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So erstellen Sie sich einen Urlaubsplaner 2019 mit Excel

Excel Urlaubsplaner mit Feiertagen erstellen

Themenübersicht

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Spätestens in der ersten Woche des neuen Jahres beginnt bereits die Urlaubsplanung für die kommende Saison.

Mit Excel lässt sich leicht ein dynamischer Urlaubskalender erstellen, den Sie jedes Jahr wieder verwenden können.

In unserem Artikel möchten wir gerne erläutern wie Sie so einen Urlaubsplaner mit Hervorhebung von Feiertagen und Wochenenden in Excel zusammenstellen können, ohne das es zu unübersichtlich wird.

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*Preise zuletzt aktualisiert am 26. Juni 2019 um 2:28 . Alle Angaben ohne Gewähr.
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So erstellen Sie sich einen Urlaubsplaner 2019 mit Excel

Excel Urlaubsplaner mit Feiertagen erstellen
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Spätestens in der ersten Woche des neuen Jahres beginnt bereits die Urlaubsplanung für die kommende Saison.

Mit Excel lässt sich leicht ein dynamischer Urlaubskalender erstellen, den Sie jedes Jahr wieder verwenden können.

In unserem Artikel möchten wir gerne erläutern wie Sie so einen Urlaubsplaner mit Hervorhebung von Feiertagen und Wochenenden in Excel zusammenstellen können, ohne das es zu unübersichtlich wird.

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1. Aufbau der Kalenderstruktur

1. Aufbau der Kalenderstruktur

Wir fangen erstmal ganz einfach an, indem wir den ersten Monat „Januar“ in eine Zelle eintragen, und dann diese Zelle unten rechts mit der linken Maustaste anfassen und bis „Dezember“ nach rechts rüberkopieren.

Über der Zeile mit den Monaten fügen wir an einer beliebigen Stelle die Jahreszahl ein, welche uns später als wichtiger Bezugspunkt für die weitere Erstellung des Urlaubsplaners dienen wird. Optional können Sie dann auch noch eine Überschrift wie URLAUBSPLANER einfügen. Allerdings nicht in die gleiche Zelle wie die Jahreszahl.

Hinweis:
Grundsätzlich empfiehlt sich übrigens für solche Arbeiten mindestens eine Spalte nach links, und eine Zeile nach oben freizulassen. Denn erstens sieht das später dann nicht so gequetscht aus, und zweitens haben wir -auch falls wir mal mit festen Spalten- oder Zeilenbezügen arbeiten- immer noch genug Luft um Spalten und Zeilen in der Größe anzupassen.

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Als nächstes fügen wir in die Zelle direkt unter dem „Januar“ folgende Funktion ein: =DATUM(H2;1;1)

In die darunter liegende Zelle kommt jetzt eine etwas aufwändigere Funktion, die dazu dienen wird unsere Datumsfunktion insoweit kopierfähig zu machen, das wir in den einzelnen Monaten keine Überlappungen in den Folgemonat haben. Dazu kommt in diese Zelle folgende Funktion: =WENNFEHLER(WENN(MONAT(B4+1)=MONAT(B$4);B4+1;““);““)

Diese Funktion können wir nun an der rechten unteren Ecke der Zelle nach unten bis zum 31.01 kopieren.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Kalenderstruktur aufbauen
Kalenderfunktion mit WENNFEHLER

Jetzt fügen wir in die Zelle unter dem Monat „Februar“ folgende Funktion ein: =EDATUM(B4;1)
Mit dieser nehmen wir Bezug auf den letzten Tag im Monat „Januar“ und fügen 1 Tag dazu. Was dann dem 01.02 entspricht.

Diese Funktion kopieren wir dann ebenfalls wieder bis zum Dezember rüber, so das jeweils der 1. eines jeden Monats dargestellt wird.

Mit diesen Vorarbeiten haben wir uns eine Basis geschaffen mit welcher wir den Rest des Kalenders über die Kopiersteuerung komplett von Excel ausfüllen lassen können. Dazu markieren wir die Zelle mit dem 02.01 bis zum 31.01 nach unten, und dann nach rechts bis zum Dezember. Dadurch haben wir jetzt das komplette Jahr dargestellt, und können diesen Kalender als Basis für unsere weiteren Schritte verwenden.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Arbeiten mit EDATUM
Excel Kalender Kopiersteuerung
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Wir fangen erstmal ganz einfach an, indem wir den ersten Monat „Januar“ in eine Zelle eintragen, und dann diese Zelle unten rechts mit der linken Maustaste anfassen und bis „Dezember“ nach rechts rüberkopieren.

