Excel 2016 Most Wanted

Wir haben mit Anwendern gesprochen die täglich mit Excel 2016 arbeiten, und daraus die häufigsten Fragen zusammengetragen.

Diese wertvollen Tipps die Ihnen viel Zeit und Nerven ersparen werden
sollten Sie nicht verpassen!

1. Excel Tabellen passend ausdrucken.

Ein häufiges Problem beim Drucken von Excel Tabellen ist das nur ein Teil des benötigten Inhaltes ausgedruckt wird.

Das lässt sich allerdings zum Glück relativ leicht beheben.

Lösung:

  • Eine große Erleichterung in der Orientierung einer Excel Tabelle ist das sichtbar machen der Seitenumbrüche

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Excel Begrenzungslinie anzeigen
  • Sie können hier auch wählen ob Sie das Tabellenblatt im Hoch- oder im Querformat haben möchten. Entsprechend der Auswahl verändern sich dann auch die Begrenzungslinien.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Excel Seitenausrichtung
  • In der Standardeinstellung ist alles was über diesen Rand hinausgeht nicht mehr im gedruckten Bereich zu sehen, und wird auf eine 2. Seite gedruckt.
  • Wir müssen also hier zunächst einmal den Druckbereich festlegen.
    Dazu markieren wir den gesamten Bereich der Tabelle der ausgedruckt werden soll.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Druckbereich in Excel festlegen
  • In unserem Beispiel haben wir das Seitenlayout im Hochformat belassen, und den Druckbereich entsprechend festgelegt.
  • Wenn wir nun unsere Tabelle drucken möchten, und der Rand immer noch aufgrund der Überbreite auf 2 Seiten umgebrochen wird, können wir dies leicht anpassen indem wir in den Einstellungen beim Drucken die Skalierung mit „Blatt auf einer Seite darstellen“ anpassen.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Druckausgabe in Excel anpassen

2. Zeilenumbruch innerhalb einer Zelle.

Wer häufig Excel Tabellen (Bsp. Rechnungsvorlage) erstellt in denen auch viel Text vorkommt, der wird irgendwann auf das Problem treffen das wenn die Zellen automatisch umgebrochen werden der Text genau da umgebrochen wird, wo man es überhaupt nicht gebrauchen kann.

Lösung:

  • Sie können alles was Sie an Text in einer Zelle eingeben auch in der Bearbeitungsleiste editieren.
  • Markieren Sie zunächst die Zelle in welcher der zu bearbeitende Text steht.
  • Als nächstes erweitern Sie den Sichtbereich der Bearbeitungsleiste.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Bearbeitungsleiste in Excel erweitern
  • Jetzt stellen Sie den Cursor direkt vor den ersten Buchstaben des Wortes welches in die nächste Zeile umgebrochen werden soll. (In unserem Beispiel „in“)

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

 

Excel Cursor positionieren
  • Nun drücken zuerst die „ALT“ Taste, halten diese gedrückt, und dann die „ENTER“ Taste.

Hinweis:
Sie können den Text beliebig oft und an jeder gewünschten Zelle umbrechen. Wenn Sie später allerdings die Breite und/oder Höhe der Zelle verändern kann dies zu unerwünschten Ergebnissen führen. Sie sollten diese optischen Anpassungen erst dann durchführen wenn die Tabelle grundsätzlich vom Inhalt her fertig gestellt ist.

 

 

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3. Excel Tabelle als PDF speichern.

Wenn Sie eine Excel Tabelle erstellt haben, und die berechneten Ergebnisse gerne (z.B. per E-Mail) zur reinen Ansicht an jemanden versenden möchten der vielleicht kein Excel, oder eine nicht kompatible Version verwendet. kann es hilfreich sein, diese zuvor in das bekannte PDF Format umzuwandeln.

