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So erstellen Sie in Word 2016 Serienbriefe
und Massendrucksachen

Die Funktion Serienbriefe zu erstellen besitzt Word eigentlich schon von Beginn an, und bietet sich natürlich immer dann an wenn der Inhalt einer Nachricht immer der gleiche ist, und sich nur der Empfänger ändert.

Aber solange es diese Funktion gibt, solange bestehen auch immer wieder Unsicherheiten darüber wie Felder eingefügt werden müssen, und wie das mit der Datenquelle für die E-Mail Adressen sowie der Anrede denn nun genau funktioniert.

In unserem Artikel beschreiben wir Schritt für Schritt wie Sie Serienbriefe mit Word 2016 erstellen können, und worauf zu achten ist.

Serienbriefe in Word 2016 erstellen
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So erstellen Sie in Word 2016 Serienbriefe und Massendrucksachen

Die Funktion Serienbriefe zu erstellen besitzt Word eigentlich schon von Beginn an, und bietet sich natürlich immer dann an wenn der Inhalt einer Nachricht immer der gleiche ist, und sich nur der Empfänger ändert.

Aber solange es diese Funktion gibt, solange bestehen auch immer wieder Unsicherheiten darüber wie Felder eingefügt werden müssen, und wie das mit der Datenquelle für die E-Mail Adressen sowie der Anrede denn nun genau funktioniert.

In unserem Artikel beschreiben wir Schritt für Schritt wie Sie Serienbriefe mit Word 2016 erstellen können, und worauf zu achten ist.

Serienbriefe in Word 2016 erstellen
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1. Die Adressliste vorbereiten / auswählen

1. Die Adressliste vorbereiten / auswählen

Damit Word überhaupt in der Lage ist Serienbriefe zu erstellen braucht es eine Datenquelle / Adressliste auf die zugegriffen werden kann.

In dieser müssen alle notwendigen Informationen wie:

  • Anrede
  • Name, Vorname
  • Straße, Hausnr.
  • PLZ, Ort

gespeichert sein.

Im Grunde können Sie fast jede Datenbank in der die Kontakte vernünftig organisiert sind dafür verwenden. Dies kann eine Excel Liste sein, oder ein Access Datenbank, oder aber auch Ihre Outlook Kontaktliste. Falls Sie noch keine vorbereitet haben, lässt sich diese auch unter Word einrichten, und wird dann später als Access Datei gespeichert.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

1. Serienbrief Empfängerliste erstellen
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Wichtig:
Bei der Datenbank kommt es vor allem darauf an, das diese eine saubere Struktur hat. Was bedeutet das dort in Spalten und Zeilen die bereits o.g. Angaben organisiert sind.

Für unser Beispiel nehmen wir einfach mal eine Excel Liste die mit fiktiven Namen und Adressen zur Veranschaulichung dienen soll. Hier können Sie dann auch schon gleich sehen wie das ganze organisiert sein sollte.

Sie sind natürlich nicht nur auf die hier dargestellten Spalten festgelegt, sondern können auch noch beliebig viele andere hinzufügen. Diese werden später in der Auswahl der Seriendruckfelder zur Verfügung stehen.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

2. Excel Empfängerliste für Serienbrief
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Falls Sie später auch mit so einer Excel Liste arbeiten möchten, speichern Sie diese am besten auch unter einem entsprechend eindeutigen Namen auf Ihrem Rechner falls Sie diese später irgendwann nochmal benötigen.

Es kann auf jeden Fall nicht schaden seine Kontakte sauber organisiert hinterlegt zu haben.

Damit Word überhaupt in der Lage ist Serienbriefe zu erstellen braucht es eine Datenquelle / Adressliste auf die zugegriffen werden kann.

In dieser müssen alle notwendigen Informationen wie:

  • Anrede
  • Name, Vorname
  • Straße, Hausnr.
  • PLZ, Ort

gespeichert sein.

Im Grunde können Sie fast jede Datenbank in der die Kontakte vernünftig organisiert sind dafür verwenden. Dies kann eine Excel Liste sein, oder ein Access Datenbank, oder aber auch Ihre Outlook Kontaktliste. Falls Sie noch keine vorbereitet haben, lässt sich diese auch unter Word einrichten, und wird dann später als Access Datei gespeichert.

Siehe Abb.:

1. Serienbrief Empfängerliste erstellen
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Wichtig:
Bei der Datenbank kommt es vor allem darauf an, das diese eine saubere Struktur hat. Was bedeutet das dort in Spalten und Zeilen die bereits o.g. Angaben organisiert sind.

