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So legen Sie Regeln für die E-Mails in Outlook fest

Je voller der Posteingang wird, umso unübersichtlicher wird die ganze Angelegenheit leider auch. Und wenn man dann mal eine bestimmte E-Mail sucht kann zwar die Suchfunktion von Outlook verwendet werden, aber auch hier kommen häufig zuviele Ergebnisse zum Vorschein, da der Suchbegriff nicht genau eingegrenzt wurde.

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Die Lösung liegt im festlegen von Regeln für eingehende E-Mails, welche dann in zuvor erstellten Ordnern automatisch bereits beim Empfang dort einsortiert werden.

In unserem Artikel erklären wir Schrittt für Schritt wie Sie Ordnung ins Chaos bringen.

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So legen Sie Regeln für die E-Mails in Outlook fest

Je voller der Posteingang wird, umso unübersichtlicher wird die ganze Angelegenheit leider auch. Und wenn man dann mal eine bestimmte E-Mail sucht kann zwar die Suchfunktion von Outlook verwendet werden, aber auch hier kommen häufig zuviele Ergebnisse zum Vorschein, da der Suchbegriff nicht genau eingegrenzt wurde.

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Die Lösung liegt im festlegen von Regeln für eingehende E-Mails, welche dann in zuvor erstellten Ordnern automatisch bereits beim Empfang dort einsortiert werden.

In unserem Artikel erklären wir Schrittt für Schritt wie Sie Ordnung ins Chaos bringen.

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1. Neuen Ordner im Posteingang erstellen

1. Neuen Ordner im Posteingang erstellen

Standardmäßig landen erstmal alle eingehenden E-Mail bei Outlook im Ordner “Posteingang”, und das geht auch eine ganze Weile gut bis man eben doch mal eine bestimmte Mail sucht, die vielleicht auch schon etwas älter ist.

Speziell wenn Sie regelmäßig E-Mails von bekannten Absendern (z.B. Online Rechnungen von Providern) erhalten bietet es sich aber an für diese jeweils einen eigenen Ordner zu erstellen, und dort automatisch von Outlook einsortieren zu lassen.

Dazu erstellen wir als erstes einen Unterordner im Hauptordner “Posteingang”.

  • Im Kontextmenü (rechte Maustaste) auf den Ordner “Posteingang”
  • Neuer Ordner
  • Namen für den Ordner vergeben
  • mit “Enter” bestätigen

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

1. Neuen Ordner im Posteingang von Outlook erstellen
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Standardmäßig landen erstmal alle eingehenden E-Mail bei Outlook im Ordner “Posteingang”, und das geht auch eine ganze Weile gut bis man eben doch mal eine bestimmte Mail sucht, die vielleicht auch schon etwas älter ist.

Speziell wenn Sie regelmäßig E-Mails von bekannten Absendern (z.B. Online Rechnungen von Providern) erhalten bietet es sich aber an für diese jeweils einen eigenen Ordner zu erstellen, und dort automatisch von Outlook einsortieren zu lassen.

Dazu erstellen wir als erstes einen Unterordner im Hauptordner “Posteingang”.

  • Im Kontextmenü (rechte Maustaste) auf den Ordner “Posteingang”
  • Neuer Ordner
  • Namen für den Ordner vergeben
  • mit “Enter” bestätigen

Siehe Abb.:

1. Neuen Ordner im Posteingang von Outlook erstellen
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2. Unterschied zwischen IMAP Ordner und Ordner (nur dieser Computer)

2. Unterschied zwischen IMAP Ordner und Ordner (nur dieser Computer)

Wenn Sie ein IMAP Postfach verwenden (was zu empfehlen ist), und bereits einige Ordner erstellt haben könnte es passieren das irgendwann hinter einem neu erstellten Ordner folgendes steht:

(nur dieser Computer)

Das hängt damit zusammen das (je nach E-Mail Provider) in der Regel nur ein bestimmtes Kontingent an sogenannten IMAP Ordnern vom Provider zur Verfügung gestellt werden. Was bedeutet das wenn Sie in Outlook einen neuen Ordner erstellen, dann wird dieser auch automatisch in der Ordnerstruktur auf Ihrem E-Mail Server erstellt, und Sie haben die Sortierung dementsprechend bereits auch auf dem E-Mail Server, und nicht erst in Outlook.

Wenn nun dieses Kontingent erschöpft ist und Sie haben einen Ordner hinter dem “(nur dieser Computer)” steht, dann werden die E-Mails zwar immer noch gemäß Ihren Regeln sortiert, aber eben nur noch innerhalb von Outlook auf Ihrem Rechner, und nicht mehr auf dem E-Mail Server.

Das macht sich immer dann bemerkbar, wenn Sie Ihre E-Mails mit unterschiedlichen Endgeräten abrufen, und Ihnen die Sortierung dort dann fehlt. Es sei denn natürlich das Sie dort nochmal die gleichen Regeln festlegen. Nur findet halt keine Synchronisierung mehr zwischen den Geräten statt.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

2. Unterschied IMAP Ordner und Ordner (nur dieser Computer)
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Mehr über das IMAP (Internet Message Access Protocol) können Sie hier nachlesen >>>

Wenn Sie ein IMAP Postfach verwenden (was zu empfehlen ist), und bereits einige Ordner erstellt haben könnte es passieren das irgendwann hinter einem neu erstellten Ordner folgendes steht:

(nur dieser Computer)

Das hängt damit zusammen das (je nach E-Mail Provider) in der Regel nur ein bestimmtes Kontingent an sogenannten IMAP Ordnern vom Provider zur Verfügung gestellt werden. Was bedeutet das wenn Sie in Outlook einen neuen Ordner erstellen, dann wird dieser auch automatisch in der Ordnerstruktur auf Ihrem E-Mail Server erstellt, und Sie haben die Sortierung dementsprechend bereits auch auf dem E-Mail Server, und nicht erst in Outlook.

