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Datenauskunft bei Ärzten und Unternehmen richtig anfordern

Seit Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 haben Sie das Recht eine Datenauskunft von Unternehmen zu erhalten sofern diese Daten verarbeitet werden. Und da dies eigentlich immer in irgendeiner Form der Fall ist, dürfen Sie dieses Recht natürlich auch wahrnehmen. Grundsätzlich ist das zwar nichts wirklich neues, denn das alte BDSG war bislang schon recht streng.

Datenauskunft bei Ärzten und Unternehmen richtig anfordern

Themenübersicht

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Mit der DSGVO wurden allerdings die Anforderungen an den Inhalt und Umfang nochmals erweitert. Nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO haben betroffene Personen (also Sie als die Person über welche Daten erhoben und verarbeitet werden) das Recht vom Verantwortlichen (jedes Unternehmen muss jemanden für diesen Bereich benennen) Auskunft darüber zu verlangen ob, und in welchem Umfang über sie personenbezogene Daten verarbeitet werden, und natürlich auch ob diese Daten zusätzlich an Dritte weitergegeben werden.

Datenauskunft bei Ärzten und Unternehmen richtig anfordern

Seit Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 haben Sie das Recht eine Datenauskunft von Unternehmen zu erhalten sofern diese Daten verarbeitet werden. Und da dies eigentlich immer in irgendeiner Form der Fall ist, dürfen Sie dieses Recht natürlich auch wahrnehmen. Grundsätzlich ist das zwar nichts wirklich neues, denn das alte BDSG war bislang schon recht streng.

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Mit der DSGVO wurden allerdings die Anforderungen an den Inhalt und Umfang nochmals erweitert. Nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO haben betroffene Personen (also Sie als die Person über welche Daten erhoben und verarbeitet werden) das Recht vom Verantwortlichen (jedes Unternehmen muss jemanden für diesen Bereich benennen) Auskunft darüber zu verlangen ob, und in welchem Umfang über sie personenbezogene Daten verarbeitet werden, und natürlich auch ob diese Daten zusätzlich an Dritte weitergegeben werden.

1. Welche Auskunftsrechte haben Sie?

1. Welche Auskunftsrechte haben Sie?

Das Auskunftsrecht gliedert sich dabei in zwei Stufen auf. Im ersten Schritt kann jeder Betroffene vom Verantwortlichen eine Auskunft darüber verlangen ob ganz generell personenbezogene Daten erhoben werden, und falls dies der Fall sein sollte muss der Betroffene über den Umfang der erhobenen Daten Auskunft geben.

Darüber hinaus muss der Verantwortliche auch die folgenden Informationen (Auszug) für Betroffene vorzuhalten:

  • Zweck der Datenverarbeitung
  • Kategorisierung von personenbezogenen Daten
  • Weitere Empfänger der personenbezogenen Daten
  • Speicherdauer der Daten
  • Aufklärung des Betroffenen über dessen Rechte auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Daten
  • Aufklärung des Betroffenen über das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
  • Herkunft der Daten (sofern diese nicht bei der betroffenen Person direkt erhoben wurden)

Als Betroffener haben Sie also schon sehr umfangreiche Rechte darüber Informationen zu erhalten, welche Daten von Ihnen gesammelt und weiterverarbeitet werden. Sobald personenbezogene Daten auch in Drittländer außerhalb der EU übermittelt werden haben Sie zusätzlich das Recht über die im Zusammenhang mit der Datenübermittlung vereinbarten Garantien Auskunft zu erhalten.

Wichtig ist aber tatsächlich das es sich auch um personenbezogene und nicht anonymisierte Daten handelt. Denn in letzterem Fall würden Sie einfach eine Negativauskunft erhalten.

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Das Auskunftsrecht gliedert sich dabei in zwei Stufen auf. Im ersten Schritt kann jeder Betroffene vom Verantwortlichen eine Auskunft darüber verlangen ob ganz generell personenbezogene Daten erhoben werden, und falls dies der Fall sein sollte muss der Betroffene über den Umfang der erhobenen Daten Auskunft geben.

Darüber hinaus muss der Verantwortliche auch die folgenden Informationen (Auszug) für Betroffene vorzuhalten:

  • Zweck der Datenverarbeitung
  • Kategorisierung von personenbezogenen Daten
  • Weitere Empfänger der personenbezogenen Daten
  • Speicherdauer der Daten
  • Aufklärung des Betroffenen über dessen Rechte auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Daten
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Als Betroffener haben Sie also schon sehr umfangreiche Rechte darüber Informationen zu erhalten, welche Daten von Ihnen gesammelt und weiterverarbeitet werden. Sobald personenbezogene Daten auch in Drittländer außerhalb der EU übermittelt werden haben Sie zusätzlich das Recht über die im Zusammenhang mit der Datenübermittlung vereinbarten Garantien Auskunft zu erhalten.

Wichtig ist aber tatsächlich das es sich auch um personenbezogene und nicht anonymisierte Daten handelt. Denn in letzterem Fall würden Sie einfach eine Negativauskunft erhalten.