Für unser Beispiel nehmen wir einfach mal eine Excel Liste die mit fiktiven Namen und Adressen zur Veranschaulichung dienen soll. Hier können Sie dann auch schon gleich sehen wie das ganze organisiert sein sollte.

Sie sind natürlich nicht nur auf die hier dargestellten Spalten festgelegt, sondern können auch noch beliebig viele andere hinzufügen. Diese werden später in der Auswahl der Seriendruckfelder zur Verfügung stehen.

Siehe Abb.:

2. Excel Empfängerliste für Serienbrief
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Falls Sie später auch mit so einer Excel Liste arbeiten möchten, speichern Sie diese am besten auch unter einem entsprechend eindeutigen Namen auf Ihrem Rechner falls Sie diese später irgendwann nochmal benötigen.

Es kann auf jeden Fall nicht schaden seine Kontakte sauber organisiert hinterlegt zu haben.

2. Einfügen der Seriendruckfelder im Empfängerfeld

2. Einfügen der Seriendruckfelder im Empfängerfeld

Jetzt wo wir eine Datenquelle fertiggestellt haben, können wir auch schon loslegen unseren Serienbrief zu erstellen.

Damit das Adressfeld auch da sitzt wo es sitzen soll, und später (für den Postversand) in einen Umschlag mit Sichtfenster passt, stellen wir die Seitenränder im Layout wie folgt ein:

  • Oben: 4,5 cm
  • Links: 2,5 cm
  • Rechts: 2,5 cm
  • Unten: 2,0 cm
  • Bundsteg: 0,0 cm
  • Bundsteg Position: Links
  • Ausrichtung: Hochformat

Hinweis:
Zu Thema „Briefvorlagen“ haben wir auch einen separaten Artikel, den Sie sich hier anschauen können >>>

Als erstes legen wir nun die zuvor erstellte Datenquelle fest.

Dazu gehen wir unter der Registerkarte „Sendungen“ auf „Empfänger auswählen“ und dort dann wieder „Vorhandene Liste verwenden“. In dem folgenden Dialogfenster wählen Sie dann einfach Ihre erstellte Liste aus, und bestätigen im 2. Fenster dann auch noch das unsere Spalten Überschriften haben.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

3. Excel Empfängerliste für Serienbrief
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Als nächsten Schritt fügen wir beginnend mit dem Feld „Anrede“ unsere Seriendruckfelder ein, und dann jeweils darunter entsprechend:

  • Vorname
  • Name
  • Straße / Hausnummer
  • PLZ / Ort

Dazu gehen wir erneut im Reiter „Sendungen“ auf „Seriendruckfeld einfügen“ und wählen dort „Anrede“ aus.

Hier können Sie auch schon gleich sehen welche Seriendruckfelder zur Verfügung stehen. Nämlich genau die welche der Spaltenüberschriften unserer Datenquelle gleich sind.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

4. Seriendruckfelder einfügen
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Wenn das Empfängerfeld fertiggestellt ist stehen dort überall jeweils die Platzhalter unserer Spaltenüberschriften die Word später automatisch mit den entsprechenden Einträgen füllt.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

5. Empfängerfeld mit Seriendruckfeldern
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*Zuletzt aktualisiert am 21. January 2019 um 11:25 . Preise können sich geändert haben. Alle Angaben ohne Gewähr.

Jetzt wo wir eine Datenquelle fertiggestellt haben, können wir auch schon loslegen unseren Serienbrief zu erstellen.

Damit das Adressfeld auch da sitzt wo es sitzen soll, und später (für den Postversand) in einen Umschlag mit Sichtfenster passt, stellen wir die Seitenränder im Layout wie folgt ein:

  • Oben: 4,5 cm
  • Links: 2,5 cm
  • Rechts: 2,5 cm
  • Unten: 2,0 cm
  • Bundsteg: 0,0 cm
  • Bundsteg Position: Links
  • Ausrichtung: Hochformat

Hinweis:
Zu Thema „Briefvorlagen“ haben wir auch einen separaten Artikel, den Sie sich hier anschauen können >>>

Als erstes legen wir nun die zuvor erstellte Datenquelle fest.

Dazu gehen wir unter der Registerkarte „Sendungen“ auf „Empfänger auswählen“ und dort dann wieder „Vorhandene Liste verwenden“. In dem folgenden Dialogfenster wählen Sie dann einfach Ihre erstellte Liste aus, und bestätigen im 2. Fenster dann auch noch das unsere Spalten Überschriften haben.

