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So erstellen Sie sich einen Urlaubsplaner 2020 mit Excel

Spätestens in der ersten Woche des neuen Jahres beginnt bereits die Urlaubsplanung für die kommende Saison.

Mit Excel lässt sich leicht ein dynamischer Urlaubskalender erstellen, den Sie jedes Jahr wieder ganz leicht nur durch das Ändern der Jahreszahl, und der Feiertage wieder verwenden können.

Excel Urlaubsplaner 2020 mit Feiertagen erstellen

Themenübersicht

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In unserem Artikel möchten wir gerne Schritt für Schritt erläutern wie Sie so einen Urlaubsplaner mit Hervorhebung von Feiertagen und Wochenenden in Excel zusammenstellen können, ohne das es zu unübersichtlich wird. Es ist natürlich erstmal etwas Arbeit, aber dafür können Sie alles genau so gestalten und verändern wie Sie es möchten

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So erstellen Sie sich einen Urlaubsplaner 2020 mit Excel

Spätestens in der ersten Woche des neuen Jahres beginnt bereits die Urlaubsplanung für die kommende Saison.

Mit Excel lässt sich leicht ein dynamischer Urlaubskalender erstellen, den Sie jedes Jahr wieder ganz leicht nur durch das Ändern der Jahreszahl, und der Feiertage wieder verwenden können.

Excel Urlaubsplaner 2020 mit Feiertagen erstellen

Themenübersicht

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In unserem Artikel möchten wir gerne Schritt für Schritt erläutern wie Sie so einen Urlaubsplaner mit Hervorhebung von Feiertagen und Wochenenden in Excel zusammenstellen können, ohne das es zu unübersichtlich wird. Es ist natürlich erstmal etwas Arbeit, aber dafür können Sie alles genau so gestalten und verändern wie Sie es möchten

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1. Aufbau der Kalenderstruktur

1. Aufbau der Kalenderstruktur

Wir fangen erstmal ganz einfach an, indem wir den ersten Monat “Januar” in eine Zelle eintragen, und dann diese Zelle unten rechts mit der linken Maustaste anfassen und bis “Dezember” nach rechts rüberkopieren.

Über der Zeile mit den Monaten fügen wir an einer beliebigen Stelle die Jahreszahl ein, welche uns später als wichtiger Bezugspunkt für die weitere Erstellung des Urlaubsplaners dienen wird. Optional können Sie dann auch noch eine Überschrift wie URLAUBSPLANER einfügen. Allerdings nicht in die gleiche Zelle wie die Jahreszahl.

Hinweis:
Grundsätzlich empfiehlt sich übrigens für solche Arbeiten mindestens eine Spalte nach links, und eine Zeile nach oben freizulassen. Denn erstens sieht das später dann nicht so gequetscht aus, und zweitens haben wir -auch falls wir mal mit festen Spalten- oder Zeilenbezügen arbeiten- immer noch genug Luft um Spalten und Zeilen in der Größe anzupassen.

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Als nächstes fügen wir in die Zelle direkt unter dem “Januar” folgende Funktion ein: =DATUM(H2;1;1)

In die darunter liegende Zelle kommt jetzt eine etwas aufwändigere Funktion, die dazu dienen wird unsere Datumsfunktion insoweit kopierfähig zu machen, das wir in den einzelnen Monaten keine Überlappungen in den Folgemonat haben. Dazu kommt in diese Zelle folgende Funktion: =WENNFEHLER(WENN(MONAT(B4+1)=MONAT(B$4);B4+1;””);””)

Diese Funktion können wir nun an der rechten unteren Ecke der Zelle nach unten bis zum 31.01 kopieren.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Kalenderstruktur aufbauen
Kalenderfunktion mit WENNFEHLER

Jetzt fügen wir in die Zelle unter dem Monat “Februar” folgende Funktion ein: =EDATUM(B4;1)
Mit dieser nehmen wir Bezug auf den letzten Tag im Monat “Januar” und fügen 1 Tag dazu. Was dann dem 01.02 entspricht.

Diese Funktion kopieren wir dann ebenfalls wieder bis zum Dezember rüber, so das jeweils der 1. eines jeden Monats dargestellt wird.

