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So erstellen Sie in Excel 2016 Ihre
eigenen Rechnungsvorlagen

Wer sich ganz frisch in der Selbsständigkeit befindet, der sieht sich am Anfang erstmal jeder Menge Kosten gegenüber, die in der Startphase nicht gleich wieder durch Aufträge wieder reinkommen. Deshalb sollte man dort sparen wo es geht. Man braucht anfangs vielleicht nicht gleich eine professionelle Rechnungssoftware, sondern kann dies auch später wenn es richtig gut läuft investieren.

Aber auch für Arbeitnehmer die zurzeit noch in einer Anstellung sind, und die selbstständige Tätigkeit vorerst nur nebenbei ausüben, gilt es Kosten einzusparen wo es möglich ist.

Wie Sie in Excel 2016 Ihre eigene Rechnungsvorlage erstellen und als PDF versenden können, möchten wir in diesem Artikel beschreiben

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*Zuletzt aktualisiert am 16. October 2018 um 9:12 . Preise können sich geändert haben. Alle Angaben ohne Gewähr.

So erstellen Sie in Excel 2016 Ihre eigenen Rechnungsvorlagen

Wer sich ganz frisch in der Selbsständigkeit befindet, der sieht sich am Anfang erstmal jeder Menge Kosten gegenüber, die in der Startphase nicht gleich wieder durch Aufträge wieder reinkommen. Deshalb sollte man dort sparen wo es geht. Man braucht anfangs vielleicht nicht gleich eine professionelle Rechnungssoftware, sondern kann dies auch später wenn es richtig gut läuft investieren.

Aber auch für Arbeitnehmer die zurzeit noch in einer Anstellung sind, und die selbstständige Tätigkeit vorerst nur nebenbei ausüben, gilt es Kosten einzusparen wo es möglich ist.

Wie Sie in Excel 2016 Ihre eigene Rechnungsvorlage erstellen und als PDF versenden können, möchten wir in diesem Artikel beschreiben

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1. Seite und Format einrichten

1. Seite und Format einrichten

Bevor wir beginnen eine Tabelle zu erstellen in dem später die eigentlichen Berechnungen durchgeführt werden, sollten wir zunächst unser Blatt anpassen. Denn genau wie bei einem Brief wird unsere Rechnung ja auch einen Briefkopf mit Empfänger, Absender, usw. enthalten.

Und das ganze soll natürlich auch in einen Briefumschlag mit Sichtfenster vernünftig reinpassen wenn man es ausdruckt und den gängigen Zickzackfalz verwendet.

Wie gehen wie folgt vor:

  • Öffnen Sie ein neues Excel Dokument
  • Über den Reiter „Seitenlayout“ – „Ausrichtung“ das Hochformat wählen
  • Dann über „Format“  DIN A4 auswählen

Nach diesen ersten Schritten wird Ihr bisher völlig freies Tabellenblatt mit horizontalen und vertikalen gestrichelten Linien dargestellt, und Sie wissen wo das DIN A4 Blatt anfängt, und wo es aufhört.

Es ist jetzt 10 Spalten (A – J) breit, und 50 Zeilen hoch.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Seitenformat in Excel einrichten
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Bevor wir beginnen eine Tabelle zu erstellen in dem später die eigentlichen Berechnungen durchgeführt werden, sollten wir zunächst unser Blatt anpassen. Denn genau wie bei einem Brief wird unsere Rechnung ja auch einen Briefkopf mit Empfänger, Absender, usw. enthalten.

Und das ganze soll natürlich auch in einen Briefumschlag mit Sichtfenster vernünftig reinpassen wenn man es ausdruckt und den gängigen Zickzackfalz verwendet.

Wie gehen wie folgt vor:

  • Öffnen Sie ein neues Excel Dokument
  • Über den Reiter „Seitenlayout“ – „Ausrichtung“ das Hochformat wählen
  • Dann über „Format“  DIN A4 auswählen

Nach diesen ersten Schritten wird Ihr bisher völlig freies Tabellenblatt mit horizontalen und vertikalen gestrichelten Linien dargestellt, und Sie wissen wo das DIN A4 Blatt anfängt, und wo es aufhört.