Lösung:

  • Nachdem Sie Ihre Tabelle erstellt haben, klicken Sie nicht einfach nur speichern, da hierbei in der Regel von Excel das Standard Dateiformat „xlxs“ verwendet wird, sondern auf „Speichern unter“
    und wählen dann das Dateiformat „PDF“

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

 

Excel als PDF speichern

Tipp:
Der einfachste Weg um zu den Speicheroptionen zu kommen ist direkt aus dem Tabellenblatt heraus die Taste „F12“

4. Excel Tabelle mit Passwort schützen.

Wenn Sie eine Excel Tabelle erstellt haben, dann wird diese häufig auf einem Laufwerk (z.B. in einem Netzwerk) gespeichert auf das viele Leute innerhalb dieses Netzwerkes Zugriff haben. Allerdings soll nicht jedermann auf alle Dateien in diesem Laufwerk Zugriff bekommen.

Daher kann es hilfreich sein bestimmte Dateien vor unbefugtem Zugriff mit einem Passwort zu schützen.

Lösung:

  • Nachdem Sie Ihre Tabellen in einer Arbeitsmappe erstellt haben, gehen Sie unter:
    „Datei / Informationen / Arbeitsmappe schützen“
    auf den Punkt: „Mit Kennwort verschlüsseln“

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Excel Arbeitsmappe verschlüsseln
  • Hier vergeben Sie nun ein beliebiges Passwort, welches später zum Öffnen der Datei benötigt wird. (Bitte merken Sie sich das Passwort ganz genau, da es sonst auch für Sie nicht mehr möglich sein wird die Datei ohne dieses Passwort zu öffnen!)

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Excel Passwort vergeben

Hinweis:
Die Datei ist zwar weiterhin für jeden sichtbar, aber nur mit dem gültigen Passwort (Groß- und Kleinschreibung ist zu beachten) lässt sich die Arbeitsmappe öffnen!

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5. Mathematische Vorzeichen in Excel eingeben.

Da Excel eine Tabellenkalkulation und kein Textverarbeitungsprogramm ist, tut es sich bei manchen Eingaben die mit Text zu tun haben etwas schwer damit, diese so umzusetzen wie es der Nutzer gern hätte.

Beispiel:

  • Sie möchten in einer Zelle folgenden Text eingeben: „= dem Wert von:“

Das Problem was nun nachdem Sie das Gleichheitszeichen und Ihrem Text eingeben, und mit Enter bestätigt haben auftreten wird ist, das Excel davon ausgeht das Sie eine Formel eingeben möchten, da nun mal alle Formeln in Excel mit einem „=“ Zeichen beginnen. Es erscheint dann folgende Fehlermeldung: „#Name?“

Lösung:

  • In der Zelle in welcher Sie mit dem „=“ Zeichen beginnen möchten setzen Sie vorher mit der Tastenkombination „ALT GR“ + „Hochkomma (´)“ ein unsichtbares Hochkomma ein.
  • Dieses wird nicht angezeigt, und auch nicht mitgedruckt.

Hinweis:
Diese Vorgehensweise lässt sich auf alle mathematischen Vorzeichen wie +, -, / usw. anwenden.

6. Formeln in Excel anzeigen lassen.

Wer schon einmal eine umfangreiche Excel Tabelle mit vielen Berechnungen erstellt hat, der weiß das irgendwann der Punkt kommt, wo man nicht mehr genau weiß in welchen Zellen Berechnungen vorgenommen wurden, und wo Zahlen manuell eingegeben wurden.

Wäre es da nicht hilfreich zu wissen in welchen Zellen sich denn nun überall Formeln befinden?

Lösung:

  • Wählen Sie unter dem Register: „Formeln“ / „Formeln anzeigen“

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Formeln in Excel anzeigen
  • Hier können Sie nun genau sehen wo in Ihrem Tabellenblatt überall Formeln hinterlegt sind.

 

7. Rechenweg in Excel anzeigen.

Wenn Sie eine Tabelle mit einigen Berechnungen und Zellbezügen erstellt haben, können Sie sich wie bereits in Tipp Nr. 6 gezeigt die Zellen anzeigen lassen, wo überall Formeln hinterlegt sind.

Je länger aber nun eine Formel ist, umso anstrengender wird es auch die dort angegebenen Zellen alle auf dem Blatt zu suchen, und einen Fehler zu finden. Wäre es da nicht praktisch wenn die Spur die zu der Berechnung geführt haben angezeigt werden könnten?

