätigen Sie mit „OK“

Nach diesen ersten Arbeitsschritten finden Sie unter der Schaltfläche „In Formel verwenden“ auch gleich Ihre Überschriften wieder die Sie für Kalkulationen verwenden können.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Automatisch von Excel Namen vergeben lassen
Benannte Bereiche in Excel verwenden
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Wir möchten ganz einfach die Nettobeträge in der rechten Spalte der Tabelle berechnen lassen, und nutzen sogleich unseren Namensmanager dafür.

  • Klicken Sie in die erste zu berechnende Zelle
  • Dann über die Schaltfläche „In Formel verwenden“ auf „Umsatz“

Da wir in unserem Beispiel die Mehrwertsteuer von 19% herausrechnen wollen teilen wir den Umsatz entsprechend durch 1,19. Wir haben also hier mit Namen und absoluten Zahlen gerechnet. Selbstverständlich hätten für den Steuersatz ebenfalls einen benannten Bereich erstellen können, und hätten dann nur über den Namensmanager die Formel erstellt.

Nachdem wir die Formel mit „Enter“ bestätigt haben, brauchen wir nur noch über die Kopiersteuerung von Excel (Doppelklick auf die rechte untere Ecke der Zelle) zu erweitern und haben für die gesamte Tabelle die Nettobeträge kalkuliert.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Mit Namensmanager rechnen
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In unserem ersten Beispiel haben wir eine kleine Tabelle erstellt, welche die Umsätze für die Top Seller eines Möbelhauses in verschiedenen Filialen abbildet. Aus dieser sollen von Excel automatisch Namen für Bereiche vergeben werden, mit denen dann kalkuliert werden kann. Wichtig hierbei ist übrigens das Ihre Tabelle Überschriften enthält. Denn diese werden vom Namensmanager später als benannte Bereiche verwendet.

Um den Namensmanager automatisch Namen vergeben zu lassen gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Markieren Sie Ihre gesamte Tabelle
  • Rufen Sie den Namensmanager über den Reiter: „Formeln“„Aus Auswahl erstellen“ auf
  • Setzen Sie dort Haken wo Sie Überschriften erstellt haben (Im Beispiel nur die oberste Zeile)
  • Bestätigen Sie mit „OK“

Nach diesen ersten Arbeitsschritten finden Sie unter der Schaltfläche „In Formel verwenden“ auch gleich Ihre Überschriften wieder die Sie für Kalkulationen verwenden können.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

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Benannte Bereiche in Excel verwenden
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Wir möchten ganz einfach die Nettobeträge in der rechten Spalte der Tabelle berechnen lassen, und nutzen sogleich unseren Namensmanager dafür.

  • Klicken Sie in die erste zu berechnende Zelle
  • Dann über die Schaltfläche „In Formel verwenden“ auf „Umsatz“

Da wir in unserem Beispiel die Mehrwertsteuer von 19% herausrechnen wollen teilen wir den Umsatz entsprechend durch 1,19. Wir haben also hier mit Namen und absoluten Zahlen gerechnet. Selbstverständlich hätten für den Steuersatz ebenfalls einen benannten Bereich erstellen können, und hätten dann nur über den Namensmanager die Formel erstellt.

Nachdem wir die Formel mit „Enter“ bestätigt haben, brauchen wir nur noch über die Kopiersteuerung von Excel (Doppelklick auf die rechte untere Ecke der Zelle) zu erweitern und haben für die gesamte Tabelle die Nettobeträge kalkuliert.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Mit Namensmanager rechnen
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2. Einzelne Bereiche definiert benennen

2. Einzelne Bereiche definiert benennen

Die Vorgehensweise aus unserem ersten Beispiel in welchem wir Excel automatisch die Namensvergabe haben erstellen lassen, ist zwar die schnellste Vorgehensweise, aber natürlich nicht unbedingt immer das was benötigt wird.

Grundsätzlich können Sie jeder Zelle in Excel einen eigenständigen Namen auf 2 Arten vergeben:

  • Über den Namensmanager
  • Direkt über Namenfeld (links neben der Bearbeitungszeile)

Wir haben unser Beispiel nun so verändert das wir den Mehrwertsteuersatz in eine separate Zelle, abseits der Umsatztabelle eingetragen, und dieser den Namen „Steuer“ vergeben haben.

Eine Zelle über den Namensmanager benennen können Sie wie folgt:

  • Klicken Sie unter „Formeln“ – „Namensmanager“ auf „Neu“
  • Vergeben Sie der Zelle einen beliebigen Namen
  • Legen Sie die betreffende Zelle fest
  • Bestätigen Sie mit „OK“

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Namen mit Namensmanager in Excel erstellen
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Die Zelle direkt über das Namenfeld benennen funktioniert wie folgt:

  • Klicken Sie in die betreffende Zelle mit dem für die Berechnung relevanten Wert
  • Geben Sie links neben der Bearbeitungszeile einen beliebigen Namen ein und bestätigen mit „Enter“

Unabhängig davon welche der beiden Methoden Sie wählen, werden die so vergebenen Namen für Zellen immer im Namensmanager angezeigt, so das Sie immer den Überblick darüber haben für welche Zellen ein Name vergeben wurde. Damit wir in unserem Beispiel diesmal wirklich nur über den Namensmanager die Kalkulation durchführen können haben wir noch eine weitere Spalte für den Steuerwert eingefügt.