Über der Zeile mit den Monaten fügen wir an einer beliebigen Stelle die Jahreszahl ein, welche uns später als wichtiger Bezugspunkt für die weitere Erstellung des Urlaubsplaners dienen wird. Optional können Sie dann auch noch eine Überschrift wie URLAUBSPLANER einfügen. Allerdings nicht in die gleiche Zelle wie die Jahreszahl.

Hinweis:
Grundsätzlich empfiehlt sich übrigens für solche Arbeiten mindestens eine Spalte nach links, und eine Zeile nach oben freizulassen. Denn erstens sieht das später dann nicht so gequetscht aus, und zweitens haben wir -auch falls wir mal mit festen Spalten- oder Zeilenbezügen arbeiten- immer noch genug Luft um Spalten und Zeilen in der Größe anzupassen.

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Als nächstes fügen wir in die Zelle direkt unter dem „Januar“ folgende Funktion ein: =DATUM(H2;1;1)

In die darunter liegende Zelle kommt jetzt eine etwas aufwändigere Funktion, die dazu dienen wird unsere Datumsfunktion insoweit kopierfähig zu machen, das wir in den einzelnen Monaten keine Überlappungen in den Folgemonat haben. Dazu kommt in diese Zelle folgende Funktion: =WENNFEHLER(WENN(MONAT(B4+1)=MONAT(B$4);B4+1;““);““)

Diese Funktion können wir nun an der rechten unteren Ecke der Zelle nach unten bis zum 31.01 kopieren.

Siehe Abb.

Kalenderstruktur aufbauen
Kalenderfunktion mit WENNFEHLER

Jetzt fügen wir in die Zelle unter dem Monat „Februar“ folgende Funktion ein: =EDATUM(B4;1)
Mit dieser nehmen wir Bezug auf den letzten Tag im Monat „Januar“ und fügen 1 Tag dazu. Was dann dem 01.02 entspricht.

Diese Funktion kopieren wir dann ebenfalls wieder bis zum Dezember rüber, so das jeweils der 1. eines jeden Monats dargestellt wird.

Mit diesen Vorarbeiten haben wir uns eine Basis geschaffen mit welcher wir den Rest des Kalenders über die Kopiersteuerung komplett von Excel ausfüllen lassen können. Dazu markieren wir die Zelle mit dem 02.01 bis zum 31.01 nach unten, und dann nach rechts bis zum Dezember. Dadurch haben wir jetzt das komplette Jahr dargestellt, und können diesen Kalender als Basis für unsere weiteren Schritte verwenden.

Siehe Abb.

Arbeiten mit EDATUM
Excel Kalender Kopiersteuerung
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2. Formatierung der Wochenenden

2. Formatierung der Wochenenden

Als nächstes können wir jetzt schon mal die Wochenenden optisch hervorheben. Dazu markieren wir alle Tage in unserem Kalender, und wählen dann über die „Bedingte Formatierung“ den Punkt „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“ aus, und geben dort für den „Samstag“ erstmal folgende Funktion ein: =Wochentag(B4;2)=6

Danach gehen wir auf „Formatieren“ und suchen uns eine Hintergrund- oder Schriftfarbe heraus mit der wir den Tag optisch hervorheben möchten. Natürlich können Sie hier jede erdenkliche Art der Formatierung verwenden. In unserem Beispiel haben wir einfach mal einen grünen Farbverlauf gewählt.

Nach der Bestätigung auf „OK“ und „Übernehmen“ werden umgehend alle Samstage im Kalender mit der gewählten Formatierung dargestellt. Um jetzt auch die Sonntage noch hervorzuheben, verwenden Sie die gleiche Funktion nur das diese dann am Ende nicht 6 sondern 7 (Sonntag als 7. Tag der Woche) heißt.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Excel Kalender Wochenenden formatieren
Excel Kalender Sonntage formatieren

Als nächstes können wir jetzt schon mal die Wochenenden optisch hervorheben. Dazu markieren wir alle Tage in unserem Kalender, und wählen dann über die „Bedingte Formatierung“ den Punkt „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“ aus, und geben dort für den „Samstag“ erstmal folgende Funktion ein: =Wochentag(B4;2)=6

Danach gehen wir auf „Formatieren“ und suchen uns eine Hintergrund- oder Schriftfarbe heraus mit der wir den Tag optisch hervorheben möchten. Natürlich können Sie hier jede erdenkliche Art der Formatierung verwenden. In unserem Beispiel haben wir einfach mal einen grünen Farbverlauf gewählt.