Siehe Abb.:

3. Excel Empfängerliste für Serienbrief
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Als nächsten Schritt fügen wir beginnend mit dem Feld „Anrede“ unsere Seriendruckfelder ein, und dann jeweils darunter entsprechend:

  • Vorname
  • Name
  • Straße / Hausnummer
  • PLZ / Ort

Dazu gehen wir erneut im Reiter „Sendungen“ auf „Seriendruckfeld einfügen“ und wählen dort „Anrede“ aus.

Hier können Sie auch schon gleich sehen welche Seriendruckfelder zur Verfügung stehen. Nämlich genau die welche der Spaltenüberschriften unserer Datenquelle gleich sind.

Siehe Abb.:

4. Seriendruckfelder einfügen
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Wenn das Empfängerfeld fertiggestellt ist stehen dort überall jeweils die Platzhalter unserer Spaltenüberschriften die Word später automatisch mit den entsprechenden Einträgen füllt.

Siehe Abb.:

5. Empfängerfeld mit Seriendruckfeldern
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3. Regeln für die Anrede festlegen

3. Regeln für die Anrede festlegen

Nachdem wir unseren Briefkopf mit den entsprechenden Seriendruckfeldern und auch den Betreff eingefügt haben, kommt jetzt der Punkt an dem es um die Anrede geht.

Jetzt könnte man zwar einfach nur „Sehr geehrte(r) Herr / Frau“ eingeben, aber das wirkt ziemlich unprofessionell und ist auch unpersönlich. Die Problematik die nun auftaucht ist „Woher soll Word wissen wer Mann und wer Frau ist“ und dementsprechend dann auch die Anrede anpassen?

Die Lösung besteht darin das wir Regeln dafür festlegen. Das machen wir (ähnlich wie bei Excel) mit einer „Wenn – Dann – Sonst“ Regel.

Dazu gehen wir dann erneut über den Reiter „Sendungen“ auf „Regeln“ und wählen dort „Wenn… Dann… Sonst…“ aus.

Hier können wir sagen: WENN ANREDE = Herr / DANN = Sehr geehrter Herr / SONST = Sehr geehrte Frau

Das können Sie natürlich auch noch erweitern, was sich speziell dann anbietet wenn kein konkreter Anprechpartner vorhanden ist, und man beispielsweise eine Organisation oder ein Unternehmen anspricht.

Dann könnten Sie eine zusätzliche Regel festlegen in der es heißt: WENN ANREDE = leer / DANN = Sehr geehrte Damen und Herren, oder aber WENN ANREDE = Firma / DANN = Sehr geehrte Damen und Herren. Und die SONST Regel lassen Sie einfach leer.

Sie sind hier also nicht nur auf eine einzige Regel angewiesen, sondern können mehrere festlegen.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

6. Die Wenn-Dann-Sonst Regel im Serienbrief
7. Regeln im Serienbrief einfügen
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Jetzt wo die Regel gesetzt ist, können wir unseren Cursor in der Zeile positionieren wo die Anrede rein soll, und eine Grußzeile einfügen.

Auch hier geht es wieder über den Reiter „Sendungen“ dann auf „Grußzeile“ und mit „OK“ bestätigen. Sie haben hier auch gleich die Möglichkeit sich eine Vorschau der jeweiligen Anrede zu überprüfen um zu sehen ob die Regel korrekt festgelegt wurde.

Sie können die Seriendruckfelder natürlich auch überall im fließenden Text einsetzen um dem ganzen einen noch persönlicheren Touch zu geben. So wird auch gerne in Werbebriefen gearbeitet, das der Leser immer wieder mit seinem Namen angesprochen wird.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

8. Grußzeile in Serienbrief einfügen
9. Persönliche Anrede im Serienbrief

Wenn Sie Ihren Text soweit fertig haben, können Sie sich vor dem Druck / Versand jetzt noch eine Vorschau geben lassen, um zu prüfen ob auch wirklich alles richtig gemacht wurde.

Denn besonders bei Serienbriefen können Fehler natürlich fatale Folgen haben, und das Eisen lässt sich nicht so leicht aus dem Feuer holen als wenn man nur bei einem Empfänger einen Fehler gemacht hat.

Um die Vorschau anzeigen zu lassen gehen Sie wieder über den Reiter „Sendungen“ und dann auf „Vorschau Ergebnisse“.
Hier können Sie über die Pfeiltasten bequem die Empfänger durchschalten.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

10. Vorschau Serienbrief
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Nachdem wir unseren Briefkopf mit den entsprechenden Seriendruckfeldern und auch den Betreff eingefügt haben, kommt jetzt der Punkt an dem es um die Anrede geht.