Mit diesen Vorarbeiten haben wir uns eine Basis geschaffen mit welcher wir den Rest des Kalenders über die Kopiersteuerung komplett von Excel ausfüllen lassen können. Dazu markieren wir die Zelle mit dem 02.01 bis zum 31.01 nach unten, und dann nach rechts bis zum Dezember. Dadurch haben wir jetzt das komplette Jahr dargestellt, und können diesen Kalender als Basis für unsere weiteren Schritte verwenden.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Arbeiten mit EDATUM
Excel Kalender Kopiersteuerung
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Wir fangen erstmal ganz einfach an, indem wir den ersten Monat “Januar” in eine Zelle eintragen, und dann diese Zelle unten rechts mit der linken Maustaste anfassen und bis “Dezember” nach rechts rüberkopieren.

Über der Zeile mit den Monaten fügen wir an einer beliebigen Stelle die Jahreszahl ein, welche uns später als wichtiger Bezugspunkt für die weitere Erstellung des Urlaubsplaners dienen wird. Optional können Sie dann auch noch eine Überschrift wie URLAUBSPLANER einfügen. Allerdings nicht in die gleiche Zelle wie die Jahreszahl.

Hinweis:
Grundsätzlich empfiehlt sich übrigens für solche Arbeiten mindestens eine Spalte nach links, und eine Zeile nach oben freizulassen. Denn erstens sieht das später dann nicht so gequetscht aus, und zweitens haben wir -auch falls wir mal mit festen Spalten- oder Zeilenbezügen arbeiten- immer noch genug Luft um Spalten und Zeilen in der Größe anzupassen.

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Als nächstes fügen wir in die Zelle direkt unter dem “Januar” folgende Funktion ein: =DATUM(H2;1;1)

In die darunter liegende Zelle kommt jetzt eine etwas aufwändigere Funktion, die dazu dienen wird unsere Datumsfunktion insoweit kopierfähig zu machen, das wir in den einzelnen Monaten keine Überlappungen in den Folgemonat haben. Dazu kommt in diese Zelle folgende Funktion: =WENNFEHLER(WENN(MONAT(B4+1)=MONAT(B$4);B4+1;””);””)

Diese Funktion können wir nun an der rechten unteren Ecke der Zelle nach unten bis zum 31.01 kopieren.

Siehe Abb.

Kalenderstruktur aufbauen
Kalenderfunktion mit WENNFEHLER

Jetzt fügen wir in die Zelle unter dem Monat “Februar” folgende Funktion ein: =EDATUM(B4;1)
Mit dieser nehmen wir Bezug auf den letzten Tag im Monat “Januar” und fügen 1 Tag dazu. Was dann dem 01.02 entspricht.

Diese Funktion kopieren wir dann ebenfalls wieder bis zum Dezember rüber, so das jeweils der 1. eines jeden Monats dargestellt wird.

Mit diesen Vorarbeiten haben wir uns eine Basis geschaffen mit welcher wir den Rest des Kalenders über die Kopiersteuerung komplett von Excel ausfüllen lassen können. Dazu markieren wir die Zelle mit dem 02.01 bis zum 31.01 nach unten, und dann nach rechts bis zum Dezember. Dadurch haben wir jetzt das komplette Jahr dargestellt, und können diesen Kalender als Basis für unsere weiteren Schritte verwenden.

Siehe Abb.

Arbeiten mit EDATUM
Excel Kalender Kopiersteuerung
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2. Formatierung der Wochenenden

2. Formatierung der Wochenenden

Als nächstes können wir jetzt schon mal die Wochenenden optisch hervorheben. Dazu markieren wir alle Tage in unserem Kalender, und wählen dann über die “Bedingte Formatierung” den Punkt “Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden” aus, und geben dort für den “Samstag” erstmal folgende Funktion ein: =Wochentag(B4;2)=6

Danach gehen wir auf “Formatieren” und suchen uns eine Hintergrund- oder Schriftfarbe heraus mit der wir den Tag optisch hervorheben möchten. Natürlich können Sie hier jede erdenkliche Art der Formatierung verwenden. In unserem Beispiel haben wir einfach mal einen grünen Farbverlauf gewählt.