Es ist jetzt 10 Spalten (A – J) breit, und 50 Zeilen hoch.

Siehe Abb.:

Seitenformat in Excel einrichten
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2. Empfänger- und Absenderfelder einfügen

2. Empfänger- und Absenderfelder einfügen

Jetzt geht es weiter mit der richtigen Positionierung für Ihr Logo, dem Schriftzug RECHNUNG, den Empfänger- und Absenderbereichen.

Damit unser Inhalt etwas Platz zum Rand hat verkleinern Sie die Spalte A (rechte Maustaste/Kontextmenü) auf 0,8 cm
Dann markieren Sie die Spalten B bis E und die Zeilen 1 bis 4 und verbinden die Zellen über den Reiter „Start“ – „Verbinden und zentrieren“

Beispielhaft haben wir hier schon mal „Ihr Firmenname/Logo“ reingeschrieben.

Letzlich können Sie da einfach nur Ihren Firmennamen reinschreiben, oder aber eben auch über den Reiter „Einfügen“ – „Bilder“ ein zuvor erstelltes Logo einsetzen.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Spaltenbreite in Excel anpassen
Zellen in Excel verbinden
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Jetzt bereiten wir noch einen Bereich für den Schriftzug „RECHNUNG“ vor.

Dazu markieren wir die Spalten G bis J und die Zeilen 1 bis 3, und verbinden diese auch wieder. Hier können Sie jetzt ab besten schön groß „RECHNUNG“ reinschreiben, und mittig ausrichten.

Darunter lassen wir dann eine Zeile frei, und machen in Zeile 5 / Spalte G weiter mit den Angaben zum Absender (Ihr Unternehmen), und schreiben die ganzen Daten untereinander frei hinein.

Für die Übersichtlichkeit empfehle ich unter den Angaben wie: Name, Anschrift, usw. zwei Zeilen freizulassen, und dann mit den Angaben: Rechnungsdatum, Kundennummer, Rechnungsnummer, Steuer-, oder Umsatzsteuernummer weiterzumachen

Hinweis: Machen Sie sich keine Sorgen wenn Angaben nicht in eine einzelne Zelle passen, sondern überschreiben diese einfach. Die Gitternetzlinien die im Standard sichtbar sind, stellen ohnehin nur eine Hilfe dar, werden aber später nicht mitgedruckt.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Absender in Excel Rechnungsvorlage
300x250_Students
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Als nächstes kommt der Bereich im Briefkopf für die Empfängeradresse, sowie eine kleine Zeile in der nochmals die Absenderadresse eingefügt wird damit (auch falls nicht zustellbar) der Absender ohne öffnen des Briefes sichtbar ist.

Dazu fügen Sie in Zeile 6 / Spalte B die Absenderadresse ein, und verwenden optimalerweise einen kleineren Schriftgrad (z.B. 9 pt), und unterstreichen diese optional noch.

Dann lassen wir wieder eine Zeile frei, und machen in Zeile 8 / Spalte B weiter und fügen dort die Empfängeradresse ein.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Empfängeradresse in Excel Rechnungsvorlage
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Jetzt geht es weiter mit der richtigen Positionierung für Ihr Logo, dem Schriftzug RECHNUNG, den Empfänger- und Absenderbereichen.

Damit unser Inhalt etwas Platz zum Rand hat verkleinern Sie die Spalte A (rechte Maustaste/Kontextmenü) auf 0,8 cm
Dann markieren Sie die Spalten B bis E und die Zeilen 1 bis 4 und verbinden die Zellen über den Reiter „Start“ – „Verbinden und zentrieren“

Beispielhaft haben wir hier schon mal „Ihr Firmenname/Logo“ reingeschrieben.

Letzlich können Sie da einfach nur Ihren Firmennamen reinschreiben, oder aber eben auch über den Reiter „Einfügen“ – „Bilder“ ein zuvor erstelltes Logo einsetzen.

Siehe Abb.:

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Jetzt bereiten wir noch einen Bereich für den Schriftzug „RECHNUNG“ vor.

Dazu markieren wir die Spalten G bis J und die Zeilen 1 bis 3, und verbinden diese auch wieder. Hier können Sie jetzt ab besten schön groß „RECHNUNG“ reinschreiben, und mittig ausrichten.

