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Der Blog für digitale Kompetenz

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E-Mail Vorlagen in Outlook erstellen

Wer häufig E-Mails mit zum Teil den immer gleichen Inhalten schreibt wird irgendwann davon genervt sein immer wieder die gleichen Textpassagen zu verfassen. Ebenso wie man mit mehreren Signaturen in Outlook arbeiten kann um diese Prozesse zu beschleunigen und zu vereinheitlichen kann man natürlich auch E-Mail Vorlagen und E-Mail Formulare in Outlook erstellen, speichern und bei Bedarf aufrufen.

In unserem kurzen Tutorial möchten wie beschreiben wie Sie sich ohne viel Aufwand eigene E-Mail Vorlagen für unterschiedlichste Anwendungsszenarien erstellen und speichern können.

E-Mail Vorlagen in Outlook erstellen

Themenübersicht

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E-Mail Vorlagen in Outlook erstellen

Wer häufig E-Mails mit zum Teil den immer gleichen Inhalten schreibt wird irgendwann davon genervt sein immer wieder die gleichen Textpassagen zu verfassen. Ebenso wie man mit mehreren Signaturen in Outlook arbeiten kann um diese Prozesse zu beschleunigen und zu vereinheitlichen kann man natürlich auch E-Mail Vorlagen und E-Mail Formulare in Outlook erstellen, speichern und bei Bedarf aufrufen.

In unserem kurzen Tutorial möchten wie beschreiben wie Sie sich ohne viel Aufwand eigene E-Mail Vorlagen für unterschiedlichste Anwendungsszenarien erstellen und speichern können.

E-Mail Vorlagen in Outlook erstellen

Themenübersicht

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1. Einfache E-Mail Vorlagen erstellen, speichern und öffnen

Standard E-Mail Vorlagen in Outlook zu erstellen ist grundsätzlich denkbar einfach.

  • Verfassen Sie zunächst Ihre E-Mail so wie Sie diese später als Vorlage verwenden möchten.
  • Gehen Sie danach im Menü auf: Datei – Speichern unter
  • Wählen Sie als Dateiformat: Outlook-Vorlage und speichern Ihre Vorlage

Sobald Sie das Dateiformat Outlook-Vorlage wählen werden Sie auch gleich auf den standardmäßigen Speicherort geleitet. Dort sind alle Ihre erstellen Vorlagen gespeichert. Der Standard-Speicherort für E-Mail Vorlagen in Outlook ist: C:\Users\IHRNAME\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Email-Vorlage in Outlook speichern

Sie können Vorlagen aber auch noch etwas professioneller gestalten indem Sie beispielsweise den Inhalt einer in Word erstellten Briefvorlage mit Formularfeldern kopieren, und diesen in Ihre Outlook-Vorlage einfügen. Die Formularfelder bleiben dabei vollständig erhalten, und Ihre Mail schafft dann den Eindruck wie ein richtiger Brief.

Im Bild unten haben wir dafür den Inhalt unserer Geschäftsbriefvorlage gewählt und einfach als Outlook-Vorlage gespeichert. Einmal erstellte Vorlagen öffnen Sie in Outlook wie folgt:

Register Start – Neue Elemente – Weitere Elemente – Formular auswählen

Im nächsten Dialogfenster wählen Sie dann: Vorlagen im Dateisystem aus. Dort sind Ihre Vorlagen gespeichert.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Outlook Email-Vorlage mit Formularfeldern
Outlook - Formular auswählen
Outlook Email Vorlage oeffnen

Sie können sich den Zugriff auf Ihre erstellten Vorlagen auch noch etwas erleichtern indem Sie Ihre Schnellstartleiste in Outlook anpassen.

Dazu gehen Sie über die Registerkarte Datei – Optionen – Symbolleiste für den Schnellzugriff, wählen hier den Punkt Formular auswählen aus und fügen diesen zu Ihrer Schnellstartleiste hinzu.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Schnellstartleiste in Outlook anpassen Abb.1
Schnellstartleiste in Outlook anpassen Abb.2

Wie Sie gesehen haben ist das Ganze eigentlich gar nicht so schwer, und kann die tägliche Arbeit mit häufig wiederkehrenden Mails enorm erleichtern.