Wenn nun dieses Kontingent erschöpft ist und Sie haben einen Ordner hinter dem “(nur dieser Computer)” steht, dann werden die E-Mails zwar immer noch gemäß Ihren Regeln sortiert, aber eben nur noch innerhalb von Outlook auf Ihrem Rechner, und nicht mehr auf dem E-Mail Server.

Das macht sich immer dann bemerkbar, wenn Sie Ihre E-Mails mit unterschiedlichen Endgeräten abrufen, und Ihnen die Sortierung dort dann fehlt. Es sei denn natürlich das Sie dort nochmal die gleichen Regeln festlegen. Nur findet halt keine Synchronisierung mehr zwischen den Geräten statt.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

2. Unterschied IMAP Ordner und Ordner (nur dieser Computer)
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Mehr über das IMAP (Internet Message Access Protocol) können Sie hier nachlesen >>>

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3. Regeln für bestimmte E-Mails festlegen

3. Regeln für bestimmte E-Mails festlegen

Jetzt wo wir unseren Ordner erstellt haben, können wir uns eine E-Mail von einem Empfänger raussuchen, von dem wir häufiger Mails erhalten und diese gleicht einsortieren lassen möchten.

Dazu gehen wir in der Übersicht des Posteingangsordners auf die betreffende Mail, und wählen dann im Kontextmenü (rechte Maustaste) “Regeln”“Regel erstellen”.

Hier können wir später auch immer wieder Regeln ändern und anpassen.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

3. Regel fuer E-Mail in Outlook erstellen
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Im nächsten Dialogfenster können Sie dann die festlegen welche Bedingungen erfüllt sein müssen um die E-Mail in den neuen Ordner verschieben zu lassen.

Hier muss mindestens eine Regel aktiviert werden, damit es funktioniert. Sie können unter “Erweiterte Optionen” aber noch mehr ins Detail gehen und das ganze weiter verfeinern. Sobald Sie den Ordner festgelegt und die beiden Dialogfenster mit “OK” bestätigt haben kommt noch ein letztes Fenster mit der Frage ob die Regel auch auf alle bereits im Posteingang befindlichen E-Mails zutreffen soll.

Da empfehle ich dann gleich den Haken zu setzen, und mit “OK” zu bestätigen weil Outlook dann gleich den gesamten Posteingangsordner nach diesen Mails durchsucht, und die betreffenden Elemente in den gewählten Ordner verschiebt.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

4. E-Mail Regeln in Outlook definieren
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Wir hoffen das wir Ihnen mit diesem kleinen Ratgeber eine gute Hilfestellung bieten konnten, um mehr Ordnung ins tägliche E-Mail Chaos zu bringen.

Jetzt wo wir unseren Ordner erstellt haben, können wir uns eine E-Mail von einem Empfänger raussuchen, von dem wir häufiger Mails erhalten und diese gleicht einsortieren lassen möchten.

Dazu gehen wir in der Übersicht des Posteingangsordners auf die betreffende Mail, und wählen dann im Kontextmenü (rechte Maustaste) “Regeln”“Regel erstellen”.

Hier können wir später auch immer wieder Regeln ändern und anpassen.

Siehe Abb.:

3. Regel fuer E-Mail in Outlook erstellen
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Im nächsten Dialogfenster können Sie dann die festlegen welche Bedingungen erfüllt sein müssen um die E-Mail in den neuen Ordner verschieben zu lassen.

Hier muss mindestens eine Regel aktiviert werden, damit es funktioniert. Sie können unter “Erweiterte Optionen” aber noch mehr ins Detail gehen und das ganze weiter verfeinern. Sobald Sie den Ordner festgelegt und die beiden Dialogfenster mit “OK” bestätigt haben kommt noch ein letztes Fenster mit der Frage ob die Regel auch auf alle bereits im Posteingang befindlichen E-Mails zutreffen soll.

Da empfehle ich dann gleich den Haken zu setzen, und mit “OK” zu bestätigen weil Outlook dann gleich den gesamten Posteingangsordner nach diesen Mails durchsucht, und die betreffenden Elemente in den gewählten Ordner verschiebt.

Siehe Abb.:

4. E-Mail Regeln in Outlook definieren
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Wir hoffen das wir Ihnen mit diesem kleinen Ratgeber eine gute Hilfestellung bieten konnten, um mehr Ordnung ins tägliche E-Mail Chaos zu bringen.

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Über den Autor:

Michael Suhr
Michael SuhrWebdesigner / Dipl.-Betriebswirt
Nach 20 Jahren im Logistikmanagement bin ich seit Anfang 2015 im Bereich Webdesign, Office Training und Webberatung tätig. Nebenbei gebe ich soweit es die Zeit zulässt noch Tipps & Tricks für mehr digitale Kompetenz in meinem Blog.

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