Darunter lassen wir dann eine Zeile frei, und machen in Zeile 5 / Spalte G weiter mit den Angaben zum Absender (Ihr Unternehmen), und schreiben die ganzen Daten untereinander frei hinein.

Für die Übersichtlichkeit empfehle ich unter den Angaben wie: Name, Anschrift, usw. zwei Zeilen freizulassen, und dann mit den Angaben: Rechnungsdatum, Kundennummer, Rechnungsnummer, Steuer-, oder Umsatzsteuernummer weiterzumachen

Hinweis: Machen Sie sich keine Sorgen wenn Angaben nicht in eine einzelne Zelle passen, sondern überschreiben diese einfach. Die Gitternetzlinien die im Standard sichtbar sind, stellen ohnehin nur eine Hilfe dar, werden aber später nicht mitgedruckt.

Siehe Abb.:

Absender in Excel Rechnungsvorlage
300x250_Students
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Als nächstes kommt der Bereich im Briefkopf für die Empfängeradresse, sowie eine kleine Zeile in der nochmals die Absenderadresse eingefügt wird damit (auch falls nicht zustellbar) der Absender ohne öffnen des Briefes sichtbar ist.

Dazu fügen Sie in Zeile 6 / Spalte B die Absenderadresse ein, und verwenden optimalerweise einen kleineren Schriftgrad (z.B. 9 pt), und unterstreichen diese optional noch.

Dann lassen wir wieder eine Zeile frei, und machen in Zeile 8 / Spalte B weiter und fügen dort die Empfängeradresse ein.

Siehe Abb.:

Empfängeradresse in Excel Rechnungsvorlage
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3. Excel Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer erstellen

3. Excel Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer erstellen

Nachdem wir jetzt unseren Briefkopf fertig haben können wir uns an, den eigentlichen Rechnungsbereich machen.

Dazu haben wir jetzt in unserem Beispiel in Zeile 21 / Spalte B mit der Tabelle begonnen. Das ist jetzt aber nicht so entscheidend wie es noch beim Briefkopf war, der ja später ins Sichtfenster eines Briefumschlages passen soll. Von daher können Sie das später auch etwas höher oder tiefer machen, wie es für Sie am besten passt.

  • In Zeile 21 beginnen wir also in der horizontalen mit den Einträgen für: Datum, Bezeichnung/Leistungsbeschreibung, Anzahl, usw.
  • Danach markieren wir alle Einträge (linke Maustaste gedrückt halten, und rüberziehen)
  • Dann geht es über den Reiter „Einfügen“ – „Tabelle“ weiter
  • Im Dialogfenster wird dann nochmal nach dem Bereich gefragt, in welchem die Daten für die Tabelle sind (da brauchen Sie nichts weiter zu machen, sofern alles vorher richtig markiert)
  • Der Kontrollkästchen „Tabelle hat Überschriften“ muss markiert werden
  • Mit „OK“ bestätigen

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Markierung Dynamische Excel Tabelle
Dynamische Tabelle in Excel einfügen
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Der Vorteil einer dynamischen Tabelle in Excel ist das sich zum einen Berechnungsvorgänge leichter einfügen lassen, und sie sich auch (wie der Name schon sagt) dynamisch erweitern und aktualisieren kann.

Sie können jetzt noch das Layout Ihrer Tabelle verändern indem Sie diese markieren, und dann über den Reiter „Tabellentools“ – „Entwurf“ – „Tabellenformatvorlagen“ entweder eine der Vorlagen wählen, oder eigene erstellen.

Das Layout können Sie aber jederzeit verändern, ohne das sich etwas an der Funktionalität ändert.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Layout Dynamische Excel Tabelle

Die Tabelle erweitern Sie jetzt ganz bequem, entweder durch drücken der TAB Taste in der letzten Zelle der letzten Zeile der Tabelle, oder aber optional haben Sie am unteren rechten Rand der Tabelle eine kleine Verstärkung, die sich einfach anfassen (linke Maustaste gedrückt halten, und ziehen) und nach unten ziehen lässt.