Nach der Bestätigung auf “OK” und “Übernehmen” werden umgehend alle Samstage im Kalender mit der gewählten Formatierung dargestellt. Um jetzt auch die Sonntage noch hervorzuheben, verwenden Sie die gleiche Funktion nur das diese dann am Ende nicht 6 sondern 7 (Sonntag als 7. Tag der Woche) heißt.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Excel Kalender Wochenenden formatieren
Excel Kalender Sonntage formatieren

Als nächstes können wir jetzt schon mal die Wochenenden optisch hervorheben. Dazu markieren wir alle Tage in unserem Kalender, und wählen dann über die “Bedingte Formatierung” den Punkt “Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden” aus, und geben dort für den “Samstag” erstmal folgende Funktion ein: =Wochentag(B4;2)=6

Danach gehen wir auf “Formatieren” und suchen uns eine Hintergrund- oder Schriftfarbe heraus mit der wir den Tag optisch hervorheben möchten. Natürlich können Sie hier jede erdenkliche Art der Formatierung verwenden. In unserem Beispiel haben wir einfach mal einen grünen Farbverlauf gewählt.

Nach der Bestätigung auf “OK” und “Übernehmen” werden umgehend alle Samstage im Kalender mit der gewählten Formatierung dargestellt. Um jetzt auch die Sonntage noch hervorzuheben, verwenden Sie die gleiche Funktion nur das diese dann am Ende nicht 6 sondern 7 (Sonntag als 7. Tag der Woche) heißt.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Excel Kalender Wochenenden formatieren
Excel Kalender Sonntage formatieren
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3. Eintragung der Feiertage

3. Eintragung der Feiertage

Mit der optischen Hervorhebung der Wochenenden haben wir schon mal ein gutes Stück geschafft. Was allerdings noch fehlt sind die Feiertage.

Um den Kalender später auch dynamisch für folgende Jahre nutzen zu können empfehlen wir sich noch eine Liste mit den Feiertagen anzulegen, auf die der Kalender später Bezug nehmen kann. Falls dann später mal ein Tag wegfällt, oder verschiebt brauchen Sie nur diese relativ kurze Liste mit Feiertagen abzuändern.

Eine Liste mit Feiertagen finden Sie beispielsweise unter: www.kalender-365.eu oder Sie kopieren sich einfach unsere Liste für 2020 raus.

Gesetzliche Feiertage 2020
01. JanNeujahr 2020Mittwoch
06. JanHeilige Drei Könige 2020Montag
10. AprKarfreitag 2020Freitag
12. AprOstersonntag 2020Sonntag
13. AprOstermontag 2020Montag
01. MaiTag der Arbeit 2020Freitag
21. MaiChristi Himmelfahrt 2020Donnerstag
31. MaiPfingstsonntag 2020Sonntag
01. JunPfingstmontag 2020Montag
11. JunFronleichnam 2020Donnerstag
03. OktTag der Deutschen Einheit 2020Samstag
31. OktReformationstag 2020Samstag
01. NovAllerheiligen 2020Sonntag
25. Dez1. Weihnachtstag 2020Freitag
26. Dez2. Weihnachtstag 2020Samstag

Um die Feiertage optisch hervorzuheben gehen wir auch hier wieder den Schritt über die “Bedingte Formatierung” und arbeiten mit einem dann mit einem SVERWEIS, welcher Bezug auf die Liste mit den Feiertagen nimmt.

– Markieren aller Tage im Kalender
“Bedingte Formatierung” & “Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden”
– Folgende Funktion einfügen: =SVERWEIS(B4;$O$4:$O$34;1;0)
– Formatieren und gewünschte Hervorhebung auswählen

Hinweis:
Bei dem verwendeten SVERWEIS nehmen wir mit B4 Bezug auf den 01.01 und die Werte $O$4:$O$34 nehmen absoluten Bezug auf die Liste mit den Feiertagen. Je nachdem wo Sie diese Liste einsetzen kann sich das dann natürlich bei Ihnen etwas anders darstellen. Mehr über SVERWEIS  und WVERWEIS können Sie auch hier nachlesen>>>

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Feiertage in Excel Kalender hervorheben
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Mit der optischen Hervorhebung der Wochenenden haben wir schon mal ein gutes Stück geschafft. Was allerdings noch fehlt sind die Feiertage.

Um den Kalender später auch dynamisch für folgende Jahre nutzen zu können empfehlen wir sich noch eine Liste mit den Feiertagen anzulegen, auf die der Kalender später Bezug nehmen kann. Falls dann später mal ein Tag wegfällt, oder verschiebt brauchen Sie nur diese relativ kurze Liste mit Feiertagen abzuändern.