1. Einfache E-Mail Vorlagen erstellen, speichern und öffnen

Standard E-Mail Vorlagen in Outlook zu erstellen ist grundsätzlich denkbar einfach.

  • Verfassen Sie zunächst Ihre E-Mail so wie Sie diese später als Vorlage verwenden möchten.
  • Gehen Sie danach im Menü auf: Datei – Speichern unter
  • Wählen Sie als Dateiformat: Outlook-Vorlage und speichern Ihre Vorlage

Sobald Sie das Dateiformat Outlook-Vorlage wählen werden Sie auch gleich auf den standardmäßigen Speicherort geleitet. Dort sind alle Ihre erstellen Vorlagen gespeichert. Der Standard-Speicherort für E-Mail Vorlagen in Outlook ist: C:\Users\IHRNAME\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Email-Vorlage in Outlook speichern

Sie können Vorlagen aber auch noch etwas professioneller gestalten indem Sie beispielsweise den Inhalt einer in Word erstellten Briefvorlage mit Formularfeldern kopieren, und diesen in Ihre Outlook-Vorlage einfügen. Die Formularfelder bleiben dabei vollständig erhalten, und Ihre Mail schafft dann den Eindruck wie ein richtiger Brief.

Im Bild unten haben wir dafür den Inhalt unserer Geschäftsbriefvorlage gewählt und einfach als Outlook-Vorlage gespeichert. Einmal erstellte Vorlagen öffnen Sie in Outlook wie folgt:

Register Start – Neue Elemente – Weitere Elemente – Formular auswählen

Im nächsten Dialogfenster wählen Sie dann: Vorlagen im Dateisystem aus. Dort sind Ihre Vorlagen gespeichert.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Outlook Email-Vorlage mit Formularfeldern
Outlook - Formular auswählen
Outlook Email Vorlage oeffnen

Sie können sich den Zugriff auf Ihre erstellten Vorlagen auch noch etwas erleichtern indem Sie Ihre Schnellstartleiste in Outlook anpassen.

Dazu gehen Sie über die Registerkarte Datei – Optionen – Symbolleiste für den Schnellzugriff, wählen hier den Punkt Formular auswählen aus und fügen diesen zu Ihrer Schnellstartleiste hinzu.

Siehe Abb. (klicken zum vergrößern)

Schnellstartleiste in Outlook anpassen Abb.1
Schnellstartleiste in Outlook anpassen Abb.2

Wie Sie gesehen haben ist das Ganze eigentlich gar nicht so schwer, und kann die tägliche Arbeit mit häufig wiederkehrenden Mails enorm erleichtern.

Über den Autor:

Michael W. Suhr | Baujahr 1974Dipl. Betriebswirt | Webdesign- und Beratung | Office Training
Nach 20 Jahren in der Logistik habe ich mein Hobby welches mich seit Mitte der 1980er Jahre begleitet zum Beruf gemacht, und bin seit Anfang 2015 als Freelancer im Bereich Webdesign, Webberatung und Microsoft Office tätig. Nebenbei schreibe ich soweit es die Zeit zulässt noch Artikel für mehr digitale Kompetenz in meinem Blog.
Blogverzeichnis Bloggerei.de - Computerblogs Blogverzeichnis

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Über den Autor:

Michael W. Suhr | Baujahr 1974Dipl. Betriebswirt | Webdesign- und Beratung | Office Training
Nach 20 Jahren in der Logistik habe ich mein Hobby welches mich seit Mitte der 1980er Jahre begleitet zum Beruf gemacht, und bin seit Anfang 2015 als Freelancer im Bereich Webdesign, Webberatung und Microsoft Office tätig. Nebenbei schreibe ich soweit es die Zeit zulässt noch Artikel für mehr digitale Kompetenz in meinem Blog.
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Von |2023-07-08T14:53:53+02:002nd, Februar, 2022|Kategorien: Outlook, Microsoft Office, Office 365, Shorts & Tutorials|Tags: |
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