Dadurch springen Sie dann immer direkt in die nächste Zeile

Bei den Berechnungen innerhalb der Tabelle lassen wir in unserem Beispiel einfach mal den „Std.Satz“ x „Anzahl“ kalkulieren.
Dazu gehen wir in die erste Zeile der Tabelle unter der Spalte „Betrag“ und geben ein:

=SUMME(F23*H23)

und bestätigen mit Enter

Hinweis: Dies kann in Ihrer Formel je nach Aufteilung der Zeilen und Spalten natürlich anders sein.

Die so eingegebene Funktion wird nun jedesmal wenn Sie die Tabelle um eine Zeile erweitern automatisch für diese Spalte von Excel fortgeschrieben.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Excel Tabelle Betrag berechnen
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*Zuletzt aktualisiert am 16. October 2018 um 9:14 . Preise können sich geändert haben. Alle Angaben ohne Gewähr.

Die jetzt noch fehlende Ergebniszeile können Sie entweder in die dynamische Tabelle einbinden, indem Sie in eine beliebige Zelle der Tabelle klicken und dann über den Reiter „Tabellentools“ – „Entwurf“ das Kontrollkästchen „Ergebniszeile“ aktivieren.

Der Vorteil einer solchen Ergebniszeile in einer dynamischen Tabelle ist, das sich damit nicht nur einfach Beträge addieren lassen, sondern auch verschiedene andere Optionen wie: Minimum, Maximum, Mittelwert, uvm. erledigen lassen.

Der Nachteil (zumindest in Bezug auf unsere Rechnungsvorlage) ist das die Ergebniszeile sich natürlich direkt unter der letzten Zeile unserer Einträge befindet. Das sieht eigentlich nicht so schön aus, weshalb wir in unserem Beispiel darauf verzichtet haben, und stattdessen einfach eine Zeile freigelassen, diese dann ein bisschen schmaler gemacht haben, um dann darunter eine separate Ergebniszeile zu erstellen.

Auf diese Weise sieht das ganze nicht so gequetscht aus, und die so erstellte Ergebniszeile rutscht auch automatisch mit jeder Erweiterung der Tabelle eine Zeile tiefer.

Die Berechnung für unseren Rechnungbetrag machen wir dann einfach wie folgt:

  • markieren Sie die Zelle für den Rechnungsendbetrag
  • geben Sie ein =SUMME(
  • markieren Sie den Spaltenbereich der Tabelle in dem die addierten Stundensätze stehen
  • schliessen Sie die Funktion wieder mit einer Klammer

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Excel Dynamische Tabelle Ergebniszeile
Rechnungsbetrag einfügen

Nachdem wir jetzt unseren Briefkopf fertig haben können wir uns an, den eigentlichen Rechnungsbereich machen.

Dazu haben wir jetzt in unserem Beispiel in Zeile 21 / Spalte B mit der Tabelle begonnen. Das ist jetzt aber nicht so entscheidend wie es noch beim Briefkopf war, der ja später ins Sichtfenster eines Briefumschlages passen soll. Von daher können Sie das später auch etwas höher oder tiefer machen, wie es für Sie am besten passt.

  • In Zeile 21 beginnen wir also in der horizontalen mit den Einträgen für: Datum, Bezeichnung/Leistungsbeschreibung, Anzahl, usw.
  • Danach markieren wir alle Einträge (linke Maustaste gedrückt halten, und rüberziehen)
  • Dann geht es über den Reiter „Einfügen“ – „Tabelle“ weiter
  • Im Dialogfenster wird dann nochmal nach dem Bereich gefragt, in welchem die Daten für die Tabelle sind (da brauchen Sie nichts weiter zu machen, sofern alles vorher richtig markiert)
  • Der Kontrollkästchen „Tabelle hat Überschriften“ muss markiert werden
  • Mit „OK“ bestätigen

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Markierung Dynamische Excel Tabelle
Dynamische Tabelle in Excel einfügen
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Der Vorteil einer dynamischen Tabelle in Excel ist das sich zum einen Berechnungsvorgänge leichter einfügen lassen, und sie sich auch (wie der Name schon sagt) dynamisch erweitern und aktualisieren kann.

Sie können jetzt noch das Layout Ihrer Tabelle verändern indem Sie diese markieren, und dann über den Reiter „Tabellentools“ – „Entwurf“ – „Tabellenformatvorlagen“ entweder eine der Vorlagen wählen, oder eigene erstellen.