Eine Liste mit Feiertagen finden Sie beispielsweise unter: www.kalender-365.eu oder Sie kopieren sich einfach unsere Liste für 2020 raus.

Gesetzliche Feiertage 2020
01. JanNeujahr 2020Mittwoch
06. JanHeilige Drei Könige 2020Montag
10. AprKarfreitag 2020Freitag
12. AprOstersonntag 2020Sonntag
13. AprOstermontag 2020Montag
01. MaiTag der Arbeit 2020Freitag
21. MaiChristi Himmelfahrt 2020Donnerstag
31. MaiPfingstsonntag 2020Sonntag
01. JunPfingstmontag 2020Montag
11. JunFronleichnam 2020Donnerstag
03. OktTag der Deutschen Einheit 2020Samstag
31. OktReformationstag 2020Samstag
01. NovAllerheiligen 2020Sonntag
25. Dez1. Weihnachtstag 2020Freitag
26. Dez2. Weihnachtstag 2020Samstag

Um die Feiertage optisch hervorzuheben gehen wir auch hier wieder den Schritt über die “Bedingte Formatierung” und arbeiten mit einem dann mit einem SVERWEIS, welcher Bezug auf die Liste mit den Feiertagen nimmt.

– Markieren aller Tage im Kalender
“Bedingte Formatierung” & “Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden”
– Folgende Funktion einfügen: =SVERWEIS(B4;$O$4:$O$34;1;0)
– Formatieren und gewünschte Hervorhebung auswählen

Hinweis:
Bei dem verwendeten SVERWEIS nehmen wir mit B4 Bezug auf den 01.01 und die Werte $O$4:$O$34 nehmen absoluten Bezug auf die Liste mit den Feiertagen. Je nachdem wo Sie diese Liste einsetzen kann sich das dann natürlich bei Ihnen etwas anders darstellen. Mehr über SVERWEIS  und WVERWEIS können Sie auch hier nachlesen>>>

Siehe Abb.

Feiertage in Excel Kalender hervorheben
Lemonade Hausratversicherung
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4. Excel Urlaubskalender anpassen

4. Excel Urlaubskalender anpassen

Die wichtigsten Funktionen für unseren Excel Urlaubskalender haben wir jetzt grundsätzlich fertiggestellt, und können mit dem Feintuning beginnen damit wir auch Urlaubstage etc. eintragen können.

Als erstes wollen wir die Darstellung der Datumswerte anders formatieren. Denn die Angabe mit Jahreszahl ist eigentlich überflüssig. Dazu markieren wir alle Datumswerte im Kalender und gehen über die Zellformatierung, wählen dort “Benutzerdefiniert” aus und geben TT. TTT ein. Damit wird dann nur der Wochentag in gekürzter Form, sowie das Datum zweistellig angezeigt.

Um jetzt noch Platz für Eintragungen für jedes Datum zu schaffen markieren wir die Spalten C – N und wählen über das Kontextmenü “Zellen einfügen” aus. Die jetzt neu erstellten Spalten werden alle eine Formatierung mit Hintergrundfarbe erhalten, welche sie von der vorhergehenden Spalte geerbt haben. Diese können Sie aber bequem über “Löschen” & “Formate löschen” entfernen.

Als Zwischenschritt könnte Ihr Kalender dann mit angepasster Zeilenhöhe wie folgt aussehen:

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Datumswerte in Excel formatieren
Excel Urlaubsplanung Zwischenschritt

Jetzt können Sie natürlich noch alle möglichen Anpassungen nach eigenen Wünschen vornehmen, und entsprechende Umrandungen oder Schriften uvm. ändern. Das beste an dieser Form von Kalender ist allerdings das Sie ihn für jedes Jahr neu verwenden können. Denn Sie brauchen dafür nur die Jahreszahl oben als Hauptbezugspunkt zu ändern, damit der Excel Urlaubskalender dynamisch alle anderen Werte anpasst.

Hinweis:
Wenn Sie bei Ihrem Kalender die Jahreszahl ändern werden Sie sich vielleicht wundern das die Feiertage auf einmal nicht mehr für das gewählte Jahr angezeigt werden. Das liegt daran das die Datumswerte in der Tabelle mit den Feiertagen auf welche sich der SVERWEIS bezieht nicht nur den Tag, sondern auch das Jahr enthalten, und diese natürlich nicht mehr in der Tabelle in Übereinstimmung mit der veränderten Jahreszahl gefunden werden.