Jetzt können wir ohne eine weitere Formel eintragen zu müssen das ganze nur über den Namensmanager erledigen. Falls Sie kontrollieren möchten wo mit welchen Namen kalkuliert wurde können Sie dies jederzeit über den Reiter „Formeln“ – „Formeln anzeigen“ überprüfen.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Namen fuer Zellen in Excel ueber Namenfeld
Formeln in Excel anzeigen lassen

Die Vorgehensweise aus unserem ersten Beispiel in welchem wir Excel automatisch die Namensvergabe haben erstellen lassen, ist zwar die schnellste Vorgehensweise, aber natürlich nicht unbedingt immer das was benötigt wird.

Grundsätzlich können Sie jeder Zelle in Excel einen eigenständigen Namen auf 2 Arten vergeben:

  • Über den Namensmanager
  • Direkt über Namenfeld (links neben der Bearbeitungszeile)

Wir haben unser Beispiel nun so verändert das wir den Mehrwertsteuersatz in eine separate Zelle, abseits der Umsatztabelle eingetragen, und dieser den Namen „Steuer“ vergeben haben.

Eine Zelle über den Namensmanager benennen können Sie wie folgt:

  • Klicken Sie unter „Formeln“ – „Namensmanager“ auf „Neu“
  • Vergeben Sie der Zelle einen beliebigen Namen
  • Legen Sie die betreffende Zelle fest
  • Bestätigen Sie mit „OK“

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Namen mit Namensmanager in Excel erstellen
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Die Zelle direkt über das Namenfeld benennen funktioniert wie folgt:

  • Klicken Sie in die betreffende Zelle mit dem für die Berechnung relevanten Wert
  • Geben Sie links neben der Bearbeitungszeile einen beliebigen Namen ein und bestätigen mit „Enter“

Unabhängig davon welche der beiden Methoden Sie wählen, werden die so vergebenen Namen für Zellen immer im Namensmanager angezeigt, so das Sie immer den Überblick darüber haben für welche Zellen ein Name vergeben wurde. Damit wir in unserem Beispiel diesmal wirklich nur über den Namensmanager die Kalkulation durchführen können haben wir noch eine weitere Spalte für den Steuerwert eingefügt.

Jetzt können wir ohne eine weitere Formel eintragen zu müssen das ganze nur über den Namensmanager erledigen. Falls Sie kontrollieren möchten wo mit welchen Namen kalkuliert wurde können Sie dies jederzeit über den Reiter „Formeln“ – „Formeln anzeigen“ überprüfen.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Namen fuer Zellen in Excel ueber Namenfeld
Formeln in Excel anzeigen lassen
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3. Fazit

3. Fazit

Wie Sie gesehen haben ist es eigentlich relativ einfach den Namensmanager zu verwenden, und sich so die Arbeit etwas übersichtlicher zu gestalten. Selbstverständlich ist es am Anfang etwas mehr Arbeit, aber es kann sich insbesondere bei komplexeren und langen Tabellen durchaus lohnen auf diesen kleinen Helfer zu setzen, statt sich durch Tabellen scrollen zu müssen um bestimmte Zellbezüge für Kalkulationen herzustellen.

Es ist übrigens ebenfalls bequem möglich Tabellenblattübergreifend den Namensmanager zu verwenden. Und sobald Sie Kalkulationen über mehrere Tabellenblätter durchführen möchten werden Sie den Namensmanager sicher schnell zu schätzen wissen.

Wie Sie gesehen haben ist es eigentlich relativ einfach den Namensmanager zu verwenden, und sich so die Arbeit etwas übersichtlicher zu gestalten. Selbstverständlich ist es am Anfang etwas mehr Arbeit, aber es kann sich insbesondere bei komplexeren und langen Tabellen durchaus lohnen auf diesen kleinen Helfer zu setzen, statt sich durch Tabellen scrollen zu müssen um bestimmte Zellbezüge für Kalkulationen herzustellen.

Es ist übrigens ebenfalls bequem möglich Tabellenblattübergreifend den Namensmanager zu verwenden. Und sobald Sie Kalkulationen über mehrere Tabellenblätter durchführen möchten werden Sie den Namensmanager sicher schnell zu schätzen wissen.

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Über den Autor:

Michael Suhr
Michael SuhrWebdesigner / Betriebswirt
Nach 20 Jahren im Logistikmanagement bin ich seit Anfang 2015 als freiberuflicher Webdesigner und Office Trainer tätig. Nebenbei gebe ich soweit es die Zeit zulässt noch Tipps & Tricks für mehr digitale Kompetenz in meinem Blog.

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Michael Suhr
Michael SuhrWebdesigner / Betriebswirt
Nach 20 Jahren im Logistikmanagement bin ich seit Anfang 2015 als freiberuflicher Webdesigner und Office Trainer tätig. Nebenbei gebe ich soweit es die Zeit zulässt noch Tipps & Tricks für mehr digitale Kompetenz in meinem Blog.

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2019-06-19T08:52:16+02:00By |Categories: Allgemein|
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