Das Layout können Sie aber jederzeit verändern, ohne das sich etwas an der Funktionalität ändert.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Layout Dynamische Excel Tabelle

Die Tabelle erweitern Sie jetzt ganz bequem, entweder durch drücken der TAB Taste in der letzten Zelle der letzten Zeile der Tabelle, oder aber optional haben Sie am unteren rechten Rand der Tabelle eine kleine Verstärkung, die sich einfach anfassen (linke Maustaste gedrückt halten, und ziehen) und nach unten ziehen lässt.

Dadurch springen Sie dann immer direkt in die nächste Zeile

Bei den Berechnungen innerhalb der Tabelle lassen wir in unserem Beispiel einfach mal den „Std.Satz“ x „Anzahl“ kalkulieren.
Dazu gehen wir in die erste Zeile der Tabelle unter der Spalte „Betrag“ und geben ein:

=SUMME(F23*H23)

und bestätigen mit Enter

Hinweis: Dies kann in Ihrer Formel je nach Aufteilung der Zeilen und Spalten natürlich anders sein.

Die so eingegebene Funktion wird nun jedesmal wenn Sie die Tabelle um eine Zeile erweitern automatisch für diese Spalte von Excel fortgeschrieben.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

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Die jetzt noch fehlende Ergebniszeile können Sie entweder in die dynamische Tabelle einbinden, indem Sie in eine beliebige Zelle der Tabelle klicken und dann über den Reiter „Tabellentools“ – „Entwurf“ das Kontrollkästchen „Ergebniszeile“ aktivieren.

Der Vorteil einer solchen Ergebniszeile in einer dynamischen Tabelle ist, das sich damit nicht nur einfach Beträge addieren lassen, sondern auch verschiedene andere Optionen wie: Minimum, Maximum, Mittelwert, uvm. erledigen lassen.

Der Nachteil (zumindest in Bezug auf unsere Rechnungsvorlage) ist das die Ergebniszeile sich natürlich direkt unter der letzten Zeile unserer Einträge befindet. Das sieht eigentlich nicht so schön aus, weshalb wir in unserem Beispiel darauf verzichtet haben, und stattdessen einfach eine Zeile freigelassen, diese dann ein bisschen schmaler gemacht haben, um dann darunter eine separate Ergebniszeile zu erstellen.

Auf diese Weise sieht das ganze nicht so gequetscht aus, und die so erstellte Ergebniszeile rutscht auch automatisch mit jeder Erweiterung der Tabelle eine Zeile tiefer.

Die Berechnung für unseren Rechnungbetrag machen wir dann einfach wie folgt:

  • markieren Sie die Zelle für den Rechnungsendbetrag
  • geben Sie ein =SUMME(
  • markieren Sie den Spaltenbereich der Tabelle in dem die addierten Stundensätze stehen
  • schliessen Sie die Funktion wieder mit einer Klammer

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Excel Dynamische Tabelle Ergebniszeile
Rechnungsbetrag einfügen
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4. Kopf- und Fußzeile in Excel einfügen

4. Kopf- und Fußzeile in Excel einfügen

Jetzt fehlt eigentlich nur noch die Angabe unserer Bankverbindung, die wir zwar auch einfach irgendwo unter den Rechnungsbereich schreiben könnten, aber besser schaut so etwas eigentlich immer im Fußbereich eines Dokumentes aus.

Dazu gehen wir im Register „Einfügen“ auf „Kopf- und Fußzeile“

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Kopf- und Fußzeile in Excel einfügen
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Im nächsten Fenster haben wir dann verschiedene Optionen unserer Fußzeile das jeweils tagesaktuelle Datum und Uhrzeit, die jeweilige Seitenzahl, Grafiken, oder eigene Angaben (wie z.B. die Bankverbindung) hinzuzufügen.