Jetzt könnte man zwar einfach nur „Sehr geehrte(r) Herr / Frau“ eingeben, aber das wirkt ziemlich unprofessionell und ist auch unpersönlich. Die Problematik die nun auftaucht ist „Woher soll Word wissen wer Mann und wer Frau ist“ und dementsprechend dann auch die Anrede anpassen?

Die Lösung besteht darin das wir Regeln dafür festlegen. Das machen wir (ähnlich wie bei Excel) mit einer „Wenn – Dann – Sonst“ Regel.

Dazu gehen wir dann erneut über den Reiter „Sendungen“ auf „Regeln“ und wählen dort „Wenn… Dann… Sonst…“ aus.

Hier können wir sagen: WENN ANREDE = Herr / DANN = Sehr geehrter Herr / SONST = Sehr geehrte Frau

Das können Sie natürlich auch noch erweitern, was sich speziell dann anbietet wenn kein konkreter Anprechpartner vorhanden ist, und man beispielsweise eine Organisation oder ein Unternehmen anspricht.

Dann könnten Sie eine zusätzliche Regel festlegen in der es heißt: WENN ANREDE = leer / DANN = Sehr geehrte Damen und Herren, oder aber WENN ANREDE = Firma / DANN = Sehr geehrte Damen und Herren. Und die SONST Regel lassen Sie einfach leer.

Sie sind hier also nicht nur auf eine einzige Regel angewiesen, sondern können mehrere festlegen.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

6. Die Wenn-Dann-Sonst Regel im Serienbrief
7. Regeln im Serienbrief einfügen
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Jetzt wo die Regel gesetzt ist, können wir unseren Cursor in der Zeile positionieren wo die Anrede rein soll, und eine Grußzeile einfügen.

Auch hier geht es wieder über den Reiter „Sendungen“ dann auf „Grußzeile“ und mit „OK“ bestätigen. Sie haben hier auch gleich die Möglichkeit sich eine Vorschau der jeweiligen Anrede zu überprüfen um zu sehen ob die Regel korrekt festgelegt wurde.

Sie können die Seriendruckfelder natürlich auch überall im fließenden Text einsetzen um dem ganzen einen noch persönlicheren Touch zu geben. So wird auch gerne in Werbebriefen gearbeitet, das der Leser immer wieder mit seinem Namen angesprochen wird.

Siehe Abb.:

8. Grußzeile in Serienbrief einfügen
9. Persönliche Anrede im Serienbrief

Wenn Sie Ihren Text soweit fertig haben, können Sie sich vor dem Druck / Versand jetzt noch eine Vorschau geben lassen, um zu prüfen ob auch wirklich alles richtig gemacht wurde.

Denn besonders bei Serienbriefen können Fehler natürlich fatale Folgen haben, und das Eisen lässt sich nicht so leicht aus dem Feuer holen als wenn man nur bei einem Empfänger einen Fehler gemacht hat.

Um die Vorschau anzeigen zu lassen gehen Sie wieder über den Reiter „Sendungen“ und dann auf „Vorschau Ergebnisse“.
Hier können Sie über die Pfeiltasten bequem die Empfänger durchschalten.

Siehe Abb.:

10. Vorschau Serienbrief
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4. Serienbrief für den Postversand ausdrucken

4. Serienbrief für den Postversand ausdrucken

Wenn Sie Ihren Serienbrief ausdrucken und per Postversand auf den Weg bringen möchten, gehen Sie erneut über den Reiter „Sendungen“„Seriendruck starten“ und wählen dort „Briefe“ aus.

Danach geht es weiter in der Spalte „Fertig stellen und zusammenführen“ „Dokumente drucken“

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

11. Serienbrief ausdrucken
12. Serienbrief fertigstellen und zusammenführen
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Wenn Sie Ihren Serienbrief ausdrucken und per Postversand auf den Weg bringen möchten, gehen Sie erneut über den Reiter „Sendungen“„Seriendruck starten“ und wählen dort „Briefe“ aus.

Danach geht es weiter in der Spalte „Fertig stellen und zusammenführen“ „Dokumente drucken“

Siehe Abb.:

11. Serienbrief ausdrucken
12. Serienbrief fertigstellen und zusammenführen
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5. Serienbrief per E-Mail versenden

5. Serienbrief per E-Mail versenden

Am wirtschaftlichsten ist es natürlich den Serienbrief per E-Mail zu versenden.