Das lässt sich aber leicht lösen, indem Sie nach dem Ändern der Jahreszahl auch die Feiertagswerte in der Tabelle mit dem passenden Jahr neu eintragen.

Tipp:
Einen dynamischen Excel Premium Urlaubsplaner 2020 den Sie jedes Jahr neu wieder verwenden und frei anpassen können bieten wir neben weiteren Vorlagen auch als Angebot zum Download an.

Features:

  • dynamische Anpassung der Feiertage und Wochenenden
  • Kalkulation von Urlaubs- und Resturlaubstagen
  • Farbliche Hervorhebung und Dropdownauswahl von Abwesenheitsgründen
  • Feiertage je nach Bundesland anpassbar

Die wichtigsten Funktionen für unseren Excel Urlaubskalender haben wir jetzt grundsätzlich fertiggestellt, und können mit dem Feintuning beginnen damit wir auch Urlaubstage etc. eintragen können.

Als erstes wollen wir die Darstellung der Datumswerte anders formatieren. Denn die Angabe mit Jahreszahl ist eigentlich überflüssig. Dazu markieren wir alle Datumswerte im Kalender und gehen über die Zellformatierung, wählen dort “Benutzerdefiniert” aus und geben TT. TTT ein. Damit wird dann nur der Wochentag in gekürzter Form, sowie das Datum zweistellig angezeigt.

Um jetzt noch Platz für Eintragungen für jedes Datum zu schaffen markieren wir die Spalten C – N und wählen über das Kontextmenü “Zellen einfügen” aus. Die jetzt neu erstellten Spalten werden alle eine Formatierung mit Hintergrundfarbe erhalten, welche sie von der vorhergehenden Spalte geerbt haben. Diese können Sie aber bequem über “Löschen” & “Formate löschen” entfernen.

Als Zwischenschritt könnte Ihr Kalender dann mit angepasster Zeilenhöhe wie folgt aussehen:

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Datumswerte in Excel formatieren
Excel Urlaubsplanung Zwischenschritt

Jetzt können Sie natürlich noch alle möglichen Anpassungen nach eigenen Wünschen vornehmen, und entsprechende Umrandungen oder Schriften uvm. ändern. Das beste an dieser Form von Kalender ist allerdings das Sie ihn für jedes Jahr neu verwenden können. Denn Sie brauchen dafür nur die Jahreszahl oben als Hauptbezugspunkt zu ändern, damit der Excel Urlaubskalender dynamisch alle anderen Werte anpasst.

Hinweis:
Wenn Sie bei Ihrem Kalender die Jahreszahl ändern werden Sie sich vielleicht wundern das die Feiertage auf einmal nicht mehr für das gewählte Jahr angezeigt werden. Das liegt daran das die Datumswerte in der Tabelle mit den Feiertagen auf welche sich der SVERWEIS bezieht nicht nur den Tag, sondern auch das Jahr enthalten, und diese natürlich nicht mehr in der Tabelle in Übereinstimmung mit der veränderten Jahreszahl gefunden werden.

Das lässt sich aber leicht lösen, indem Sie nach dem Ändern der Jahreszahl auch die Feiertagswerte in der Tabelle mit dem passenden Jahr neu eintragen.

Tipp:
Einen dynamischen Excel Premium Urlaubsplaner 2020 den Sie jedes Jahr neu wieder verwenden und frei anpassen können bieten wir neben weiteren Vorlagen auch als Angebot zum Download an.

Features:

  • dynamische Anpassung der Feiertage und Wochenenden
  • Kalkulation von Urlaubs- und Resturlaubstagen
  • Farbliche Hervorhebung und Dropdownauswahl von Abwesenheitsgründen
  • Feiertage je nach Bundesland anpassbar
Premium Excel Urlaubsplaner 2020
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Über den Autor:

Michael Suhr
Michael SuhrWebdesigner / Dipl.-Betriebswirt
Nach 20 Jahren im Logistikmanagement bin ich seit Anfang 2015 im Bereich Webdesign, Office Training und Webberatung tätig. Nebenbei gebe ich soweit es die Zeit zulässt noch Tipps & Tricks für mehr digitale Kompetenz in meinem Blog.

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