In dieser Ansicht lässt sich dann auch ganz einfach zwischen Kopf- und Fußzeile per Schaltfläche hin- und her springen

Wenn Sie Ihre Angaben dort wie gewünscht eingetragen haben, und wieder in die normale Ansicht zurückkehren möchten, klicken Sie einfach in irgendeine Zelle der Rechnungsvorlage außerhalb der Kopf- und Fußzeile, und dann über das Register „Ansicht“ – „Arbeitsmappenansichten“ – „Normal“

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Elemente in Kopfzeile in Excel hinzufügen
Ansicht Kopf-und Fußzeile in Excel beenden

Hinweis: Nachdem Sie wieder in die normale Ansicht zurückgekehrt sind, werden Kopf- und Fußzeile in dieser nicht mehr angezeigt. Diese sind dann nur in den Ansichten „Seitenlayout“ sowie der „Druckansicht“ sichtbar.

Jetzt fehlt eigentlich nur noch die Angabe unserer Bankverbindung, die wir zwar auch einfach irgendwo unter den Rechnungsbereich schreiben könnten, aber besser schaut so etwas eigentlich immer im Fußbereich eines Dokumentes aus.

Dazu gehen wir im Register „Einfügen“ auf „Kopf- und Fußzeile“

Siehe Abb.:

Kopf- und Fußzeile in Excel einfügen
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Im nächsten Fenster haben wir dann verschiedene Optionen unserer Fußzeile das jeweils tagesaktuelle Datum und Uhrzeit, die jeweilige Seitenzahl, Grafiken, oder eigene Angaben (wie z.B. die Bankverbindung) hinzuzufügen.

In dieser Ansicht lässt sich dann auch ganz einfach zwischen Kopf- und Fußzeile per Schaltfläche hin- und her springen

Wenn Sie Ihre Angaben dort wie gewünscht eingetragen haben, und wieder in die normale Ansicht zurückkehren möchten, klicken Sie einfach in irgendeine Zelle der Rechnungsvorlage außerhalb der Kopf- und Fußzeile, und dann über das Register „Ansicht“ – „Arbeitsmappenansichten“ – „Normal“

Siehe Abb.:

Elemente in Kopfzeile in Excel hinzufügen
Ansicht Kopf-und Fußzeile in Excel beenden

Hinweis: Nachdem Sie wieder in die normale Ansicht zurückgekehrt sind, werden Kopf- und Fußzeile in dieser nicht mehr angezeigt. Diese sind dann nur in den Ansichten „Seitenlayout“ sowie der „Druckansicht“ sichtbar.

5. Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuerausweis erstellen

5. Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuerausweis erstellen

Wenn Sie eine Umsatzsteuerindentifikationsnummer haben, dann sind Sie grundsätzlich verpflichtet diese in Rechnungen auch auszuweisen.

Somit wären dann die 100,-€ die in unserer Beispielrechnung angegeben sind unsere Netto Beträge, und wir müssen die 19% Umsatzsteuer separat ausweisen, um sie dann mit der Gesamtnettosumme in unserem Rechnungsbetrag als Bruttobetrag darzustellen.

Diese kleine Erweiterung ist aber relativ leicht erledigt.

  • Fügen Sie einfach zwei Zeilen oberhalb des Rechnungsbetrages ein
  • In die obere können Sie z.B. Summe, oder Nettobetrag eintragen, und in der Zelle daneben addieren Sie einfach die Einzelsummen der dynamischen Tabelle (so wie zuvor bei dem Rechnungsbetrag)
  • Und in die untere Zeile tragen Sie z.B. zzgl. 19% UsT. ein, und in der Zelle daneben geben Sie die Formel =SUMME(J27 * 0,19)
  • In der Zelle Rechnungsbetrag addieren Sie dann einfach beide Zellen (Nettobetrag + UsT.)

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Ust. in Excel Rechnungsvorlage
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Und das war es dann auch schon.

Die Vorlage speichern Sie jetzt einfach nur noch als solche in Excel, und können Sie dann jederzeit immer wieder für neue Rechnungen verwenden.

Natürlich werden Sie irgendwann auf eine professionelle Rechnungs- und Kundenverwaltung zurückgreifen, und dies vermutlich auch müssen um den gesetzlichen Dokumentationspflichten besser nachkommen zu können, aber für den Anfang ist das vollkommen ausreichend und vor allem kostenlos.

Wenn Sie eine Umsatzsteuerindentifikationsnummer haben, dann sind Sie grundsätzlich verpflichtet diese in Rechnungen auch auszuweisen.

