How to tune your FRITZ!Box into a professional call server
Anyone who works from home or runs a small business knows the problem: The standard features of the FRITZ!Box are great, but sometimes the integrated answering machine just isn’t enough. Do you want to record calls for documentation purposes? Do you need timed announcements that automatically play during lunch breaks?
The good news: You don’t need to buy an expensive phone system. A Windows laptop and your existing FRITZ!Box are all you need. In this article, I’ll show you how to transform your computer into a powerful call server.
What is possible? 3 application examples
Step-by-step instructions
Step 3: Setting up Phoner on the laptop (Windows)
Step 4: Configure the Call Server (Answering Machine & Time Control)
Now comes the magic. In Phoner, there’s an Answering Machine tab (often found as an icon or in the menu).
A. Create Announcements: Record your announcements using the Windows Audio Recorder or directly in Phoner and save them as .wav files (e.g., midday.wav, end-of-work.wav, recording.wav).
B. Create Profiles: In Phoner’s options, you can create different profiles for the answering machine.
- Create a „Lunch Break“ profile.
- Load the file (e.g., midday.wav) as the greeting text.
- Set: „Answer after x seconds“ (e.g., 0 seconds for immediate answering).
- Check the „Record“ box if the caller is allowed to speak.
C. Time Control (Phoner): Phoner allows you to set conditions. In the menu under Options > Answering Machine, you can specify when each profile is active. This requires some familiarization with Phoner’s scripting logic, but to begin with, it’s often sufficient to manually activate the answering machine with a single click when you go on break.
Step 5: Recording Calls
If you are on a call yourself (using a headset on your laptop) and want to record it:
- Call the customer (or answer the call).
- Ask for permission.
In the active Phoner call window, click the record button (red circle). The file will be automatically saved in the Phoner folder with a timestamp.
Conclusion
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