Lösung:

  • Markieren Sie eine Zelle in der von Excel Berechnungen durchgeführt wurden, und wählen dann im Register: „Formeln“ / „Spur zum Vorgänger“

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Excel Spur zum Vorgänger anzeigen
  • Hier wird Ihnen nun über die Pfeile angezeigt mit welchen Zellwerten das Ergebnis in der markierten Zelle zustande gekommen ist.

Hinweis:
Wenn in das Ergebnis einer Zelle zu viele Zellbezüge eingeflossen sind, wird es vor lauter Pfeilen natürlich wieder unübersichtlich, aber für kleinere Berechnungen kann dieser Tipp durchaus hilfreich sein.

8. Einzelne Zellen in Excel mit Schreibschutz.

Wenn Sie eine Tabelle erstellt haben, und diese (z.B. in einem Netzwerk) mit anderen teilen, und diese nur bestimmte Bereiche bearbeiten können sollen, der Rest der Tabelle aber nur von Ihnen selbst verändert werden kann, dann sollten Sie diese Zellen mit einem Schreibschutz versehen.

Lösung:

  • Grundsätzlich sind alle Zellen in Excel in der Formatierung mit „Gesperrt“ markiert. D.h. wenn Sie nun das Tabellenblatt mit einem Schreibschutz versehen kann überhaupt nichts mehr verändert werden.
  • Markieren Sie zunächst alle Zellen bzw. Zellbereiche die später für alle Mitarbeiter die Zugriff auf die Datei haben veränderbar sein sollen.
  • Danach aktivieren Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü über den markierten Zellen, und wählen „Zellen formatieren“.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)


Zellen in Excel formatieren
  • Als nächstes gehen unter der Registerkarte „Schutz“ im Menü der Zellformatierung, und entfernen
    dort den Haken „Gesperrt“.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)


Schreibschutz in Excel entfernen
  • Im letzten Schritt gehen wir unter dem Register „Überprüfen“ auf „Blatt schützen“ und vergeben dort (optional) ein Passwort, und setzen die jeweiligen Haken für die Bearbeitungsbeschränkungen die wir diesen Zellen zuweisen möchten.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)


Excel Arbeitsblatt schützen

9. Die Fehlerkorrektur in Excel.


Wer keine Fehler macht, der arbeitet auch nicht sagt der Volksmund. Und an dieser Weisheit ist auch tatsächlich etwas dran. Denn es passiert nun einmal das man sich an einer bestimmten Stelle einfach „verklickt“ hat, und auf einmal sieht alles ganz anders aus als noch vor einer Sekunde. Zum Glück bietet Excel 2016 Ihnen die Möglichkeit bis zu 100 Arbeitsschritte rückgängig zu machen.

Lösung:

  • Gehen Sie im oberen Bereich des Tabellenblattes (direkt über der Registerkarte „Start“) auf den kleinen Pfeil nach unten, und lassen sich dort die zuletzt gemachten Arbeitsschritte anzeigen.
  • Wählen Sie nun aus der angezeigten Liste der zuletzt getätigten Arbeitsschritte aus, wieviele
    Schritte Sie rückgängig machen möchten.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Arbeitsschritte in Excel rückgängig machen

Hinweis: In den meisten Fällen wird der Fehler sofort erkannt, und man möchte ihn schnell
rückgängig machen. In diesem Fall verwenden Sie einfach die folgenden Tastatur Shortcuts:

  • „STRG“ + „Z“ (Letzten Schritt rückgängig machen)
  • „STRG“ + „Y“ (Wieder einen Schritt nach vorne)
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About the Author:

Nach mehr als 20 Jahren praktischer Erfahrung mit den Microsoft Office Produkten im Logistikmanagement verschiedenster Branchen, trainiere ich seit 2015 bundesweit Anwender in Unternehmen, Freiberufler, Gewerbetreibende, und Privatpersonen in den Microsoft Office Produkten: Word, Excel, Outlook & Power Point in der jeweils aktuellsten Version.Immer am Puls der Zeit, und vertraut mit den vielfältigen Fragestellungen die Anwender immer wieder beschäftigen.

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