Somit wären dann die 100,-€ die in unserer Beispielrechnung angegeben sind unsere Netto Beträge, und wir müssen die 19% Umsatzsteuer separat ausweisen, um sie dann mit der Gesamtnettosumme in unserem Rechnungsbetrag als Bruttobetrag darzustellen.

Diese kleine Erweiterung ist aber relativ leicht erledigt.

  • Fügen Sie einfach zwei Zeilen oberhalb des Rechnungsbetrages ein
  • In die obere können Sie z.B. Summe, oder Nettobetrag eintragen, und in der Zelle daneben addieren Sie einfach die Einzelsummen der dynamischen Tabelle (so wie zuvor bei dem Rechnungsbetrag)
  • Und in die untere Zeile tragen Sie z.B. zzgl. 19% UsT. ein, und in der Zelle daneben geben Sie die Formel =SUMME(J27 * 0,19)
  • In der Zelle Rechnungsbetrag addieren Sie dann einfach beide Zellen (Nettobetrag + UsT.)

Siehe Abb.:

Ust. in Excel Rechnungsvorlage
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Und das war es dann auch schon.

Die Vorlage speichern Sie jetzt einfach nur noch als solche in Excel, und können Sie dann jederzeit immer wieder für neue Rechnungen verwenden.

Natürlich werden Sie irgendwann auf eine professionelle Rechnungs- und Kundenverwaltung zurückgreifen, und dies vermutlich auch müssen um den gesetzlichen Dokumentationspflichten besser nachkommen zu können, aber für den Anfang ist das vollkommen ausreichend und vor allem kostenlos.

6. Excel Tabelle als PDF speichern

6. Excel Tabelle als PDF speichern

Zum Schluss sollten wir unsere so erstellten Rechnungen noch in ein gängiges Format bringen, welches sich auch eignet um per E-Mail versandt zu werden. Dafür eignet sich das Format einer Excel Tabelle natürlich überhaupt nicht.

Also speichern wir es einfach als PDF, oder man greift zu einer professionellen Lösung.

Empfehlen können wir hier das Programm: Nuance Power PDF 2.0 >>>

Dieses lässt sich bereits bei der Installation einfach in alle Office Programme einbinden, und bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten wie z.B. auch das Umwandeln von PDF in Word, E-Mails als PDF archivieren, Verschlüsselung,  uvm.

Nach der Installation haben Sie in jeder Office Anwendung immer einen zusätzlichen Reiter, über welchen Sie verschiedenste Aufgaben erledigen können.

Nach dem Speichern als PDF können wir die Rechnung dann ganz einfach als Anhang per E-Mail an Kunden versenden.

Siehe Abb.: (klicken zum vergrößern)

Excel als PDF speichern
Nuance Power PDF

Rechnungsvorlagen zum Download

Excel Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer
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Zum Schluss sollten wir unsere so erstellten Rechnungen noch in ein gängiges Format bringen, welches sich auch eignet um per E-Mail versandt zu werden. Dafür eignet sich das Format einer Excel Tabelle natürlich überhaupt nicht.

Also speichern wir es einfach als PDF, oder man greift zu einer professionellen Lösung.

Empfehlen können wir hier das Programm: Nuance Power PDF 2.0 >>>

Dieses lässt sich bereits bei der Installation einfach in alle Office Programme einbinden, und bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten wie z.B. auch das Umwandeln von PDF in Word, E-Mails als PDF archivieren, Verschlüsselung,  uvm.

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Über den Autor:

Michael Suhr
Michael SuhrWebdesigner / Betriebswirt
Nach 20 Jahren im Logistikmanagement bin ich seit Anfang 2015 als freiberuflicher Webdesigner und Office Trainer tätig. Nebenbei gebe ich soweit es die Zeit zulässt noch Tipps & Tricks für mehr digitale Kompetenz in meinem Blog.

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Michael Suhr
Michael SuhrWebdesigner / Betriebswirt
Nach 20 Jahren im Logistikmanagement bin ich seit Anfang 2015 als freiberuflicher Webdesigner und Office Trainer tätig. Nebenbei gebe ich soweit es die Zeit zulässt noch Tipps & Tricks für mehr digitale Kompetenz in meinem Blog.

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