2. Kosten und Häufigkeit für Datenauskünfte

2. Kosten und Häufigkeit für Datenauskünfte

Sofern Sie eine Datenauskunft in einfacher Ausfertigung für sich selbst anfordern muss der Beauftragte des Unternehmens Ihnen diese Daten in jedem Fall kostenlos zukommen lassen. Benötigen Sie darüber hinaus Kopien für andere Personen kann das Unternehmen Ihnen diese in einem angemessenen Rahmen (welche sich in Höhe der normalen Verwaltungskosten bewegen) in Rechnung stellen.

Was die Häufigkeit der Datenauskünfte angeht so gibt das Gesetz hier aber keine klare Richtlinie aus, sondern besagt nur das betroffene Personen Ihr Recht auf Auskunftserteilung in angemessenen Abständen kostenfrei wahrnehmen können. Wenn Sie also einmal pro Woche eine Datenauskunft anfordern dann überspannen Sie den Bogen hier ganz sicher. Realistisch halten wir hier einen Zeitrahmen von einmal pro Jahr.

Sollten Sie sehr Häufig eine Datenauskunft anfordern kann der Verantwortliche des Unternehmens aufgrund von unbegründeten oder exzessiven Anfragen Ihnen diese verweigern, oder entsprechend in Rechnung stellen. Wie gesagt ist das alles (so wie viele Punkte der DSGVO) nicht eindeutig definiert.

Der Erwägungsgrund 63 der DSGVO besagt das Sie als betroffene Person Ihr Recht auf Auskunftserteilung in angemessenen Abständen kostenlos wahrnehmen können. Es gibt allerdings bei dem Auskunftsrecht auch einige Ausnahmen wozu beispielsweise der Fall zählt wenn Rechte oder Freiheiten anderer Personen durch die Datenauskunft verletzt würden.

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Sofern Sie eine Datenauskunft in einfacher Ausfertigung für sich selbst anfordern muss der Beauftragte des Unternehmens Ihnen diese Daten in jedem Fall kostenlos zukommen lassen. Benötigen Sie darüber hinaus Kopien für andere Personen kann das Unternehmen Ihnen diese in einem angemessenen Rahmen (welche sich in Höhe der normalen Verwaltungskosten bewegen) in Rechnung stellen.

Was die Häufigkeit der Datenauskünfte angeht so gibt das Gesetz hier aber keine klare Richtlinie aus, sondern besagt nur das betroffene Personen Ihr Recht auf Auskunftserteilung in angemessenen Abständen kostenfrei wahrnehmen können. Wenn Sie also einmal pro Woche eine Datenauskunft anfordern dann überspannen Sie den Bogen hier ganz sicher. Realistisch halten wir hier einen Zeitrahmen von einmal pro Jahr.

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Sollten Sie sehr Häufig eine Datenauskunft anfordern kann der Verantwortliche des Unternehmens aufgrund von unbegründeten oder exzessiven Anfragen Ihnen diese verweigern, oder entsprechend in Rechnung stellen. Wie gesagt ist das alles (so wie viele Punkte der DSGVO) nicht eindeutig definiert.

Der Erwägungsgrund 63 der DSGVO besagt das Sie als betroffene Person Ihr Recht auf Auskunftserteilung in angemessenen Abständen kostenlos wahrnehmen können. Es gibt allerdings bei dem Auskunftsrecht auch einige Ausnahmen wozu beispielsweise der Fall zählt wenn Rechte oder Freiheiten anderer Personen durch die Datenauskunft verletzt würden.

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3. Datenauskunft anfordern (Musterformular)

3. Datenauskunft anfordern (Musterformular)

Um den Ablauf für Sie etwas einfacher zu gestalten stellen wir ein kostenloses Musterformular für eine Datenauskunft als PDF zur Verfügung. Diese können Sie entweder in Word einfügen um es weiter zu bearbeiten, oder Sie verwenden eine entsprechende PDF-Software dafür.

Übrigens:
Wir sammeln von Ihnen grundsätzlich keine personenbezogenen Daten wenn Sie unsere Webseite besuchen. Ausnahmen gibt es nur dann wenn Sie uns über ein Kontaktformular anschreiben, oder wenn Sie eines unserer Digitalprodukte erwerben. Bei Kontaktanfragen werden Ihre Daten umgehend nach Beantwortung Ihrer Anfrage wieder gelöscht. Und bei Einkäufen von Digitalprodukten sind wir gesetzlich verpflichtet Rechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren.

Wir geben Daten allerdings niemals an Dritte weiter, verkaufen diese, oder verwenden sie um damit Marketingmaßnahmen durchzuführen. Ihre Daten gehören Ihnen und sonst niemandem.

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Über den Autor:

Michael Suhr
Michael SuhrWebdesigner / Dipl.-Betriebswirt
Nach 20 Jahren im Logistikmanagement bin ich seit Anfang 2015 im Bereich Webdesign, Office Training und Webberatung tätig. Nebenbei gebe ich soweit es die Zeit zulässt noch Tipps & Tricks für mehr digitale Kompetenz in meinem Blog.

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