Nach der Bestätigung auf „OK“ und „Übernehmen“ werden umgehend alle Samstage im Kalender mit der gewählten Formatierung dargestellt. Um jetzt auch die Sonntage noch hervorzuheben, verwenden Sie die gleiche Funktion nur das diese dann am Ende nicht 6 sondern 7 (Sonntag als 7. Tag der Woche) heißt.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Excel Kalender Wochenenden formatieren
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3. Eintragung der Feiertage

3. Eintragung der Feiertage

Mit der optischen Hervorhebung der Wochenenden haben wir schon mal ein gutes Stück geschafft. Was allerdings noch fehlt sind die Feiertage.

Um den Kalender später auch dynamisch für folgende Jahre nutzen zu können empfehlen wir sich noch eine Liste mit den Feiertagen anzulegen, auf die der Kalender später Bezug nehmen kann. Falls dann später mal ein Tag wegfällt, oder verschiebt brauchen Sie nur diese relativ kurze Liste mit Feiertagen abzuändern.

Eine Liste mit Feiertagen finden Sie beispielsweise unter: www.kalender-365.eu oder Sie kopieren sich einfach unsere Liste für 2019 raus.

Gesetzliche Feiertage 2019
01. Jan Neujahr 2019 Dienstag
06. Jan Heilige Drei Könige 2019 Sonntag
19. Apr Karfreitag 2019 Freitag
21. Apr Ostern 2019 Sonntag
21. Apr Ostersonntag 2019 Sonntag
22. Apr Ostermontag 2019 Montag
01. Mai Tag der Arbeit 2019 Mittwoch
30. Mai Christi Himmelfahrt 2019 Donnerstag
09. Jun Pfingstsonntag 2019 Sonntag
10. Jun Pfingstmontag 2019 Montag
20. Jun Fronleichnam 2019 Donnerstag
03. Okt Tag der Deutschen Einheit 2019 Donnerstag
31. Okt Reformationstag 2019 Donnerstag
01. Nov Allerheiligen 2019 Freitag
25. Dez 1. Weihnachtstag 2019 Mittwoch
26. Dez 2. Weihnachtstag 2019 Donnerstag
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Um die Feiertage optisch hervorzuheben gehen wir auch hier wieder den Schritt über die „Bedingte Formatierung“ und arbeiten mit einem dann mit einem SVERWEIS, welcher Bezug auf die Liste mit den Feiertagen nimmt.

– Markieren aller Tage im Kalender
„Bedingte Formatierung“ & „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“
– Folgende Funktion einfügen: =SVERWEIS(B4;$O$4:$O$34;1;0)
– Formatieren und gewünschte Hervorhebung auswählen

Hinweis:
Bei dem verwendeten SVERWEIS nehmen wir mit B4 Bezug auf den 01.01 und die Werte $O$4:$O$34 nehmen absoluten Bezug auf die Liste mit den Feiertagen. Je nachdem wo Sie diese Liste einsetzen kann sich das dann natürlich bei Ihnen etwas anders darstellen. Mehr über SVERWEIS  und WVERWEIS können Sie auch hier nachlesen>>>

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Feiertage in Excel Kalender hervorheben
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Mit der optischen Hervorhebung der Wochenenden haben wir schon mal ein gutes Stück geschafft. Was allerdings noch fehlt sind die Feiertage.

Um den Kalender später auch dynamisch für folgende Jahre nutzen zu können empfehlen wir sich noch eine Liste mit den Feiertagen anzulegen, auf die der Kalender später Bezug nehmen kann. Falls dann später mal ein Tag wegfällt, oder verschiebt brauchen Sie nur diese relativ kurze Liste mit Feiertagen abzuändern.

Eine Liste mit Feiertagen finden Sie beispielsweise unter: www.kalender-365.eu oder Sie kopieren sich einfach unsere Liste für 2019 raus.