Hier ist es allerdings hilfreich ein zusätzliches Seriendruckfeld in unserer Datenquelle eingefügt zu haben, in welchem die E-Mail Adressen den jeweiligen Empfängern zugeordnet sind.

Falls Sie dies im Vorfeld nicht gemacht haben, können Sie aber auch später ganz leicht einfach eine Spalte zu Ihrer Tabelle mit den E-Mail Adressen hinzufügen. Damit Word dieses Feld dann übernimmt gehen Sie wie folgt vor:

  • Serienbrief speichern
  • Datenquelle öffnen
  • Spalte mit E-Mail Adressen hinzufügen
  • Datenquelle speichern und schließen

Wenn Sie Ihren Serienbrief danach wieder öffnen, ist das neue Seriendruckfeld mit den E-Mail Adressen verfügbar.

Hinweis:
Sie können während der Serienbrief geöffnet ist keine Änderungen an der Datenquelle vornehmen. Diese kann während dessen nur schreibgeschützt geöffnet werden.

Um jetzt den Versand per E-Mail zu starten geht es wieder über „Sendungen“„E-Mail Nachrichten“ und dann erneut „Fertig stellen und zusammenführen“„E-Mail Nachrichten senden“

In dem dann folgenden Dialogfenster wählen Sie dann das Seriendruckfeld „E-Mail“ aus, ergänzen noch die Betreffzeile und haben dann noch die Möglichkeit alle zu versenden, oder nur bestimmte Empfänger auszuwählen.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

13. Serienbrief per E-Mail versenden
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Und das war es dann auch schon.

Wie Sie gesehen haben kann man mit der Seriendruckfunktion eine ganze Menge anstellen, und nicht nur mehrere Empfänger schnell erreichen, sondern jedem Brief auch eine persönliche Note zu verleihen.

Am wirtschaftlichsten ist es natürlich den Serienbrief per E-Mail zu versenden.

Hier ist es allerdings hilfreich ein zusätzliches Seriendruckfeld in unserer Datenquelle eingefügt zu haben, in welchem die E-Mail Adressen den jeweiligen Empfängern zugeordnet sind.

Falls Sie dies im Vorfeld nicht gemacht haben, können Sie aber auch später ganz leicht einfach eine Spalte zu Ihrer Tabelle mit den E-Mail Adressen hinzufügen. Damit Word dieses Feld dann übernimmt gehen Sie wie folgt vor:

  • Serienbrief speichern
  • Datenquelle öffnen
  • Spalte mit E-Mail Adressen hinzufügen
  • Datenquelle speichern und schließen

Wenn Sie Ihren Serienbrief danach wieder öffnen, ist das neue Seriendruckfeld mit den E-Mail Adressen verfügbar.

Hinweis:
Sie können während der Serienbrief geöffnet ist keine Änderungen an der Datenquelle vornehmen. Diese kann während dessen nur schreibgeschützt geöffnet werden.

Um jetzt den Versand per E-Mail zu starten geht es wieder über „Sendungen“„E-Mail Nachrichten“ und dann erneut „Fertig stellen und zusammenführen“„E-Mail Nachrichten senden“

In dem dann folgenden Dialogfenster wählen Sie dann das Seriendruckfeld „E-Mail“ aus, ergänzen noch die Betreffzeile und haben dann noch die Möglichkeit alle zu versenden, oder nur bestimmte Empfänger auszuwählen.

Siehe Abb.:

13. Serienbrief per E-Mail versenden
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Und das war es dann auch schon.

Wie Sie gesehen haben kann man mit der Seriendruckfunktion eine ganze Menge anstellen, und nicht nur mehrere Empfänger schnell erreichen, sondern jedem Brief auch eine persönliche Note zu verleihen.

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Über den Autor:

Michael Suhr
Michael SuhrWebdesigner / Betriebswirt
Nach 20 Jahren im Logistikmanagement bin ich seit Anfang 2015 als freiberuflicher Webdesigner und Office Trainer tätig. Nebenbei gebe ich soweit es die Zeit zulässt noch Tipps & Tricks für mehr digitale Kompetenz in meinem Blog.

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Über den Autor:

Michael Suhr
Michael SuhrWebdesigner / Betriebswirt
Nach 20 Jahren im Logistikmanagement bin ich seit Anfang 2015 als freiberuflicher Webdesigner und Office Trainer tätig. Nebenbei gebe ich soweit es die Zeit zulässt noch Tipps & Tricks für mehr digitale Kompetenz in meinem Blog.

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