Das Verbrechen: Es beginnt so unschuldig. Eine E-Mail wird an einen Verteiler von 30 Personen geschickt. Eine simple Information, eine kurze Frage. Doch dann geschieht es. Jemand – nennen wir ihn Kevin – klickt auf „Allen Antworten“, um ein herzliches „Danke!“ in die Welt zu senden. Das ist das Signal. Eine Kettenreaktion biblischen Ausmaßes wird ausgelöst. 29 weitere Personen fühlen sich nun ebenfalls genötigt, mit „Super, danke!“, „Erhalten!“ oder einem Daumen-hoch-Emoji zu antworten. Ihr Posteingang explodiert in einem Konfetti-Regen der Belanglosigkeit.

Das Motiv: Meist reine Gedankenlosigkeit, manchmal der verzweifelte Versuch, sichtbar und engagiert zu wirken.

Der digitale Knigge: Bevor Sie auf „Allen Antworten“ klicken, halten Sie inne und fragen Sie sich: „Muss wirklich JEDER auf diesem Planeten meine Antwort sehen?“ In 99,9 % der Fälle lautet die Antwort: Nein.

Das Verbrechen: Sie erhalten eine E-Mail. Der Betreff lautet: „Frage“. Oder „Info“. Oder noch schlimmer: Er ist komplett leer. Diese Nachricht ist das digitale Äquivalent zu einem mysteriösen, unbeschrifteten Paket, das leise vor Ihrer Tür tickt. Sie müssen es öffnen, um herauszufinden, ob es sich um eine Gehaltserhöhung oder eine unliebsame Aufgabe für Freitagnachmittag handelt. Die spätere Suche nach dieser Mail im Archiv ist eine archäologische Expedition ohne Schatzkarte.

Das Motiv: Eine Mischung aus Faulheit und der irrigen Annahme, der eigene Kosmos sei der einzige, der existiert.

Der digitale Knigge: Seien Sie ein Titel-Held! Eine gute Betreffzeile ist Gold wert. Die simple Formel lautet: [Projekt/Thema]: [Was ist zu tun/Worum geht es?]. Beispiel: „Marketing-Budget Q4: Bitte um Freigabe bis Freitag“. Klar. Präzise. Suchbar

Das Verbrechen: Sie öffnen eine E-Mail und werden von einer Wand aus Text begrüßt. Keine Absätze. Keine Aufzählungszeichen. Nur ein endloser Strom von Sätzen, der sich über Ihren Bildschirm ergießt wie ein literarischer Wasserfall. Irgendwo in diesem Epos, zwischen der Geschichte des Unternehmens und den detaillierten Gedanken des Autors zum Wetter, verbirgt sich die eine Information, die Sie tatsächlich benötigen.

Das Motiv: Der unbändige Drang, jedes Detail mitzuteilen, oft gepaart mit der Unfähigkeit, sich kurzzufassen.

Der digitale Knigge: Niemand hat zwischen zwei Meetings Zeit für „Krieg und Frieden“. Strukturieren Sie Ihre Gedanken! Nutzen Sie kurze Absätze, fettgedruckte Schlüsselwörter und vor allem die magische Erfindung der Aufzählungszeichen. Wenn eine E-Mail länger als drei Absätze wird, ist ein Anruf oder ein kurzes Gespräch oft die bessere Wahl.

Das Verbrechen: Für diesen Typen ist alles ein Notfall. Jede seiner E-Mails ist mit der höchsten Prioritätsstufe (rotes Ausrufezeichen) versehen und der Betreff schreit Sie mit „DRINGEND!!! BITTE SOFORT LESEN!!!“ an. Nach dem fünften Mal stellen Sie fest, dass es sich meist um die Bitte handelt, eine triviale Frage zu beantworten. Das Ergebnis: Wenn tatsächlich mal der Server brennt, ignorieren alle seine E-Mails, weil er den digitalen Wolf zu oft gerufen hat.

Das Motiv: Eine Prise Narzissmus und der Glaube, die eigenen Aufgaben seien wichtiger als die aller anderen.

Der digitale Knigge: Das rote Ausrufezeichen ist für echte Notfälle reserviert. Echte Notfälle sind: „Der Server brennt“, „Ein wichtiger Kunde droht abzuspringen“ oder „Der Kaffee ist alle“. Alles andere kann warten.

Das Verbrechen: Ohne Vorwarnung schickt Ihnen dieser Kollege eine E-Mail mit einem Anhang, der die Größe eines Kleinwagens hat. Eine 50-MB-PowerPoint-Präsentation mit hochauflösenden Bildern von der letzten Firmenfeier oder ein unkomprimiertes Video. Ihr Postfach ächzt, Ihr Outlook friert ein und die mobile Datenrate ist für diesen Monat aufgebraucht.

Das Motiv: Technisches Unwissen oder die schlichte Gleichgültigkeit gegenüber den digitalen Ressourcen anderer.

Der digitale Knigge: Für große Dateien gibt es wunderbare Erfindungen namens Cloud-Speicher (OneDrive, SharePoint, WeTransfer etc.). Schicken Sie einfach einen Link. Ihr Kollege und dessen Postfach werden es Ihnen danken.

Das Verbrechen: Die CC-Zeile ist seine Waffe. Er setzt sie auf zwei Arten heimtückisch ein. Variante A: das „Absicherungs-CC“. Er setzt den Chef in CC, um zu beweisen, dass er eine Aufgabe an Sie delegiert hat. Variante B: das „Anschwärz-CC“. Er antwortet auf Ihre Mail und setzt den Vorgesetzten in CC, um subtil darauf hinzuweisen, dass Sie einen Fehler gemacht haben. Es ist die passiv-aggressivste Form der Kriegsführung.

Das Motiv: Mangelndes Vertrauen, Feigheit oder der Wunsch, Verantwortung von sich zu schieben.

Der digitale Knigge: Die CC-Zeile dient der reinen Information, nicht der Eskalation oder Absicherung. Klären Sie Probleme direkt mit den betreffenden Personen. Ein starkes Team braucht Vertrauen, keine CC-Ketten.

Das Verbrechen: Sie schicken einen fertigen Bericht oder eine detaillierte Ausarbeitung. Minuten später erhalten Sie eine Antwort. Der Inhalt: „Ok.“ Oder: „Danke.“ Oder: „Erledigt.“ Diese E-Mail hat keinerlei Informationswert, erzeugt aber eine weitere Benachrichtigung und füllt Ihren Posteingang mit digitalem Müll. Ein Ping-Pong-Spiel der Sinnlosigkeit beginnt.

Das Motiv: Oft als Höflichkeit getarnte Angewohnheit.

Der digitale Knigge: Wenn eine E-Mail keine Antwort erfordert, senden Sie keine. Viele Programme (wie Outlook oder Teams) haben eine „Like“-Funktion, die genau für diesen Zweck gedacht ist: eine Bestätigung ohne eine neue E-Mail zu erzeugen.

Fazit: Wir alle sind Täter und Opfer zugleich in diesem täglichen E-Mail-Krieg. Aber vielleicht, nur vielleicht, können wir die Welt – oder zumindest unseren eigenen Posteingang – ein kleines bisschen besser machen. In wie vielen dieser Sünden haben Sie sich wiedererkannt? Seien Sie ehrlich. Wir verraten es auch nicht weiter.