Gesetzliche Feiertage 2019
01. Jan Neujahr 2019 Dienstag
06. Jan Heilige Drei Könige 2019 Sonntag
19. Apr Karfreitag 2019 Freitag
21. Apr Ostern 2019 Sonntag
21. Apr Ostersonntag 2019 Sonntag
22. Apr Ostermontag 2019 Montag
01. Mai Tag der Arbeit 2019 Mittwoch
30. Mai Christi Himmelfahrt 2019 Donnerstag
09. Jun Pfingstsonntag 2019 Sonntag
10. Jun Pfingstmontag 2019 Montag
20. Jun Fronleichnam 2019 Donnerstag
03. Okt Tag der Deutschen Einheit 2019 Donnerstag
31. Okt Reformationstag 2019 Donnerstag
01. Nov Allerheiligen 2019 Freitag
25. Dez 1. Weihnachtstag 2019 Mittwoch
26. Dez 2. Weihnachtstag 2019 Donnerstag
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Um die Feiertage optisch hervorzuheben gehen wir auch hier wieder den Schritt über die „Bedingte Formatierung“ und arbeiten mit einem dann mit einem SVERWEIS, welcher Bezug auf die Liste mit den Feiertagen nimmt.

– Markieren aller Tage im Kalender
„Bedingte Formatierung“ & „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“
– Folgende Funktion einfügen: =SVERWEIS(B4;$O$4:$O$34;1;0)
– Formatieren und gewünschte Hervorhebung auswählen

Hinweis:
Bei dem verwendeten SVERWEIS nehmen wir mit B4 Bezug auf den 01.01 und die Werte $O$4:$O$34 nehmen absoluten Bezug auf die Liste mit den Feiertagen. Je nachdem wo Sie diese Liste einsetzen kann sich das dann natürlich bei Ihnen etwas anders darstellen. Mehr über SVERWEIS  und WVERWEIS können Sie auch hier nachlesen>>>

Siehe Abb.

Feiertage in Excel Kalender hervorheben
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4. Excel Urlaubskalender anpassen

4. Excel Urlaubskalender anpassen

Die wichtigsten Funktionen für unseren Excel Urlaubskalender haben wir jetzt grundsätzlich fertiggestellt, und können mit dem Feintuning beginnen damit wir auch Urlaubstage etc. eintragen können.

Als erstes wollen wir die Darstellung der Datumswerte anders formatieren. Denn die Angabe mit Jahreszahl ist eigentlich überflüssig. Dazu markieren wir alle Datumswerte im Kalender und gehen über die Zellformatierung, wählen dort „Benutzerdefiniert“ aus und geben TT. TTT ein. Damit wird dann nur der Wochentag in gekürzter Form, sowie das Datum zweistellig angezeigt.

Um jetzt noch Platz für Eintragungen für jedes Datum zu schaffen markieren wir die Spalten C – N und wählen über das Kontextmenü „Zellen einfügen“ aus. Die jetzt neu erstellten Spalten werden alle eine Formatierung mit Hintergrundfarbe erhalten, welche sie von der vorhergehenden Spalte geerbt haben. Diese können Sie aber bequem über „Löschen“ & „Formate löschen“ entfernen.

Als Zwischenschritt könnte Ihr Kalender dann mit angepasster Zeilenhöhe wie folgt aussehen:

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Datumswerte in Excel formatieren
Excel Urlaubsplanung Zwischenschritt

Jetzt können Sie natürlich noch alle möglichen Anpassungen nach eigenen Wünschen vornehmen, und entsprechende Umrandungen oder Schriften uvm. ändern. Das beste an dieser Form von Kalender ist allerdings das Sie ihn für jedes Jahr neu verwenden können. Denn Sie brauchen dafür nur die Jahreszahl oben als Hauptbezugspunkt zu ändern, damit der Excel Urlaubskalender dynamisch alle anderen Werte anpasst.

Falls das ganze etwas zu komplex gewesen sein sollte können Sie sich den Kalender (welchen wir optisch noch aufgewertet haben) kostenlos herunterladen.

Diesen können Sie sich bequem an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen. Tipp: Sie könnten hier auch die „Bedingte Formatierung“ für Einträge wie URLAUB oder KRANK nutzen und diese beispielsweise farblich entsprechend hinterlegen.

Hinweis:
Wenn Sie bei unserem Kalender die Jahreszahl ändern werden Sie sich vielleicht wundern das die Feiertage auf einmal nicht mehr für das gewählte Jahr angezeigt werden. Das liegt daran das die Datumswerte in der Tabelle mit den Feiertagen auf welche sich der SVERWEIS bezieht nicht nur den Tag, sondern auch das Jahr enthalten, und diese natürlich nicht mehr in der Tabelle in Übereinstimmung mit der veränderten Jahreszahl gefunden werden.

Das lässt sich aber leicht lösen, indem Sie nach dem Ändern der Jahreszahl auch die Feiertagswerte in der Tabelle mit dem passenden Jahr neu eintragen.

Download Urlaubsplaner 2019

Einen dynamischen Excel Premium Urlaubsplaner den Sie jedes Jahr neu wieder verwenden und frei anpassen können finden Sie auch hier als Angebot>>>

Features:

  • dynamische Anpassung der Feiertage und Wochenenden
  • Kalkulation von Urlaubs- und Resturlaubstagen
  • Farbliche Hervorhebung und Dropdownauswahl von Abwesenheitsgründen
  • Feiertage je nach Bundesland anpassbar
Premium Excel Urlaubsplaner 2019

Die wichtigsten Funktionen für unseren Excel Urlaubskalender haben wir jetzt grundsätzlich fertiggestellt, und können mit dem Feintuning beginnen damit wir auch Urlaubstage etc. eintragen können.

Als erstes wollen wir die Darstellung der Datumswerte anders formatieren. Denn die Angabe mit Jahreszahl ist eigentlich überflüssig. Dazu markieren wir alle Datumswerte im Kalender und gehen über die Zellformatierung, wählen dort „Benutzerdefiniert“ aus und geben TT. TTT ein. Damit wird dann nur der Wochentag in gekürzter Form, sowie das Datum zweistellig angezeigt.

Um jetzt noch Platz für Eintragungen für jedes Datum zu schaffen markieren wir die Spalten C – N und wählen über das Kontextmenü „Zellen einfügen“ aus. Die jetzt neu erstellten Spalten werden alle eine Formatierung mit Hintergrundfarbe erhalten, welche sie von der vorhergehenden Spalte geerbt haben. Diese können Sie aber bequem über „Löschen“ & „Formate löschen“ entfernen.

Als Zwischenschritt könnte Ihr Kalender dann mit angepasster Zeilenhöhe wie folgt aussehen:

Siehe Abb.

Datumswerte in Excel formatieren
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Jetzt können Sie natürlich noch alle möglichen Anpassungen nach eigenen Wünschen vornehmen, und entsprechende Umrandungen oder Schriften uvm. ändern. Das beste an dieser Form von Kalender ist allerdings das Sie ihn für jedes Jahr neu verwenden können. Denn Sie brauchen dafür nur die Jahreszahl oben als Hauptbezugspunkt zu ändern, damit der Excel Urlaubskalender dynamisch alle anderen Werte anpasst.

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Hinweis:
Wenn Sie bei unserem Kalender die Jahreszahl ändern werden Sie sich vielleicht wundern das die Feiertage auf einmal nicht mehr für das gewählte Jahr angezeigt werden. Das liegt daran das die Datumswerte in der Tabelle mit den Feiertagen auf welche sich der SVERWEIS bezieht nicht nur den Tag, sondern auch das Jahr enthalten, und diese natürlich nicht mehr in der Tabelle in Übereinstimmung mit der veränderten Jahreszahl gefunden werden.

Das lässt sich aber leicht lösen, indem Sie nach dem Ändern der Jahreszahl auch die Feiertagswerte in der Tabelle mit dem passenden Jahr neu eintragen.

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Über den Autor:

Michael Suhr
Michael SuhrWebdesigner / Betriebswirt
Nach 20 Jahren im Logistikmanagement bin ich seit Anfang 2015 als freiberuflicher Webdesigner und Office Trainer tätig. Nebenbei gebe ich soweit es die Zeit zulässt noch Tipps & Tricks für mehr digitale Kompetenz in meinem Blog.

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Michael Suhr
Michael SuhrWebdesigner / Betriebswirt
Nach 20 Jahren im Logistikmanagement bin ich seit Anfang 2015 als freiberuflicher Webdesigner und Office Trainer tätig. Nebenbei gebe ich soweit es die Zeit zulässt noch Tipps & Tricks für mehr digitale Kompetenz in meinem Blog.

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2019-06-19T09:23:40+02:00By |Categories: Allgemein|
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